Zlecenie serwisowe
Zlecenie serwisowe (ZS) to dokument przyjęcia sprzętu do naprawy. Prowadzi naprawę od zgłoszenia klienta aż po wydanie i fakturę — razem z częściami zdjętymi z magazynu i robocizną.
Wystawiamy je jak każdy inny dokument: Nowy → Zlecenie serwisowe.
Co wypełniamy
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Klient | osoba lub firma, która przyniosła sprzęt |
| Urządzenie | egzemplarz z kartoteki urządzeń |
| Opis usterki (zgłoszenie klienta) | co zgłasza klient, jego słowami |
| Diagnoza | co faktycznie stwierdził serwisant |
| Wykonane czynności | co zostało zrobione — trafia na protokół |
| Uwagi wewnętrzne | notatki nie drukowane na protokole |
| Serwisant | osoba prowadząca naprawę |
| Termin realizacji | kiedy sprzęt ma być gotowy |
Rozdzielenie opisu usterki od diagnozy jest celowe: klient mówi „nie włącza się”, a serwisant stwierdza „przepalony zasilacz”. Obie informacje warto zachować — pierwsza jest podstawą reklamacji, druga historią naprawy.
Pole Uwagi wewnętrzne nie pojawia się na wydruku dla klienta, więc można tam zapisać uwagi warsztatowe.
Części i robocizna
Pozycje zlecenia wypełniamy tak samo jak na fakturze — części pobieramy z cennika, robociznę dodajemy jako usługę. Części schodzą ze stanu magazynu, więc od razu wiadomo, ile zostało.
Zlecenie rezerwuje towar dopóki nie zostanie zamknięte — patrz Rezerwacje towaru.
Etapy naprawy
Postęp śledzimy statusem. Trzy etapy są wbudowane: Przyjęte, W realizacji, Zrealizowane. Własne etapy pośrednie (na przykład „oczekuje na część”) dodajemy w słowniku Statusy zleceń.
Na liście dokumentów widzimy kolumny statusu i terminu realizacji, a zlecenia po terminie są wyróżnione kolorem — widać od razu, co się opóźnia.
Terminarz serwisanta
Zlecenia pokazują się w Organizatorze jako terminarz pracy. Przeciągnięcie zlecenia w kalendarzu zmienia jego termin realizacji — nie trzeba otwierać dokumentu, żeby przesunąć naprawę na inny dzień.
Protokół i faktura
Przyciskiem Drukuj protokół serwisowy wystawiamy dokument dla klienta: opis usterki, diagnoza, wykonane czynności oraz zestawienie części i robocizny.
Gotowe zlecenie zamieniamy na fakturę albo paragon jednym poleceniem — tak samo jak zamówienie. Pozycje przechodzą bez przepisywania.
Zlecenie nie jest dokumentem księgowym
ZS nie trafia do ewidencji VAT ani do KSeF — to dokument warsztatowy. Podstawą rozliczenia podatku jest dopiero faktura wystawiona po naprawie.
Zlecenia na liście dokumentów
Na liście dokumentów można włączyć dwie kolumny pomocne przy serwisie: Status zamówienia i Termin realizacji (prawy przycisk na nagłówku kolumn → wybór kolumn; domyślnie są ukryte, żeby nie zaśmiecać widoku faktur).
Zlecenie, którego termin realizacji minął, a nie jest zrealizowane, program wyróżnia na czerwono w całym wierszu — zaległości widać od razu, bez filtrowania. Te same zlecenia pokazuje też Organizator w terminarzu.