Szablony e-mail
Przy wysyłce dokumentu program nie każe pisać wiadomości od nowa — bierze gotowy szablon dopasowany do rodzaju dokumentu. Szablony edytujemy w Konfiguracji programu (F12) → SMTP → Szablony e-mail.
Program ma 10 gotowych szablonów w dwóch kategoriach.
Kategoria Dokumenty
| Typ | Do czego |
|---|---|
| Dokumenty sprzedaży | faktury, rachunki, paragony |
| Dokumenty zamówień | zamówienia od klientów |
| Zestawienia dokumentów | wysyłka zbiorcza |
| Dokumenty magazynowe | WZ, PZ, MM, RW, PW |
| Dokumenty kasowe | KP, KW |
| Noty odsetkowe | naliczone odsetki |
| Noty księgowe | noty obciążeniowe |
Kategoria Wezwania
Trzy szablony odpowiadające stopniom windykacji: przypomnienie, wezwanie do zapłaty i ostateczne wezwanie. Ich ton rośnie — od uprzejmej informacji o zbliżającym się terminie po zapowiedź dalszych kroków.
Znaczniki
W temacie i treści wstawiamy znaczniki, które program zamienia na dane konkretnego dokumentu:
| Znacznik | Podstawia |
|---|---|
$NAZWA_DOK | rodzaj dokumentu, np. „Faktura VAT” |
$NUMER_FAKTURY | numer dokumentu |
$DATA_WYSTAWIENIA | data wystawienia |
$FIRMA_NAZWA | nazwa naszej firmy |
$FIRMA_MAIL | nasz adres e-mail |
Przykładowy temat wygląda tak: $NAZWA_DOK nr $NUMER_FAKTURY, a u odbiorcy pojawi się jako
„Faktura VAT nr 12/2026”.
Edycja
Przyciskiem Edytuj zmieniamy temat i treść zaznaczonego szablonu; Dodaj tworzy własny. Zmiana obowiązuje od następnej wysyłki — dokumenty wysłane wcześniej zostają bez zmian.
Warto zachować znaczniki przy przepisywaniu treści: usunięcie $NUMER_FAKTURY sprawi, że
klient dostanie wiadomość bez numeru dokumentu, do którego się odnosi.