Oznaczanie faktury jako zapłaconej

Oznaczanie faktury jako zapłaconej

Są cztery drogi — różnią się tym, czy rozliczamy dokument od razu przy wystawianiu, później z listy, czy chcemy, żeby program zrobił to sam.

Uwaga na dwa znaczenia. „Rozliczenie faktury” to potocznie zapłata (ten rozdział), ale w księgowości także sposób rozliczenia podatku. To drugie ustawiamy w oknie dokumentu, na zakładce Tekst, polem Sposób rozliczenia (JPK, KSeF) — wybieramy tam metodę kasową, odwrotne obciążenie, procedurę marży, samofakturowanie, VAT_RR i pozostałe oznaczenia wymagane w JPK_V7 i KSeF. Lista zależy od typu dokumentu. Decyduje ono o tym, jak dokument wchodzi do ewidencji VAT — nie o zapłacie. Patrz Ewidencja VAT i Faktura sprzedaży (sekcja o procedurach JPK, które są na tej samej zakładce).

1. Przy wystawianiu dokumentu — przełącznik ZAPŁACONO

Najszybsza droga, gdy klient płaci od razu. W oknie dokumentu, na zakładce Podsumowanie:

• przełącznik ZAPŁACONO — rozlicza fakturę w całości, wpisując pełną kwotę do zapłaty. Jego wyłączenie zeruje zapłatę,
• pole Zapłacono — kwota już wpłacona; przycisk Całość wpisuje tam pełną wartość,
• pole Pozostaje pokazuje, ile jeszcze brakuje.

Przy częściowej wpłacie wpisujemy kwotę wprost w pole Zapłacono — dokument zostanie rozliczony tylko do tej wysokości, a różnica zostanie jako należność.

2. Później, z listy dokumentów — Rozlicz dokument

Gdy faktura jest już wystawiona, a wpłata przyszła przelewem:

1. Otwórz Lista dokumentów [F5].
2. Zaznacz fakturę.
3. Na wstążce listy (grupa Płatności) kliknij Rozlicz dokument — albo wybierz Rozlicz fakturę z menu pod prawym przyciskiem myszy, albo naciśnij przycisk Rozlicz na dole okna.
4. W oknie uzupełnij:
   • Kwota wpłaty — program podpowiada kwotę pozostałą do zapłaty,
   • Data zapłaty,
   • Sposób zapłaty — przelew albo gotówka,
   • Dodaj wpłatę do raportu kasowego — przy gotówce tworzy dokument KP.
5. Zatwierdź.

Okno pokazuje też Wartość brutto, Już zapłacono i Pozostaje do zapłaty, więc widać, czy wpłata domyka dokument. Gdy na dokumencie są już wpłaty, tabela Historia wpłat wypisuje każdą z nich z datą, kwotą i źródłem (np. ręczna, gotówka KP/KW, wyciąg bankowy, kompensata).

3. Automatycznie przy zapisie — formy płatności natychmiastowej

Dokument z formą płatności oznaczoną jako zapłata natychmiastowa (gotówka, karta, BLIK) program rozlicza sam przy zapisie — pyta tylko:

„Dokument zostanie automatycznie rozliczony (oznaczony jako zapłacony). Kontynuować?”

Które formy tak działają, ustawiamy w Ustawienia → Forma płatności — każda ma własny znacznik zapłaty natychmiastowej. Opcję zbiorczą Automatyczne rozliczanie dokumentów znajdziemy w konfiguracji programu.

4. Z wyciągu bankowego (STANDARD, PRO)

Przy większej liczbie przelewów nie rozliczamy ich pojedynczo — wczytujemy wyciąg bankowy, a program dopasowuje wpłaty do faktur i rozlicza je hurtem. Patrz Wyciągi bankowe i Dopasowanie wpłat.

Jak cofnąć rozliczenie

Otwórz dokument do edycji, przejdź na zakładkę Podsumowanie i wyłącz przełącznik ZAPŁACONO — zeruje to zapłatę. Przy wpłacie wpisanej kwotą wyczyść pole Zapłacono.

Usunięcie faktury kasuje też wszystkie wpłaty zapisane na dokumencie, w tym rozliczenia z wyciągu bankowego — dokument KP, z którego przyszła wpłata gotówkowa, zostaje.

Gdzie sprawdzić, co jest nierozliczone

• Lista dokumentów [F5] — panel filtrów po lewej, sekcja Płatności / status, pole wyboru Nierozliczone; kolumny Do zapłaty, Termin płatności i Dni zwłoki pokazują skalę zaległości, a dokumenty po terminie są wyróżnione kolorem,
• Rejestr płatności — zestawienie wpłat i zaległości, z wydrukiem,
• Wezwania do zapłaty — gdy trzeba upomnieć się o pieniądze.