Wczytanie danych z programu księgowego — plik EPP (Subiekt, Rewizor)

Wczytanie danych z programu księgowego — plik EPP (Subiekt, Rewizor)

Przenosisz się do nas z Subiekta? Albo dostajesz od kogoś dokumenty w pliku .epp? Program potrafi je wczytać — razem z kartoteką kontrahentów, towarami i cennikiem.

EPP (EDI++) to format wymiany danych firmy InsERT, który przyjął się jako standard w rozliczeniach z biurami rachunkowymi — zapisuje w nim nie tylko Subiekt, ale też kilka innych programów (lista niżej). Nasz program działa w obie strony: potrafi taki plik stworzyć (paczka dla biura rachunkowego) i wczytać.

Z jakich programów wczytasz plik

Plik .epp zapisze każdy program obsługujący format EDI++:

Program	Uwagi
Subiekt GT, Subiekt nexo, Subiekt 123	najczęstsze źródło — stąd przenosi się większość firm
Rewizor GT / nexo, Rachmistrz GT / nexo	programy księgowe InsERT
Navireo, Gratyfikant	pozostałe programy InsERT
wFirma, Fakturownia, Symfonia, WAPRO Mag	eksport do EDI++ jako format wymiany z księgowością
RESET2 / programy R2 (R2faktury, R2księga, R2fk, R2płatnik)	to dzisiejsza Symfonia — patrz uwaga niżej
IdoSell i inne sklepy internetowe	eksport dokumentów sprzedaży

Jeśli Twojego programu nie ma na liście, sprawdź w nim opcję eksportu o nazwie EDI++, EPP albo „dla biura rachunkowego” — tak zwykle nazywa się ta funkcja.

RESET2 to dziś Symfonia. Wrocławska firma RESET2.pl została przejęta przez Symfonia sp. z o.o. 28 lutego 2022 — cały jej majątek, prawa i obowiązki przeszły na Symfonię. Programy z linii R2 (R2faktury, R2księga, R2fk, R2płatnik, R2środki) są więc dzisiaj częścią oferty Symfonii. Jeśli przenosisz się z R2, szukaj eksportu EDI++ / EPP pod nazwą Symfonii — a gdy go nie znajdziesz, zostaje droga pośrednia opisana niżej.

Comarch ERP Optima nie zapisuje plików EPP. Używa własnego formatu XML („praca rozproszona”), którego ten import nie czyta. Nasz program potrafi natomiast wysłać dane do Optimy — patrz Moje Biuro, sekcja „Plik dla programu księgowego”.

Gdzie to znajdziesz

Do tego samego ekranu prowadzą dwie drogi — wybierz tę, która jest Ci bliższa:

• wstążka RAPORTY → Moje Biuro, zakładka Wczytaj dane z programu księgowego,
• menu programu → Importuj → Dane księgowe → EPP (Subiekt, Rewizor).

Import jest w Moim Biurze dlatego, że tam znajduje się też eksport do tego samego formatu — wymiana danych z księgowością w obie strony jest w jednym miejscu.

Na liście od razu widać, co program zrobi z każdym dokumentem: FS → Faktura, KFS → Faktura korekta, WZ → WZ - wydanie na zewnątrz. Dokumenty, których program nie wczytuje — na zrzucie kasowy KP — są wyszarzone z podanym powodem. Nad listą program podsumowuje plik — wersję formatu, program źródłowy, kodowanie i liczbę rekordów.

Obok zakładki EPP / EDI++ są jeszcze dwie: JPK_FA (4) i JPK_V7M — trzy sposoby wczytania danych księgowych w jednym miejscu. Opisuje je Import JPK.

Jak przygotować plik

W Subiekcie GT zaznacz dokumenty na liście (albo wejdź w kartotekę kontrahentów czy towarów) i wybierz Operacje → Wyślij w formacie EDI++. Powstanie plik z rozszerzeniem .epp. W Subiekcie nexo ta sama operacja nazywa się przygotowaniem danych dla biura rachunkowego.

