Przeniesienie danych ze starego programu Faktura VAT

Przeniesienie danych ze starego programu Faktura VAT

Jeśli pracowałeś wcześniej w programie Faktura VAT 2002-2026, nowy program przeniesie Twoje dane: faktury, kontrahentów, cennik i dane firmy. Stary program pozostaje nietknięty — import tylko odczytuje jego dane, więc możesz do niego wrócić w każdej chwili.

Jak uruchomić

Program zwykle sam zaproponuje przeniesienie danych przy pierwszym uruchomieniu — pojawi się okno Ważne z informacją o wykrytej starszej instalacji. Wystarczy potwierdzić.

Jeśli okno się nie pojawiło albo klikniesz Nie, import uruchomisz w każdej chwili:

Plik → Importuj → Dane z FVAT 2002-2026

Krok 1. Wskaż starą wersję programu

Rozwiń listę Wersja programu i wybierz swoją. Wersje wykryte na tym komputerze są pogrubione i zielone — zwykle wystarczy wybrać podpowiedzianą.

Gdyby programu nie było na liście, kliknij Przeglądaj… i wskaż folder ze starym programem (najczęściej C:\RAFSOFT\Faktura VAT 2026 ...).

Dane z kopii zapasowej

Starego programu nie ma już na komputerze (np. nowy komputer), ale masz kopię zapasową z Faktury VAT 2026? Kliknij Przeglądaj… i wskaż folder z kopią — w starym programie domyślnie C:\rafsoft\kopia_backup (albo ten folder przeniesiony na pendrive lub nowy dysk).

• Kopia w pliku ZIP (archiwum....zip) — program zapyta, czy rozpakować najnowszą kopię z tego folderu. Odpowiedz Tak: kopia zostanie rozpakowana obok pliku ZIP, a kreator przeniesie dane z rozpakowanego folderu.
• Kopia jako folder (Archiwum z podfolderami Dane i Faktury) — nic nie trzeba rozpakowywać, kreator sam znajdzie dane.

Dalej postępuj jak przy zwykłym imporcie (kroki 2–4).

Plik ZIP z Faktury VAT 2026 wybrany w oknie Zapasowa kopia bezpieczeństwa też trafi tutaj — zamiast odtwarzania program zaproponuje rozpakowanie kopii i otworzy ten kreator.

Krok 2. Wybierz, co przenieść

W sekcji Moduły do importu zaznacz interesujące Cię dane — domyślnie zaznaczone jest wszystko: faktury, kontrahenci, cennik, KPiR, dokumenty magazynowe, dane podatnika, numeracja i ustawienia KSeF. Zwykle nie trzeba tu nic zmieniać.

Razem z numeracją przechodzi ustawienie wspólnej numeracji faktur zaliczkowych i końcowych z fakturami VAT (jeśli stary program numerował je jednym ciągiem) — patrz Typy numeracji.

Pod polem wyboru wersji są jeszcze trzy opcje:

Opcja	Znaczenie
Dodawaj nowe firmy do listy firm	kontrahenci z faktur trafią do kartoteki
Dodawaj nowe towary/usługi do cennika	pozycje z faktur trafią do cennika
Nadpisuj istniejące dokumenty	zostaw odznaczone przy pierwszym imporcie

Dodawaj nowe towary/usługi do cennika — z rozwagą przy dużym archiwum. Opcja zakłada kartę towaru dla każdej pozycji faktury, której nie ma w cenniku. Przy fakturach z wielu lat to często setki lub tysiące historycznych nazw bez ceny (ten sam towar wpisywany co roku trochę inaczej). Cennik ze starego programu przechodzi w całości niezależnie od tej opcji, a pozycje faktur zostają na fakturach także przy wyłączonej opcji. W wersji PRO karta dodana z faktury należy do magazynu tej faktury, więc nie pojawia się w cennikach pozostałych magazynów.

Ostatnia opcja przydaje się przy powtórnym imporcie: aktualizuje dokumenty już obecne w bazie danymi z plików. Uwaga — nadpisze wtedy informacje dopisane w nowym programie (płatności, numer KSeF, statusy).

Krok 3. Wybierz firmy (wersje STANDARD i PRO)

Jeśli w starym programie prowadziłeś więcej niż jedną firmę, pojawi się sekcja Profile firm do zaimportowania:

Każda firma to osobny wiersz z nazwą, NIP-em i nazwą profilu, pod którą dane się zapiszą.

• Chcesz przenieść wszystkie firmy — zostaw wszystkie zaznaczone (tak jest domyślnie).
• Chcesz przenieść tylko jedną — odznacz pozostałe, jak na zrzucie powyżej. Pomagają przyciski Zaznacz wszystko / Odznacz wszystko.

