Faktury zakupowe z KSeF
KSeF działa dwukierunkowo: nie tylko wysyłasz swoje faktury, ale też odbierasz te, które kontrahenci wystawili na Twoją firmę.
Jak trafiają do programu
Przy synchronizacji KSeF Client pobiera dokumenty wystawione na Twój NIP i odkłada je do bufora. Program nie tworzy z nich dokumentów od razu — czekają, aż je obejrzysz i zatwierdzisz.
Dzięki temu nic nie wchodzi do ewidencji bez Twojej wiedzy. To ta sama zasada, którą znasz z faktur sprzedażowych i z przyjęcia zakupów na magazyn.
Okno zatwierdzania
Otwieramy je z listy dokumentów: menu KSeF → Faktury zakupowe do zatwierdzenia… (ta sama pozycja jest w menu pod prawym przyciskiem myszy). Program otworzy je też sam po synchronizacji, jeśli coś czeka.
Po lewej stronie widzimy listę pobranych faktur — numer, datę, sprzedawcę, NIP, kwotę brutto i walutę. Po prawej podgląd zaznaczonej faktury dokładnie w takiej postaci, w jakiej wystawił ją kontrahent. Nie trzeba niczego otwierać osobno: klikamy wiersz i od razu widzimy dokument.
| Przycisk | Co robi |
|---|---|
| Importuj zaznaczone | tworzy dokumenty zakupu z zaznaczonych faktur |
| Pomiń zaznaczone | odrzuca je świadomie — nie wrócą przy kolejnym otwarciu |
| Oznacz sprzedawcę jako zaufanego | patrz niżej |
| Zaznacz / Odznacz wszystko | przy większej liczbie faktur |
| Zamknij | zostawia wszystko w buforze — wróci następnym razem |
Zamknięcie okna niczego nie traci. Faktury czekają, aż będziesz gotowy.
Czego nie zobaczysz na liście
Okno pokazuje tylko to, co wymaga decyzji. Faktury już zaimportowane nie wracają na listę przy kolejnym pobraniu — trafiają po cichu do archiwum, więc lista nie zapycha się powtórkami.
Dwa rodzaje pozycji są widoczne, ale wyszarzone i nie da się ich zaznaczyć:
- własna faktura sprzedażowa — dokument, który sam wystawiłeś, wrócił kanałem zakupowym. Import zawyżyłby VAT naliczony, więc program go nie proponuje.
- błąd odczytu pliku — dokumentu nie da się przetworzyć.
Widzisz je po to, żeby wiedzieć, co odpadło i dlaczego.
Kontrahent zaufany
Przy stałych dostawcach zaznaczanie każdej faktury bywa uciążliwe. Kontrahenta można oznaczyć jako zaufanego — jego faktury pojawiają się w oknie już zaznaczone, więc wystarczy je potwierdzić.
Oznaczamy go na dwa sposoby: przyciskiem Oznacz sprzedawcę jako zaufanego wprost w oknie zatwierdzania albo polem Kontrahent zaufany w kartotece kontrahenta (zakładka Dodatkowe). Zaufanie nie pomija okna — faktury nadal przez nie przechodzą, tylko szybciej.
Powiadomienie o nowych fakturach
KSeF Client pobiera faktury także wtedy, gdy nie klikasz synchronizacji. Gdy coś przyjdzie, w prawym dolnym rogu programu pojawi się powiadomienie z liczbą oczekujących faktur. Kliknięcie otwiera okno zatwierdzania.
Powiadomienie zobaczysz też przy starcie programu, jeśli faktury przyszły, gdy był zamknięty. Można je wyłączyć — patrz Konfiguracja KSeF.
Co sprawdzić po imporcie
Zatwierdzony dokument warto uzupełnić o dane, których KSeF nie przekazuje, a które są potrzebne w Twojej ewidencji:
- kategorię kosztu (STANDARD, PRO),
- oznaczenia procedur JPK, jeśli wymagane,
- sposób odliczenia VAT — pełne, częściowe (np. 50% przy samochodach) albo brak.
Co to zmienia w pracy
- koniec z przepisywaniem — dane wpływają w postaci ustrukturyzowanej,
- brak literówek — kwoty i NIP-y pochodzą wprost od wystawcy,
- kompletność ewidencji — trudniej przeoczyć fakturę kosztową,
- kontrola — do ewidencji trafia tylko to, co sam zatwierdzisz.
Przyjęcie towaru na magazyn (PRO)
Jeśli faktura dotyczy towaru, program może przyjąć go na stan i wystawić PZ — opisuje to Przyjmowanie zakupów z KSeF na magazyn. To druga decyzja, już po zatwierdzeniu faktury: najpierw wpuszczamy dokument do ewidencji, potem osobno decydujemy, co wchodzi na magazyn.
Import bez zatwierdzania
Jeśli wolisz, żeby faktury wchodziły od razu przy synchronizacji — tak jak działo się to wcześniej — wyłącz opcję Zatwierdzaj faktury zakupowe przed importem w Konfiguracja → KSeF.
Ponowny import
Jeśli dokument został przypadkowo usunięty, program potrafi go pobrać ponownie — służy do tego Reimport zakupowych w menu KSeF na liście dokumentów. Ta ścieżka omija bufor: wskazujesz konkretną fakturę, więc program nie pyta ponownie.