Przebieg importu

1. Wskaż plik przyciskiem Przeglądaj i kliknij Wczytaj plik.
2. Program pokaże, co znalazł: wersję formatu, program, w którym plik powstał, kodowanie oraz liczbę kontrahentów, towarów i dokumentów.
3. Zaznacz, co ma trafić do programu — kontrahentów, towary z cennikiem, dokumenty. Każde z osobna, więc możesz wczytać same kartoteki, jeśli dokumenty prowadzisz już u nas.
4. Przejrzyj listę dokumentów. Przy każdym widnieje stan:
   • Nowy — zostanie zaimportowany,
   • Jest już w programie — pomijamy, żeby nie powstał duplikat,
   • powód pominięcia — np. dokument magazynowy, którego ten import nie obejmuje.
5. Kliknij Importuj zaznaczone.

Po imporcie lista przelicza stany, więc od razu widzisz, co weszło.

Gdy plik dotyczy innej firmy

Plik .epp zawiera NIP firmy, której dotyczą dokumenty. Jeśli nie zgadza się on z NIP-em firmy, na której pracujesz, program zapyta, zanim cokolwiek wczyta — bo cudze faktury w Twojej ewidencji zawyżą sprzedaż i zepsują pliki JPK.

Co się wtedy stanie, zależy od wersji programu:

• STANDARD i PRO — mają profile firm, czyli osobne bazy dla każdego podmiotu. Program sprawdzi, czy profil tej firmy już istnieje:

  • jest — zaproponuje przełączenie się na niego i wczytanie dokumentów tam,
  • nie ma — zaproponuje założenie profilu i wypełni dane firmy z pliku (nazwa, NIP, adres). Po potwierdzeniu program przełącza się na nowy profil i wykonuje import.

  To ścieżka dla biur rachunkowych: plik od klienta trafia do jego własnej bazy, bez ręcznego zakładania profilu i przełączania.

• START — profili nie ma, więc program ostrzeże i zapyta, czy mimo to zaimportować. Domyślną odpowiedzią jest Nie.

Co program wczytuje

Z pliku	Trafia do
Faktury sprzedaży, rachunki, paragony	Dokumenty sprzedaży
Faktury zakupu, rachunki zakupu, faktury RR	Dokumenty zakupu
Korekty faktur sprzedaży i zakupu	Korekty — powiązane z fakturą pierwotną, jeśli jest w programie
Zamówienia od klientów i do dostawców	Zamówienia
Kartoteka kontrahentów	Kontrahenci (z NIP-em, adresem, kontem bankowym)
Kartoteka towarów i cennik	Towary (z kodem kreskowym, PKWiU, CN, oznaczeniem GTU)
Grupy towarów i grupy kontrahentów	Przypisanie kartotek do grup
Wpłaty i przedpłaty do faktur	Rozrachunki (historia wpłat na dokumencie)
Numery KSeF, oznaczenia JPK_V7, podzielona płatność	Dane na dokumencie

Faktura zakupu zapisuje się pod numerem nadanym przez dostawcę — tym, który widnieje na dokumencie — a numer z programu źródłowego trafia do uwag.

Grupy przypisywane są tylko tam, gdzie kartoteka grupy jeszcze nie ma. Jeśli sam poukładałeś towary po swojemu, import tego nie zmieni — chyba że zaznaczysz Uzupełnij puste pola w istniejących kartotekach.

Dokumenty magazynowe (WZ, PZ, MM, PW, RW) — wersja PRO

W wersji PRO program wczyta także dokumenty magazynowe: WZ, PZ, MM, PW i RW. Odpowiada za to osobne pole Dokumenty magazynowe (WZ, PZ, MM, PW, RW), domyślnie odznaczone. W wersjach START i STANDARD magazynu nie ma, więc pole się nie pokazuje, a dokumenty magazynowe z pliku zostaną pominięte z informacją na liście.

Pod nim jest druga opcja — Aktualizuj stany magazynowe — także domyślnie wyłączona. Różnica między nimi jest zasadnicza:

• bez niej program zapisuje sam dokument z pozycjami. Zobaczysz WZ i PZ na listach, ale stany magazynowe i wycena pozostaną nietknięte.
• z nią każda pozycja tworzy prawdziwy ruch magazynowy: przyjęcia zakładają partie kosztowe, rozchody zdejmują towar zgodnie z metodą wyceny (FIFO, LIFO, średnia).

Dlaczego stany są domyślnie wyłączone. Plik z innego programu to zwykle wycinek historii — na przykład ostatnie pół roku. Jeśli WZ rozchodowuje towar przyjęty przed tym okresem, w programie nie ma z czego go zdjąć: pozycja zostanie pominięta, a Ty dostaniesz ostrzeżenie. Dokument i tak się zapisze — nie przerwiemy importu — ale stan będzie niepełny.

