Wystawianie dokumentów sprzedaży jest podstawowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Jednocześnie jest to czynność, która może być bardzo czasochłonna i nadmiernie angażująca. Dlatego większość firm, nawet jednoosobowych, korzysta w swojej działalności z różnego rodzaju programów do fakturowania. Wielu przedsiębiorców, szukając oszczędności, wybiera darmowy program do faktur VAT. Dlaczego nie jest to optymalne rozwiązanie? Najważniejsze argumenty omawiamy w naszym poradniku.
Mocno ograniczona funkcjonalność
Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że darmowy program umożliwiający wystawianie faktury VAT jest opcją wyłącznie dla tych firm, które mają niewielką sprzedaż. W ramach bezpłatnego pakietu możemy sporządzić tylko określoną, ograniczoną liczbę dokumentów – na przykład trzy, pięć, maksymalnie dziesięć w miesiącu.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu? Wciąż możesz wystawiać kolejne dokumenty sprzedaży, natomiast już nie za darmo – każda następna faktura będzie dodatkowo płatna. Efekt może być taki, że jeśli regularnie przekraczasz przyznany limit, to darmowy program do fakturowania będzie nawet droższy niż narzędzie udostępniane na licencji komercyjnej!
Dlatego zawsze dokładnie przeanalizuj ofertę dostawcy bezpłatnego programu i upewnij się, że rzeczywiście wpisuje się ona w Twoje potrzeby. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm, które mają nieregularną sprzedaż, czyli w jednym miesiącu wystawiają na przykład tylko kilka dokumentów, a w następnym już kilkanaście czy kilkadziesiąt.
Bardzo dobrą alternatywą dla darmowych narzędzi, atrakcyjną zwłaszcza dla mniejszych firm, jest nasz program do wystawiania faktur Faktura VAT w wersji START.
Problemy z aktualizacjami
Darmowy program do faktur VAT początkowo może się wydawać bardzo dobrym rozwiązaniem. Wielu przedsiębiorców szybko odnajduje się w środowisku oprogramowania, najczęściej udostępnianego online, z poziomu przeglądarki internetowej. Zauroczenie mija w momencie, gdy zostają wprowadzone jakieś zmiany w polskich przepisach podatkowych (a następuje to nawet kilkadziesiąt razy w roku!).
Pytanie brzmi zatem: czy dany program do faktur VAT jest przygotowany na takie zmiany i rzeczywiście jest na bieżąco aktualizowany? Jeśli nie, to w skrajnym przypadku może się okazać, że wystawiasz faktury nieprawidłowo, na przykład ze złą stawką podatku VAT czy bez wymaganych elementów, co narazi Cię na poważne problemy w kontaktach z kontrahentami, nie wspominając już o kontroli skarbowej.
Ryzyko złamania przepisów RODO
Większość przedsiębiorców słyszała o RODO, ale wielu wciąż nie do końca wie, czym jest ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Jest to obszerny zbiór przepisów nakładających m.in. na firmy szereg obowiązków związanych na przykład z odpowiedzialnym gromadzeniem i bezpiecznym przechowywaniem danych kontrahentów.
Warto zadać sobie pytanie: czy korzystając z darmowego programu do fakturowania (o którego dostawcy niewiele wiemy i nie mamy pewności, gdzie są zapisywane dane do wystawienia faktury), gwarantujemy swoim kontrahentom pełne bezpieczeństwo i nie narażamy się na bardzo poważne konsekwencje z tytułu przepisów RODO?
Pod tym względem o wiele bezpieczniejszym rozwiązaniem jest program do wystawiania faktur VAT, do którego dostęp mamy na konkretnym urządzeniu, wyłącznie po podaniu loginu i hasła. Minimalizuje to, a wręcz eliminuje ryzyko wycieku danych kontrahentów.
Brak wsparcia technicznego ze strony dostawcy oprogramowania
Czy zastanawiałeś się kiedyś nad tym, jak to jest, że jedna firma udostępnia swój program do fakturowania za darmo, a inna oczekuje opłaty za roczną licencję? Wszystko sprowadza się do dwóch kwestii:
- Na czym dostawca darmowego oprogramowania rzeczywiście zarabia (najczęściej na dokumentach poza bezpłatnym limitem oraz na szeregu usług dodatkowych, jak w przypadku bankowości online).
- Na czym dostawca darmowego oprogramowania oszczędza.
Skupmy się na tym drugim aspekcie. Wybierając darmowy program do wystawiania faktur VAT trudno jest liczyć na to, że jego dostawca zagwarantuje użytkownikowi pełne wsparcie techniczne. Pisząc wprost: często jest tak, że w razie jakiejś awarii mija nawet kilka dni zanim oprogramowanie znów będzie działać prawidłowo – w tym czasie nie masz możliwości wystawienia faktury, odzyskania danych etc.
Bezpłatna pomoc techniczna to kluczowe udogodnienie, z którego możesz skorzystać wybierając dowolną wersję programu Faktura VAT od RAFSOFT.NET. Nasi specjaliści pomogą Ci np. w zaimplementowaniu oprogramowania w Twojej firmie, instalacji na konkretnych urządzeniach oraz w opanowaniu wszystkich udostępnionych w ramach danej wersji funkcjonalności.
Przetestuj nasz program do wystawiania faktur VAT za darmo!
Wciąż nie wiesz, czy lepszym wyborem będzie dla Ciebie darmowy program do faktur VAT czy narzędzie na licencji komercyjnej? W podjęciu decyzji z pewnością pomoże Ci możliwość bezpłatnego przetestowania dowolnej wersji programu Faktura VAT – START, STANDARD lub PRO. Program możesz testować bez żadnych zobowiązań przez aż 31 dni.
Podsumowanie
Darmowy program do faktur VAT jest kuszącą opcją – trudno się z tym nie zgodzić. Szczególnie małe biznesy i świeżo założone firmy starają się ciąć koszty wszędzie, gdzie to tylko możliwe, a bezpłatne oprogramowanie do fakturowania wydaje się być tutaj naturalnym rozwiązaniem.
Z drugiej jednak strony trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że coś, co jest udostępniane za darmo, nie może oferować porównywalnej funkcjonalności z programami komercyjnymi. Jeśli więc priorytetem jest dla Ciebie ułatwienie sobie prowadzenia biznesu na poziomie ewidencjonowania sprzedaży, a do tego masz ambitne plany związane z rozwojem przedsiębiorstwa, to od razu zainwestuj w program do faktur VAT, który nie narzuca Ci limitów, idealnie odpowiadając na potrzeby Twojej firmy i przy tym wcale nie stanowiąc dużego obciążenia dla jej budżetu.
Porównaj wersje programu do faktur – Faktura VAT od RAFSOFT.NET
