Konfiguracja KSeF

Konfiguracja KSeF

Ustawienia połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur należą do programu KSeF Client, instalowanego razem z Fakturą VAT 2027. Faktura VAT z nich korzysta, ale ich nie zmienia.

Osobno, w samej Fakturze VAT (Konfiguracja → KSeF), ustawiamy to, jak program ma się zachowywać przy wysyłce i odbiorze — patrz niżej.

Co trzeba ustawić

Ustawienie	Znaczenie
NIP firmy	podmiot, w którego imieniu wysyłane są faktury
Token autoryzacyjny	klucz wygenerowany w systemie KSeF; upoważnia program do wysyłki
Środowisko	produkcyjne (faktury o skutkach prawnych) albo testowe
Tryb KSeF	włącznik obsługi — przy wyłączonym synchronizacja nic nie wysyła

Zakładka Główna

Pole	Znaczenie
Środowisko	produkcyjne albo testowe (api-test.ksef.mf.gov.pl)
NIP	podmiot, w którego imieniu wysyłamy faktury
Token KSeF	klucz autoryzacyjny; ikona oka pokazuje wpisaną wartość

Poniżej cztery przełączniki:

• Tryb KSeF (blokada edycji i usuwania faktur) — po wysłaniu do KSeF dokumentu nie można już zmienić ani skasować, bo widnieje w rejestrze Ministerstwa,
• Pobierz UPO po wysłaniu — automatycznie ściąga urzędowe poświadczenie odbioru,
• Pomiń eksport faktur do KSeF i Pomiń pobieranie faktur z KSeF — wyłączają jeden kierunek wymiany, gdy chcemy tylko wysyłać albo tylko odbierać.

Przycisk Uwierzytelnij loguje do systemu wybraną metodą. Pasek na dole okna pokazuje stan: Uwierzytelnienie aktywne wraz z numerem NIP oraz osobno Sesja KSeF.

Zakładka Dodatkowa

Trzy foldery wymiany danych, zakładane osobno dla każdego NIP-u:

Folder	Zawiera
sync (\in)	faktury pobrane z KSeF
batch (\out)	dokumenty przygotowane do wysyłki
UPO (\upo)	poświadczenia odbioru

Do tego opcje wysyłki: faktury zagraniczne (po odznaczeniu faktury z nabywcą spoza Polski nie idą do KSeF, więc nie dostają numeru KSeF ani kodu QR), faktury do osób prywatnych, zakres dni od kiedy wysyłać i pobierać (domyślnie 30) oraz automatyczna synchronizacja w tle z zadanym odstępem w minutach.

Nowość rocznika 2027: przełącznik Pobieraj też faktury sprzedażowe (wystawione) — przy każdej synchronizacji klient pobiera także faktury sprzedaży wystawione poza programem (np. w Aplikacji Podatnika). Trafiają do poczekalni opisanej w rozdziale Faktury sprzedażowe z KSeF.

Zakładka Inne

• Ogranicz długość nazwy towaru/usługi do limitu KSeF (256 znaków) — dłuższe nazwy są przycinane, zamiast powodować odrzucenie faktury,
• Wycisz komunikaty o błędach — program nie przerywa pracy okienkami; pominięte faktury traktuje tak, jak przy odpowiedzi „NIE”, a ślad zostaje w logach.

Ustawienia w Fakturze VAT (Konfiguracja → KSeF)

Trzy przełączniki decydują o tym, czy program pyta przed wysyłką i przed importem oraz czy powiadamia o nowych fakturach. Wszystkie są domyślnie włączone — nic nie wchodzi do ewidencji i nic nie wychodzi do KSeF bez Twojej wiedzy. Wyłączenie przywraca działanie sprzed tej zmiany.

Opcja	Co robi
Pokazuj listę faktur przed wysyłką do KSeF	przed wysłaniem pokazuje listę faktur do wysłania z podglądem i sumą
Zatwierdzaj faktury zakupowe przed importem	pobrane faktury zakupowe czekają w buforze na Twoją zgodę
Powiadamiaj w aplikacji Faktura VAT o nowych fakturach pobranych z KSeF	okienko w prawym dolnym rogu okna programu, gdy klient pobierze coś w tle
Powiadomienia push na urządzeniach i e-mail	powiadomienie na telefon lub e-mailem — także wtedy, gdy program i komputer są wyłączone (patrz niżej)

Przy wyłączaniu zatwierdzania zakupowych program ostrzeże, jeśli w buforze czekają jeszcze niezatwierdzone faktury — po wyłączeniu wejdą do ewidencji same.

Powiadomienia na telefon i e-mailem (przy wyłączonym programie)

Klient KSeF pobiera faktury zakupowe automatycznie. Przy włączonej opcji Powiadamiaj w aplikacji Faktura VAT o nowych fakturach pobranych z KSeF program daje o tym znać dymkiem w prawym dolnym rogu okna — na przykład Nowe faktury zakupowe z KSeF: 3 — czekają na zatwierdzenie (patrz Faktury zakupowe z KSeF). Dymek widzimy jednak tylko wtedy, gdy program jest uruchomiony.