Zalecana kolejność przy przenosinach z innego programu:

1. zaimportuj dokumenty bez aktualizacji stanów, z zaznaczonym polem Towary i cennik — na karty towarów trafią wtedy ostatnie ceny zakupu z pliku (u towarów, które ceny zakupu jeszcze nie miały),
2. wprowadź stan na dzień rozpoczęcia pracy w programie. Najszybciej importem stanów z pliku CSV (Magazyn → Stany magazynowe → Import stanów z pliku) — wystarczą kolumny symbol;ilość, bo ceny program weźmie z kart towarów uzupełnionych w punkcie 1. Możesz też użyć remanentu (Magazyn → Inwentaryzacja) — patrz Stany początkowe,
3. od tego dnia wystawiaj dokumenty magazynowe normalnie.

Włącz Aktualizuj stany magazynowe tylko wtedy, gdy plik zawiera pełną historię obrotu magazynowego od zera — wtedy stany odtworzą się same. Druga dopuszczalna sytuacja: stan początkowy wprowadziłeś wcześniej, a plik zawiera wyłącznie dokumenty od tego dnia.

Okno importu EPP otworzysz też prosto z Magazyn → Stany magazynowe — przyciskiem Import z pliku EPP w grupie Import.

Dodatkowo:

• Ilości brane są z jednostki magazynowej, nie handlowej. Karton po 12 sztuk wpisany na PZ jako „2” powiększy stan o 24 sztuki.
• Dokumenty MM wymagają, żeby magazyn docelowy z pliku istniał w programie. Import nie zakłada magazynów — brakujący magazyn oznacza pominięcie dokumentu z ostrzeżeniem.
• Towary bez ewidencji stanu (usługi, towary nieobjęte magazynem) są pomijane przy ruchach, nawet gdy opcja jest włączona.

Czego nie wczytuje

• dokumentów kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW) — mają w formacie inną budowę,
• zwrotów ze sprzedaży detalicznej (ZW) — zaksięguj je korektą do paragonu,
• stanów magazynowych — format EDI++ ich nie przenosi. Stan może powstać wyłącznie z zaimportowanych dokumentów albo z remanentu (patrz sekcja wyżej).

Każdy pominięty dokument jest wypisany na liście z powodem, więc nic nie ginie po cichu.

Na co uważać

• Duplikaty — program rozpoznaje dokument po numerze, dacie, kontrahencie i kwocie, a dodatkowo po numerze KSeF. Ten sam plik wczytany dwa razy nie utworzy kopii.
• Istniejące kartoteki — domyślnie import dopisuje brakujących kontrahentów i towary, ale nie rusza tych, które już masz. Opcja Uzupełnij puste pola w istniejących kartotekach wypełnia wyłącznie puste pola; nigdy nie nadpisuje tego, co wpisałeś.
• Korekta bez faktury pierwotnej — jeśli korygowanej faktury nie ma w programie, korekta i tak się zapisze, ale powiązanie trzeba uzupełnić ręcznie. Program o tym informuje.
• Numeracja — dokumenty zachowują oryginalne numery, także magazynowe. Ustaw numerację bieżącą tak, żeby nie kolidowała z wczytanymi.
• Plik dla biura rachunkowego — Subiekt potrafi zapisać plik w wariancie, który zamiast pozycji zawiera samą tabelę VAT. Wtedy nie ma w nim nazw towarów i program tworzy pozycje zbiorcze według stawek. Jeśli zależy Ci na pozycjach, poproś o plik z pełną zawartością.
• Kopia zapasowa — przed pierwszym importem większej partii danych zrób kopię (Konfiguracja → Kopia bezpieczeństwa).

Gdy coś pójdzie nie tak

Każdy import zapisuje przebieg do pliku import_epp.log w katalogu z logami programu (%LOCALAPPDATA%\RafSoft\FVAT2027\Logs). Znajdziesz tam wersję formatu, kodowanie, liczby wczytanych rekordów, każdy pominięty dokument z powodem i numerem wiersza w pliku oraz wynik zapisu.

Ten katalog trafia w całości do kopii serwisowej (Konfiguracja → Kopia serwisowa), więc przy zgłoszeniu problemu wystarczy przesłać ją do pomocy technicznej — nie trzeba niczego szukać osobno.