Instrukcja obsługi KSeF 2.0 Client dla Faktura VAT 2026

UWAGA - Wymagania wersji Funkcje opisane w tej instrukcji wymagają programu Faktura VAT 2026 w wersji 26.1.10 lub nowszej. Prosimy najpierw sprawdzić, czy posiadają Państwo najnowszą wersję programu. W programie: Menu -> Pomoc -> O programie

1. Generowanie tokenu autoryzacyjnego

Aby korzystać z KSeF 2.0 Client, musisz najpierw wygenerować token autoryzacyjny w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.

1Wejdź na stronę KSeF Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na oficjalną stronę środowiska testowego: https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

2Zaloguj się do systemu Wybierz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

1.2. Dostępne metody logowania

System KSeF oferuje kilka metod uwierzytelnienia. Wybór metody zależy od środowiska (testowe/produkcyjne) oraz posiadanych narzędzi autoryzacyjnych.

Wybieramy opcję A „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”A) Uwierzytelnienie testowe (BomTox) (ZALECANA METODA UWIERZYTELNIENIA!)

Tylko środowisko testowe! Niedostępne w środowisku produkcyjnym.

Najprostsza metoda logowania przeznaczona wyłącznie do testów. Nie wymaga żadnych certyfikatów ani dodatkowych narzędzi.

Jak użyć:

Wybierz opcję „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”
Wprowadź dowolny NIP (np. NIP Twojej firmy lub testowy: 8888888888)
Kliknij „Zaloguj”

Zalecana metoda do nauki obsługi systemu i pierwszych testów.

B) Certyfikat kwalifikowany (Podpis elektroniczny) (OBECNIE NIEDOSTĘPNA METODA W KSEF 2.0 Client - użyj NIP!)

Środowisko testowe i produkcyjne — główna metoda dla firm.

Logowanie za pomocą certyfikatu kwalifikowanego (podpisu elektronicznego) wydanego przez akredytowane centra certyfikacji.

Wymagania:

Aktywny certyfikat kwalifikowany (np. Certum, KIR, Sigillum, CenCert)
Zainstalowane oprogramowanie do obsługi podpisu (np. Szafir, proCertum SmartSign)
Czytnik kart kryptograficznych lub token USB

Jak użyć:

Wybierz opcję „Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym”
Przeglądarka poprosi o wybranie certyfikatu
Wprowadź PIN do karty/tokena
System zweryfikuje certyfikat i zaloguje Cię na NIP przypisany do certyfikatu

Metoda zalecana dla środowiska produkcyjnego — zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Która metoda jest najlepsza dla programu Faktura VAT 2026?

Do testów: Użyj uwierzytelnienia testowego (BomTox) — najszybsza metoda, nie wymaga żadnych certyfikatów.Do pracy produkcyjnej: Zalecamy certyfikat kwalifikowany lub Profil Zaufany. Po zalogowaniu wygenerujesz token autoryzacyjny, który następnie wprowadzisz do programu KSeF Client.

3Wygeneruj token Po zalogowaniu wybierz z menu: Tokeny › Generuj token. Nadaj nazwę (np. faktura-vat-2026) i wybierz uprawnienia. Kliknij Generuj token i skopiuj wyświetlony ciąg znaków.

4Wklej token do programu KSeF 2.0 (system tray - zasobnik w prawym dolnym rogu przy dacie) Kliknij prawy przcisk na ikone w zasobniku systemowym Windows programu KSeF 2.0 Client, wybierz Ustawienia… i wklej token w pole Token KSeF w sekcji Konfiguracja. Wprowadź również NIP firmy.

2. Włączenie trybu KSeF

Tryb KSeF służy do aktywacji połączenia z systemem ministerialnym i zabezpieczenia spójności danych.

Jak włączyć? Zaznacz pole „Tryb KSeF (blokada edycji)” w głównym oknie programu KSeF Client (zaznaczone na czerwono na obrazku powyżej).

Właczenie trybu KSeF jest możliwe tylko gdy mamy wprowadzone poprawne dane, NIP i token w sekcji Konfiguracja.

Co się dzieje po włączeniu?

Program automatycznie nawiązuje bezpieczną sesję z systemem KSeF.
Aktywowane zostają przyciski do wysyłki i pobierania faktur.
W programie Faktura VAT 2026 włączana jest blokada edycji i usuwania dla faktur, które zostały już zsynchronizowane (posiadają nadany numer KSeF).

3. Synchronizacja w Faktura VAT 2026

Proces wysyłki i pobierania faktur jest w pełni zautomatyzowany.

Synchronizacja (Wysyłka i Odbiór) 1. W programie Faktura VAT 2026 otwórz Listę faktur. 2. Kliknij przycisk „» KSeF Synchronizacja” znajdujący się w prawym górnym rogu okna. 3. Program automatycznie: - Wyśle wszystkie nowe faktury sprzedaży do KSeF. - Pobierze nowe faktury zakupu z KSeF.

Lista faktur z przyciskiem synchronizacji

Uwaga: Nie musisz zaznaczać żadnych faktur na liście. System sam wykryje dokumenty wymagające synchronizacji.

4. Statusy i Numer KSeF

W tabeli faktur znajdują się dwie kolumny dotyczące KSeF (widoczne na powyższym obrazku):

1Numer KSeF Unikalny numer nadany fakturze przez system KSeF po jej poprawnym przetworzeniu (np. 8971872103-20251). Pojawienie się tego numeru oznacza, że faktura została skutecznie wprowadzona do obiegu prawnego.