Opcja Powiadomienia push na urządzeniach i e-mail pozwala dostać tę samą informację poza programem: na telefon, jako powiadomienie systemowe na komputerze albo e-mailem — także na adres biura rachunkowego. Wysyła ją panel mobilna-faktura.pl ze swojego serwera, więc wiadomość dotrze także po godzinach, gdy program i komputer są wyłączone.

Checkbox w konfiguracji pokazuje stan z panelu — nie jest osobnym ustawieniem programu. Domyślnie jest wyłączony. Po kliknięciu:

• jeśli nie mamy jeszcze konta w panelu, program zapyta, czy ustawić je teraz, i otworzy okno Połącz konto mobilna-faktura.pl (samo podanie loginu i hasła — bez synchronizacji firm, cennika i dokumentów),
• jeśli konto jest połączone, program otworzy w przeglądarce ustawienia powiadomień, gdzie wybieramy firmy i kanały.

Pod checkboxem widać, co się dzieje: Włączone, Wyłączone, Wstrzymane (token KSeF stracił ważność) albo informacja, że brakuje konta lub zapamiętanego hasła do panelu. Stan odświeża się przy każdym otwarciu konfiguracji.

Powiadomienia na telefon wymagają zainstalowania panelu jako aplikacji — szczegóły i wybór kanałów opisuje instrukcja panelu (Ustawienia → KSeF → Powiadomienia).

Metoda logowania

Zakładka Uwierzytelnianie w KSeF Client daje cztery sposoby zalogowania do systemu:

Metoda	Na czym polega
Token KSeF	klucz wklejany ręcznie, wygenerowany na portalu Ministerstwa Finansów
Certyfikat kwalifikowany / pieczęć	certyfikat z magazynu Windows — ten sam, którym podpisujemy dokumenty
Certyfikat z pliku PFX	certyfikat wskazany jako plik na dysku
Certyfikat wewnętrzny KSeF	certyfikat wydany przez sam KSeF, zamawiany prosto z programu

Pod listą metod są przyciski zależne od wyboru: Wybierz… (certyfikat z magazynu Windows), Plik PFX… (certyfikat z pliku) oraz Zaloguj, który loguje do KSeF podpisem wybranym certyfikatem. Przy metodzie Token KSeF logujemy się jak dotąd — przyciskiem Uwierzytelnij na zakładce Główna.

Logowanie certyfikatem jest wygodniejsze od tokenu: nie trzeba niczego przepisywać. Certyfikaty też mają termin ważności — dla certyfikatu wewnętrznego KSeF widać go w kolumnie Ważny do. W wersji 2026 dostępny był wyłącznie token.

Warto pamiętać:

• token i certyfikaty są zapamiętywane osobno dla każdego środowiska — certyfikat użyty na środowisku testowym nie zaloguje na produkcyjnym,
• certyfikat na karcie lub wymagający PIN-u działa tylko przy logowaniu ręcznym; automatyczna synchronizacja w tle pomija wtedy logowanie, żeby nie otwierać okna PIN po cichu.

Certyfikat wewnętrzny KSeF

Sekcja Certyfikat KSeF jest aktywna po wybraniu metody certyfikatowej. W dolnej części zakładki jest lista certyfikatów z ich nazwą, typem, statusem i datą ważności. Przyciski Odśwież, Zamów… i Unieważnij obsługują pełny cykl: wniosek o certyfikat składamy z programu, a po wydaniu pojawia się on na liście. Zamówienie wymaga wcześniejszego zalogowania do KSeF przyciskiem Zaloguj — wniosek składa się w ramach sesji założonej podpisem. Unieważnienia nie da się cofnąć, dlatego program prosi o potwierdzenie.

Obok listy widać limit przyznanych certyfikatów.

Token autoryzacyjny

Token generuje się w systemie KSeF — na stronie Ministerstwa Finansów, po zalogowaniu profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią. Token wkleja się do ustawień KSeF Client.

Token jest jak hasło — daje prawo wystawiania faktur w imieniu firmy. Nie przesyłaj go mailem i nie zapisuj w miejscach dostępnych dla osób postronnych.

Środowisko testowe

Przed pierwszą wysyłką produkcyjną warto wypróbować obieg na środowisku testowym. Faktury wysłane testowo nie wywołują skutków prawnych i nie trafiają do kontrahentów.

Gdzie znajdziesz ustawienia

Menu aplikacji → KSeF → Ustawienia klienta. Program otwiera wtedy okno KSeF Client.

Katalog wymiany danych

Oba programy wymieniają się plikami w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\. Znajdują się tam między innymi faktury przygotowane do wysyłki, potwierdzenia, pobrane faktury zakupowe i kody QR. Katalogu nie trzeba obsługiwać ręcznie — warto jednak wiedzieć, że istnieje, przy diagnozowaniu problemów.