Rezerwacje towaru
Kiedy przyjmujemy zamówienie od klienta, towar fizycznie leży jeszcze w magazynie — ale jest już obiecany. Rezerwacje pilnują, żeby ten sam towar nie został sprzedany dwa razy.
Na liście Stany magazynowe widzimy trzy liczby zamiast jednej:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Ilość | co fizycznie leży w magazynie |
| Zarezerwowane | ile z tego jest przypisane do zamówień |
| Dostępne | ile zostało do sprzedania (Ilość − Zarezerwowane) |
Obie nowe kolumny są tylko do odczytu — program wylicza je sam z dokumentów.
Które dokumenty rezerwują towar
Rezerwację zakłada zamówienie od klienta, zlecenie wewnętrzne i zlecenie serwisowe — czyli dokumenty, które zobowiązują nas do wydania towaru.
Nie rezerwują natomiast:
- oferta — to niezobowiązująca propozycja, klient może jej nie przyjąć,
- zamówienie dla dostawcy — ono zwiększa przyszły stan, a nie zmniejsza dostępny,
- usługi i towary bez ewidencji stanu — nie ma czego rezerwować.
Kiedy rezerwacja znika
Towar wraca do puli dostępnej, gdy:
- zamówienie dostaje status Zrealizowane,
- zamówienie zostaje skasowane,
- zamówienie zostaje przekształcone w fakturę — wtedy towar schodzi z magazynu naprawdę,
- minie termin rezerwacji — patrz niżej.
Rezerwacja powstaje w chwili zapisania dokumentu i działa niezależnie od tego, z którego ekranu go zapisujemy.
Rezerwacja terminowa
Na zamówieniu możemy wskazać pole Rezerwacja do — datę, do której towar ma być trzymany. Puste pole oznacza rezerwację bezterminową, czyli obowiązującą aż do realizacji albo usunięcia zamówienia. Tak zachowują się wszystkie zamówienia wystawione wcześniej.
Rezerwacja obowiązuje do końca wskazanego dnia — wpisując „31.08” trzymamy towar przez cały 31 sierpnia. Po tej dacie towar wraca do puli dostępnej i może zostać sprzedany komu innemu.
Zwolnienie przeterminowanych rezerwacji następuje przy uruchomieniu programu. Możemy je też wywołać od ręki przyciskiem Zwolnij przeterminowane na liście rezerwacji.
To rozwiązuje typową sytuację: klient prosił o odłożenie towaru, nie odebrał go i nie odezwał się — a towar bez terminu blokowałby stan w nieskończoność.
Lista rezerwacji
Pozycja Rezerwacje towaru w menu magazynu pokazuje wszystko, co jest aktualnie obiecane klientom — w jednym miejscu, zamiast szukać po zamówieniach.
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Kontrahent | dla kogo trzymamy towar |
| Dokument | numer zamówienia trzymającego rezerwację |
| Indeks, Towar | co jest zarezerwowane |
| Magazyn | z którego magazynu |
| Ilość | ile sztuk |
| Zarezerwowano | kiedy rezerwacja powstała |
| Ważne do | termin; puste = bezterminowo |
| Dni | ile dni zostało do wygaśnięcia |
Filtr Kontrahent zawęża listę do jednego klienta — odpowiada na pytanie „co właściwie trzymam dla tej firmy”. W rozwijanej liście są tylko ci kontrahenci, którzy faktycznie mają coś zarezerwowane.
Przełącznik Tylko aktywne (domyślnie włączony) ukrywa rezerwacje z minionym terminem. Po jego odznaczeniu widać także te przeterminowane — wyszarzone i pisane kursywą, bo już nie blokują stanu.
Lista jest tylko do odczytu. Rezerwację zdejmuje się przez zamówienie, które ją założyło — inaczej rozjechałyby się sumy na stanach magazynowych.
Ujemna ilość dostępna
Wartość w kolumnie Dostępne może być ujemna — wyświetla się wtedy na czerwono. To nie jest błąd: zamówienie wolno przyjąć na towar, którego jeszcze nie mamy. Czerwona liczba mówi, ilu sztuk brakuje, żeby wywiązać się ze wszystkich zamówień. Ile domówić, podpowiada raport Braki — co domówić.
Blokada wydania
W ustawieniach (Opcje magazynu) możemy włączyć opcję „Nie pozwalaj wydać towaru zarezerwowanego zamówieniem”. Przy próbie wydania towaru ponad ilość dostępną program pokaże komunikat:
Towar jest zarezerwowany innym dokumentem - brak wystarczającej ilości dostępnej
Opcja jest domyślnie wyłączona — same rezerwacje działają wtedy informacyjnie, pokazują stan, ale niczego nie blokują.
Sprawdzenie rezerwacji następuje po kontroli stanu magazynu, więc komunikat o braku towaru ma pierwszeństwo przed komunikatem o rezerwacji.
Gdy liczby się nie zgadzają
Ilość zarezerwowana jest wyliczana z dokumentów. Gdyby po awarii albo ręcznej zmianie w bazie przestała się zgadzać, przycisk Przelicz rezerwacje na liście rezerwacji odbuduje ją od nowa na podstawie istniejących zamówień.