Firmy rozpoznasz najpewniej po NIP-ie — nazwy bywają podobne.

Każda zaznaczona firma zostanie założona jako osobny profil z własną bazą danych. Dane firm nie mieszają się ze sobą. Między profilami przełączysz się później w programie.

Masz jedną firmę? Ta sekcja w ogóle się nie pojawi — nie ma czego wybierać.

Wersja START obsługuje jedną firmę. Jeśli w starym programie miałeś ich kilka, program przeniesie pierwszą i wyraźnie o tym poinformuje. Pozostałe wymagają wersji STANDARD lub PRO.

Krok 4. Uruchom import

Kliknij Importuj. Postęp śledzisz na pasku, a szczegóły w zakładce Log importu.

Przy kilkuset fakturach import trwa od kilkunastu sekund do kilku minut — to normalne. Nie zamykaj okna w trakcie.

Po zakończeniu program poprosi o ponowne uruchomienie. Potwierdź — dane pojawią się po restarcie.

Po przeniesieniu — sprawdź

1. Czy to właściwa firma — otwórz Dane podatnika i porównaj NIP z tym ze starego programu.
2. Czy są faktury — zajrzyj na listę dokumentów.
3. Czy są kontrahenci i towary — sprawdź listę firm i cennik.

Wersja PRO — faktura zdejmuje towar ze stanu, jak w starym programie. W Fakturze VAT 2026 PRO każda faktura od razu zmieniała stan magazynu. W nowym programie robi to dokument WZ (przy zakupie PZ), dlatego po imporcie cennika program sam włącza opcję Automatyczne wystawianie WZ/PZ do faktury i pisze o tym w logu importu. Jeśli nie prowadzisz magazynu, wyłącz ją w F12 → Magazyn.

Ceny z 4 miejscami po przecinku. Stary program pokazywał ceny z czterema miejscami po przecinku (np. 6,4599 zł za litr), a nowy domyślnie pokazuje dwa. Ceny przenoszą się w całości, ale jeśli import znajdzie takie ceny, zapyta, czy ustawić wyświetlanie cen z 4 miejscami po przecinku. Odpowiedz Tak, żeby widzieć je tak jak dawniej. Zmienisz to w każdej chwili w ustawieniach Liczby i daty.

Jeśli przenosiłeś kilka firm, program otworzy się na pierwszej z nich. Pozostałe znajdziesz pod przełącznikiem profili.

Częste pytania

Czy stary program zostanie usunięty albo zmieniony? Nie. Import tylko odczytuje dane. Stary program działa dalej bez zmian.

Mogę zaimportować ponownie? Tak. Import można powtórzyć — na przykład gdy najpierw przeniosłeś jedną firmę, a potem chcesz dołożyć kolejną. Dokumenty, które już są w bazie, nie dublują się.

Po imporcie dokumenty z przełomu miesięcy są w innym miesiącu JPK_V7 niż w starym programie. Dotyczy to firm, które w programie 2026 miały w oknie JPK_V7 zaznaczone pole Wg daty wystawienia, a dane przeniosły wersją 27.6.291 lub starszą. Uruchom import jeszcze raz (od wersji 27.6.294) — program poprawi okres VAT dokumentom już przeniesionym i poda w podsumowaniu, ilu to dotyczyło. Nie trzeba zaznaczać Nadpisuj istniejące dokumenty: poprawiany jest tylko okres, reszta danych dokumentu zostaje bez zmian. Szczegóły: Import i eksport danych.

Zaznaczyłem „Nie pytaj więcej o import” i okno zniknęło. Nic nie przepadło. Import uruchomisz ręcznie: Plik → Importuj → Dane z FVAT 2002-2026.

Program nie widzi mojej kopii zapasowej z Faktury VAT 2026. Kopii z poprzedniego programu nie odtwarza się w oknie Zapasowa kopia bezpieczeństwa — to okno służy do kopii zrobionych w nowym programie. Dane z kopii przenosi ten import — patrz Dane z kopii zapasowej.

Część faktur się nie przeniosła. Zajrzyj do zakładki Log importu — wypisane są tam pominięte pozycje wraz z powodem. Jeśli coś budzi wątpliwości, prześlij ten log do pomocy technicznej.

Potrzebujesz pomocy?

Przygotuj kopię serwisową (Narzędzia → Kopia serwisowa) i prześlij ją razem z opisem problemu. Zawiera wszystko, czego potrzebujemy do diagnozy.