Usuwanie i dezaktywacja towaru

Usuwanie i dezaktywacja towaru

Towar, który nigdy nie był użyty, usuwamy zwyczajnie — przyciskiem Usuń w cenniku. Razem z nim znika wszystko, co należy tylko do niego: kody kreskowe, zamienniki, ceny indywidualne kontrahentów i załączniki, a w PRO także jednostki pomocnicze, wartości cech i składniki produktu. Usuwanie, blokada i Dezaktywuj działają tak samo w START, STANDARD i PRO — w START i STANDARD nie ma tylko blokady przez stan magazynowy (niżej).

Jeśli jednak towar występuje na jakimkolwiek dokumencie, program odmówi i pokaże komunikat:

Towar „Nazwa”: nie można usunąć – rekord jest użyty na 3 dokumentach. Zamiast usuwać, oznacz go jako nieaktywny (przycisk „Dezaktywuj”).

Dlaczego program nie pozwala

To zachowanie jest zamierzone. Pozycja na fakturze wskazuje na kartotekę towaru — skasowanie jej zostawiłoby wystawione dokumenty z odwołaniem do czegoś, czego już nie ma. Skutkiem bywały błędy przy otwieraniu takich faktur i niekompletne zestawienia sprzedaży.

Rozwiązanie zalecane: Dezaktywuj

Zaznaczamy towar w cenniku i wybieramy Dezaktywuj — przycisk jest na wstążce oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Co się wtedy dzieje:

• towar znika z listy cennika (wraca po włączeniu Pokaż nieaktywne),
• przestaje się podpowiadać przy wystawianiu dokumentów — nie wybierzemy go przez pomyłkę ani nie znajdziemy skanerem po kodzie kreskowym,
• wystawione dokumenty pozostają nienaruszone, a zestawienia liczą je tak jak dotąd.

W praktyce zachowuje się jak usunięty. Decyzję można cofnąć w każdej chwili przyciskiem Aktywuj (po włączeniu Pokaż nieaktywne).

Ten sam przycisk działa w kartotece kontrahentów.

Jeśli towar naprawdę ma zniknąć

Kartoteka zwolni się do usunięcia dopiero wtedy, gdy zniknie każde jej użycie. Komunikat podaje liczbę wystąpień, ale nie mówi, gdzie ich szukać — a program liczy je w kilku miejscach:

Gdzie program szuka	Przykład
pozycje faktur i innych dokumentów	faktura sprzedaży, korekta, paragon
pozycje dokumentów magazynowych	WZ, PZ, MM, RW
pozycje umów	umowa abonamentowa
arkusze inwentaryzacyjne	spis z natury
ewidencja magazynowa	stany magazynowe, ruchy, warstwy kosztowe, rezerwacje

Dlatego liczba w komunikacie bywa większa niż liczba faktur — jedna sprzedaż zostawia też ruch magazynowy i zdjęcie z partii.

Usunięcie dokumentu zwalnia wszystkie ślady po nim: pozycje, wystawione do niego WZ/PZ, ruchy magazynowe i rezerwacje. Po skasowaniu ostatniego dokumentu z danym towarem kartotekę da się usunąć — szczegóły opisuje Lista dokumentów.

Towar leży na magazynie (PRO)

W edycji PRO usunięcia odmawia także stan magazynowy — nawet wtedy, gdy towar nie występuje na żadnym dokumencie. Komunikat brzmi wtedy inaczej:

Towar „Nazwa”: nie można usunąć – rekord ma historię magazynową (4 zapisy: stany/ruchy/partie/rezerwacje). Usuń dokumenty magazynowe, które go dotyczą, albo oznacz go jako nieaktywny (przycisk „Dezaktywuj”).

Gdy towar jest jednocześnie użyty na dokumentach i ma zapisy w magazynie, komunikat wymienia obie przyczyny:

Zasada jest prosta:

• towar, który leży na półce (stan różny od zera), usunąć się nie da,
• stan wyzerowany — po rozchodowaniu wszystkiego — nie blokuje kasowania. Zerowy wiersz to tylko pozostałość po ruchach i znika razem z kartoteką.

Mamy więc dwie drogi:

1. rozchodować towar dokumentem RW lub WZ (albo skorygować przyjęcie), a następnie usunąć dokumenty magazynowe, które go dotyczą — wtedy kartoteka się zwolni,
2. Dezaktywować towar i zostawić historię magazynu w spokoju. To rozwiązanie zalecane, jeśli towar był realnie sprzedawany.

Blokada działa tak samo, gdy usuwamy towar z listy cennika i gdy robimy to z karty towaru — w obu miejscach program odmówi tym samym komunikatem.

Zmiana w wersji 27.6.193. Wcześniej towar ze stanem magazynowym potrafił zamknąć program albo zniknąć po cichu, zostawiając w magazynie osierocony wpis. Teraz program zawsze odmawia i wyjaśnia powód.

Uwaga: faktury z nadanym numerem KSeF usunąć się nie da (przy włączonej obsłudze KSeF) — dokument trafił już do Krajowego Systemu e-Faktur i wycofuje się go korektą, nie usunięciem. Jeśli towar występuje na takiej fakturze, jedyną drogą jest dezaktywacja.

Gdy chodzi o dane testowe

Jeśli towarów do usunięcia jest wiele, bo program był tylko testowany przed rozpoczęciem pracy, prościej wyczyścić wszystko naraz: Przywrócenie bazy do stanu początkowego.

Uwagi

• Dezaktywacja nie usuwa danych — towar pozostaje w bazie i w historii sprzedaży.
• Nieaktywny towar jest widoczny w cenniku po włączeniu Pokaż nieaktywne; w oknie wyboru towaru przy wystawianiu dokumentu nie pojawia się nigdy.
• Usunięcie towaru, który nigdy nie był użyty, działa bez przeszkód — blokada dotyczy wyłącznie kartotek powiązanych z dokumentami.