2Status KSeF Informuje o aktualnym stanie faktury w procesie synchronizacji. Możliwe wartości:

(Pusty) — Faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF.
wysłana — Faktura została poprawnie wysłana do KSeF i otrzymała numer referencyjny (kolor ciemnozielony).
online — Faktura pobrana z systemu KSeF (kolor ciemnozielony).
przetwarzana — Faktura jest w trakcie przetwarzania przez system KSeF (kolor pomarańczowy).
błąd — Wystąpił błąd podczas wysyłki lub przetwarzania faktury (kolor czerwony).

Uwaga: Po wysłaniu faktury do KSeF i otrzymaniu numeru KSeF, faktura jest zablokowana do edycji i usuwania w programie Faktura VAT 2026.

5. Praca w tle (zasobnik systemowy)

Program KSeF Client może działać w tle, automatycznie synchronizując faktury.

1Ikona w zasobniku systemowym Po uruchomieniu programu, ikona KSeF Client pojawia się w zasobniku systemowym (obok zegara).

2Menu kontekstowe Kliknij prawym przyciskiem myszy na ikonę, aby wyświetlić menu:

Ustawienia… — otwiera główne okno programu
Synchronizuj — ręczne uruchomienie synchronizacji
O programie… — informacje o wersji
Sprawdź aktualizacje… — sprawdzenie dostępnych aktualizacji
Zakończ — zamknięcie programu

6. UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Co to jest UPO? UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalny dokument elektroniczny potwierdzający, że faktura została prawidłowo przyjęta przez system KSeF. Stanowi dowód wysłania faktury i może być wymagany podczas kontroli skarbowej.

1Włączenie pobierania UPO Aby UPO były pobierane automatycznie, w programie KSeF Client zaznacz opcję: ? Pobierz UPO po wysłaniu faktur do KSeF

2Gdzie zapisywane są UPO? Pliki UPO zapisywane są w folderze: C:\RAFSOFT\KSEF\upo\

Uwaga: UPO może nie być dostępne natychmiast po wysłaniu faktury. Jeśli pobieranie nie powiedzie się, spróbuj ponownie za kilka minut lub następnego dnia.

7. Kod QR — Weryfikacja faktury

Co to jest kod QR KSeF? Kod QR to graficzna reprezentacja linku umożliwiającego weryfikację faktury w systemie KSeF. Po zeskanowaniu kodu (np. smartfonem) można sprawdzić, czy faktura znajduje się w systemie KSeF i pobrać jej wersję XML. Kod QR jest automatycznie generowany do wszystkich faktur drukowanych czy wysyłanych do klienta w PDF posiadajacych aktualny przydzielony w systemie numer KSeF.

1Automatyczne generowanie kodu QR Program automatycznie generuje kod QR dla każdej faktury wysłanej do KSeF. Kod zawiera link weryfikacyjny w formacie: https://qr-test.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH}

2Składniki kodu QR Link zakodowany w kodzie QR zawiera:

NIP sprzedawcy — numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury
Data wystawienia — w formacie DD-MM-RRRR (pole P_1 z faktury)
Skrót SHA-256 — unikalny hash pliku faktury w formacie Base64URL

3Gdzie zapisywane są kody QR? Pliki graficzne z kodami QR zapisywane są w folderze: C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\

Do czego służy kod QR?

Sprawdzenie, czy faktura znajduje się w systemie KSeF
Weryfikacja, że faktura nie została zmodyfikowana
Pobranie faktury w formacie XML bez kontaktu z wystawcą
Umieszczenie na wydruku faktury lub w załączniku e-mail

Uwaga: W środowisku testowym kody QR kierują na adres qr-test.ksef.mf.gov.pl. Po uruchomieniu środowiska produkcyjnego (1 kwietnia 2026) będzie to qr.ksef.mf.gov.pl.

8. Obsługa wielu profili firm (Wersja STANDARD/PRO)

Dla kogo jest ta funkcja? Jeżeli używasz programu Faktura VAT 2026 w wersji STANDARD lub PRO i posiadasz zdefiniowanych kilka profili firm (różne numery NIP), każdy profil może mieć ODDZIELNĄ konfigurację KSeF.

1Jak to działa?

Gdy w programie Faktura VAT 2026 masz więcej niż jeden profil, system automatycznie identyfikuje aktualny NIP i używa odpowiedniej konfiguracji KSeF Client. Faktury są przechowywane w oddzielnych folderach dla każdego numeru NIP (np. C:\RAFSOFT\KSEF\1234567890\out\).

2Konfiguracja profilu

W programie Faktura VAT 2026 wybierz profil firmy (Menu: Plik → Zmień profil).
Kliknij przycisk „KSeF Synchronizacja” na liście faktur.
Jeżeli token nie jest skonfigurowany dla tego profilu, otworzy się okno KSeF Client.
Wpisz NIP i Token dla tej konkretnej firmy i kliknij Zapisz.

Ważne: Każdy profil musi być skonfigurowany oddzielnie. Przełącz profil w Faktura VAT 2026 i powtórz konfigurację dla każdej firmy.

Do 1 kwietnia 2026 pracujemy w środowisku testowym.

Przesyłane dokumenty w środowisku testowym do KSeF nie mają skutku prawnego i służą jedynie do przetestowania funkcjonowania systemu.

Środowisko produkcyjne zostanie udostępnione 1 kwietnia 2026.