Formy płatności

Formy płatności

Sposoby zapłaty dostępne na dokumentach: gotówka, przelew, karta, pobranie, kompensata i pozostałe.

Co ustawiasz przy formie

• nazwę drukowaną na dokumencie,
• domyślny termin płatności (np. przelew = 14 dni),
• czy forma oznacza zapłatę natychmiastową (gotówka, karta) — wtedy dokument od razu jest rozliczony.

Termin liczony od formy

Po wybraniu formy program sam wylicza termin zapłaty na dokumencie. Dzięki temu nie trzeba go wpisywać ręcznie, a terminy w rejestrze płatności są spójne.

Forma domyślna dla kontrahenta

W karcie kontrahenta możesz przypisać jego stałą formę płatności — podstawi się automatycznie przy wystawianiu dokumentu.

Powiązanie z kasą

Przy formie Gotówka program sam wystawia dokument kasowy — KP przy sprzedaży, KW przy zakupie — zaraz po zapisie faktury z wpłatą, o ile włączona jest opcja Dodawaj rozliczone (domyślnie tak). Wpłaty gotówkowe, które KP jeszcze nie mają, można zbiorczo dodać w raporcie kasowym.

Limit płatności gotówkowych 15 000 zł

Gdy faktura jest wystawiona dla kontrahenta z NIP, a jej wartość brutto (w PLN po kursie dokumentu) przekracza 15 000 zł, program ostrzega o zapłacie gotówką:

• po zapisie faktury z formą Gotówka,
• przy wystawianiu KP/KW do faktury — w oknie Rozlicz dokument z zaznaczonym polem Dodaj wpłatę do raportu kasowego i przyciskiem KP przy polu Zapłacono (tu bez względu na formę płatności, bo KP/KW oznacza gotówkę),
• po paragonie zapłaconym gotówką w szybkiej sprzedaży.

Przy sprzedaży zapłata musi przejść przez rachunek bankowy (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców), przy zakupie zapłata gotówką nie będzie kosztem uzyskania przychodu (art. 22p ustawy o PIT). Limit dotyczy wartości całej transakcji, nie pojedynczej wpłaty — rozbicie zapłaty na kilka wpłat go nie omija. Program tylko ostrzega — dokument i KP/KW zapisują się normalnie, bo gotówka mogła już przejść z rąk do rąk. Ostrzeżenie nie dotyczy korekt, proform ani kontrahentów bez NIP.

Usuwanie formy płatności

Formę nieużywaną usuwamy przyciskiem Usuń. Gdy figuruje na jakimkolwiek dokumencie albo jest przypisana kontrahentowi jako domyślna, program odmówi:

Forma płatności „Pobranie”: nie można usunąć – rekord jest użyty na 7 dokumentach. Zamiast usuwać, oznacz go jako nieaktywny (przycisk „Dezaktywuj”).

Bez tej blokady wystawione faktury straciłyby informację o sposobie zapłaty, a rejestr płatności i wezwania do zapłaty przestałyby się zgadzać.

Dezaktywuj zamiast usuwać

Dezaktywuj (wstążka lub prawy przycisk myszy) sprawia, że forma:

• znika ze słownika (widoczna po zaznaczeniu Pokaż nieaktywne, szarą kursywą),
• przestaje się podpowiadać na dokumentach, w kartach kontrahentów i na fakturach cyklicznych,
• zostaje na wystawionych dokumentach — rozliczenia bez zmian.

Forma zapisana na edytowanym dokumencie nadal jest widoczna na jego liście wyboru. Powrót: Aktywuj. Formy domyślnej nie da się dezaktywować.

Gdy forma ma zniknąć naprawdę

Program liczy użycia w dwóch miejscach i oba muszą być puste:

Gdzie program liczy	Jak to zwolnić
dokumenty	usunąć dokumenty z tą formą płatności
karty kontrahentów	wyczyścić lub zmienić pole Forma płatności w karcie kontrahenta albo usunąć samego kontrahenta

Usunięcie faktury zwalnia formę. Jeśli jednak jest ona ustawiona jako domyślna choćby u jednego kontrahenta, blokada pozostanie mimo skasowania dokumentów — trzeba zająć się także kartoteką firm. Kolejność jak wszędzie: najpierw dokumenty, potem kontrahenci (kontrahent z fakturami też jest chroniony), na końcu wpis ze słownika.

Faktury z nadanym numerem KSeF usunąć się nie da; gdy forma występuje na takiej fakturze, jedyną drogą jest Dezaktywuj.