Lista dokumentów [F5]
Lista dokumentów to główne miejsce pracy z wystawionymi fakturami. Otwierasz ją klawiszem F5 albo z zakładki FAKTURY → Lista dokumentów.
Znajdziesz tu wszystkie wystawione dokumenty — sprzedaż, zakup i zamówienia — wraz z ich stanem rozliczenia i statusem w KSeF.
Kolumny
Standardowo widoczne są kolumny:
| Kolumna | Zawartość |
|---|---|
| Numer | numer dokumentu nadany według ustawionej numeracji |
| Data wystawienia | data widniejąca na dokumencie |
| Typ dokumentu | faktura, korekta, paragon, proforma, zamówienie itd. |
| Kontrahent, NIP | dane nabywcy lub dostawcy |
| Netto, Wart. VAT, Wartość | kwoty dokumentu |
| Do zapłaty | kwota pozostała do rozliczenia |
| Termin płatności, Data zapłaty, Dni zwłoki | rozliczenie płatności |
| Płatności / status | stan rozliczenia dokumentu |
| Numer KSeF, Status KSeF | identyfikator z Krajowego Systemu e-Faktur i stan wysyłki |
Układ listy dostosujesz sam: kolumny można przestawiać, ukrywać i sortować, a program zapamiętuje ustawienia do następnego uruchomienia.
Wyszukiwanie i filtrowanie
- pole wyszukiwania nad listą — szuka w widocznych kolumnach,
- filtr w nagłówku kolumny — zawęża listę po wybranej wartości (np. jeden kontrahent albo jeden typ dokumentu),
- grupowanie — przeciągnięcie nagłówka kolumny ponad listę grupuje dokumenty, na przykład według kontrahenta lub miesiąca,
- do wyszukiwania po wielu warunkach naraz służy osobne okno Wyszukaj dokumenty [F3].
Co możesz zrobić z dokumentem
Zaznacz dokument na liście, a następnie skorzystaj z przycisków na wstążce lub z menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy:
- edycja — otwarcie dokumentu do poprawy,
- kopia — nowy dokument na podstawie zaznaczonego,
- korekta — wystawienie faktury korygującej,
- duplikat — ponowny wydruk oznaczony jako duplikat,
- rozliczenie płatności — zapisanie wpłaty i daty zapłaty,
- wydruk i podgląd, eksport do PDF, wysyłka e-mailem,
- wysyłka do KSeF, podgląd nadanego numeru oraz blokada wysyłki wybranego dokumentu.
Oznaczenia kolorami
Dokumenty nierozliczone po terminie płatności są wyróżnione kolorem, dzięki czemu widać je od razu po otwarciu listy. Kolumna Dni zwłoki pokazuje, ile dni minęło od terminu.
Na czerwono są też dokumenty z blokadą wysyłki do KSeF — nie pójdą do systemu, dopóki nie zdejmiesz blokady.
Eksporty
Z listy dokumentów uruchamiasz także eksporty przekazywane do urzędu:
- JPK_FA(4) — faktury na żądanie organu,
- JPK_V7M / JPK_V7K — ewidencja i deklaracja VAT,
- eksport do KSeF — wysyłka faktur ustrukturyzowanych.
Szczegóły znajdziesz w rozdziałach JPK i deklaracje oraz KSeF.
Menu KSeF
We wstążce i pod prawym przyciskiem myszy menu KSeF zbiera operacje e-fakturowania: Synchronizację (wysyłka wystawionych i pobranie zakupowych) oraz pobieranie i zatwierdzanie faktur sprzedażowych z KSeF — własnej sprzedaży wystawionej poza programem. Jest tu również Faktury zakupowe do zatwierdzenia… oraz Zablokuj / Odblokuj wysyłkę do KSeF dla wskazanych dokumentów.
Menu podglądu dokumentu
Prawy przycisk na podglądzie dokumentu otwiera menu ze skrótami — obok zmiany logo, pieczątki i stylu wydruku są tam: Ustawienia danych podatnika…, a podczas edycji dokumentu również Wybierz nabywcę…, Dodaj pozycję, Dodaj pozycję z listy… i Ustaw numerację…. Poprawki można nanosić bez odrywania wzroku od tego, jak faktura będzie wyglądać na wydruku.