Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

KPiR to podstawowa ewidencja księgowa jednoosobowej działalności rozliczającej się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Program prowadzi ją automatycznie na podstawie wystawionych i wprowadzonych dokumentów.

Skąd biorą się zapisy

• przychody — z faktur sprzedaży,
• koszty — z faktur zakupu, dokumentów kosztowych i rozliczeń,
• zapisy własne — dodawane ręcznie, gdy nie wynikają z dokumentu (np. odpisy).

Nie każda faktura sprzedaży jest przychodem. Faktura zaliczkowa nie tworzy zapisu — otrzymana zaliczka nie jest przychodem; przychodem jest dopiero faktura końcowa, i to w pełnej wartości dostawy (wiersze rozliczenia zaliczek program pomija). Zapisu nie tworzą też faktura wewnętrzna i WNT. Faktury w walucie obcej program księguje w PLN po kursie dokumentu, a korektę — jako różnicę między stanem po korekcie i przed nią (korekta zmniejszająca daje zapis ujemny).

Każdy zapis trafia do właściwej kolumny księgi zgodnie z rozporządzeniem — sprzedaż towarów i usług, pozostałe przychody, zakup towarów handlowych, koszty uboczne, wynagrodzenia, pozostałe wydatki.

Praca z księgą

• wybór okresu — rok i miesiąc, pola Rok i Miesiąc na pasku nad listą zapisów,
• podsumowania — sumy kolumn narastająco, potrzebne do wyliczenia zaliczki,
• kontrola — zapisy można filtrować i grupować, żeby sprawdzić konkretną kategorię kosztów.

Praca na roku innym niż bieżący

Pola Rok i Miesiąc nad listą ustawiają okres, który księga pokazuje — i zarazem okres, do którego trafiają nowe zapisy dodawane przyciskiem Nowy. Żeby wprowadzić dokumenty z lat poprzednich, wystarczy raz ustawić rok na pasku; nie trzeba poprawiać daty w każdym zapisie osobno.

Wybór obowiązuje do końca pracy z programem. Po ponownym uruchomieniu program wraca do najnowszego roku z listy — ustawienia roku nie da się zapisać na stałe.

Którego roku nie będzie na liście. Lista zawiera rok bieżący oraz lata, w których księga ma już zapisy. Rok, w którym nie ma jeszcze żadnego wpisu, nie pojawi się do wyboru — to najczęstsza przyczyna wrażenia, że starszego roku „nie można ustawić”.

W takiej sytuacji pierwszy dokument z tamtego roku wprowadzamy, wpisując jego datę w samym zapisie (pole daty w oknie dodawania). Od tej chwili rok pojawi się na liście i kolejne dokumenty można już dodawać po ustawieniu go na pasku.

Gdy wybrany miesiąc jest zamknięty, program nie pozwoli dodać do niego nowego zapisu — przycisk Nowy jest wtedy nieaktywny.

Co dalej

Na podstawie księgi program wylicza zaliczkę na podatek dochodowy oraz przygotowuje eksport JPK_PKPIR(3) — nowej struktury obowiązującej od 2026 roku.

Eksport JPK_PKPIR a spis z natury

Plik JPK_PKPIR zawiera remanent początkowy i końcowy, a różnica między nimi wpływa na roczny dochód: towar kupiony, ale niesprzedany do końca roku, nie jest jeszcze kosztem.

Program bierze te wartości z zatwierdzonych inwentaryzacji (Inwentaryzacja (remanent)) — remanentem początkowym jest ostatni spis sprzed roku podatkowego, końcowym ostatni spis w tym roku. Jedna inwentaryzacja obejmuje jeden magazyn, dlatego przy kilku magazynach remanent firmy to suma ostatnich spisów każdego magazynu. Spis roboczy, jeszcze niezatwierdzony, nie jest brany pod uwagę.

Dlatego inwentaryzację zatwierdzamy przed eksportem. Jeśli żadnego zatwierdzonego spisu nie ma, program o tym poinformuje, a pozycje remanentowe pozostaną zerowe — co jest poprawne w pierwszym roku działalności, ale w kolejnych zwykle oznacza pominięty spis.

Przed zapisem program sprawdza plik i sygnalizuje braki, które mogłyby skończyć się odrzuceniem przez urząd. Gotowy plik składamy ręcznie, na żądanie organu podatkowego — program go nie wysyła.

Wydruk

Księgę wydrukujesz za wybrany okres — wydruk jest dokumentem, którego wymaga kontrola.