Od zera do pierwszej faktury

Od zera do pierwszej faktury

Ten samouczek prowadzi od świeżo zainstalowanego programu do wydrukowanej faktury. Zajmie kilkanaście minut i wystarczy wykonać go raz — kolejne dokumenty wystawia się już w kilkanaście sekund.

Krok 1. Wpisz dane swojej firmy

USTAWIENIA → Dane podatnika

Uzupełnij nazwę, adres, NIP i numer rachunku bankowego. Te dane trafiają na każdy wystawiony dokument, do plików JPK i do faktur wysyłanych do KSeF, więc warto sprawdzić je dokładnie — zwłaszcza NIP i numer konta.

Jeśli masz logo firmy, dodasz je w USTAWIENIA → Wygląd dokumentu.

Krok 2. Dodaj kontrahenta

Firmy [F3] → Dodaj firmę

Wpisz NIP kontrahenta i użyj pobierania danych z GUS — program sam uzupełni nazwę i adres. Możesz też wpisać wszystko ręcznie.

Warto od razu ustawić kontrahentowi domyślną formę płatności i ewentualny rabat — przy wystawianiu faktury podstawią się automatycznie.

Kontrahenta możesz też dodać bez wychodzenia z faktury, w trakcie jej wystawiania.

Krok 3. Dodaj towar lub usługę

Cennik [F4] → Dodaj nowy towar (w edycji PRO: MAGAZYN → Dodaj nowy towar)

Podaj nazwę, jednostkę miary, cenę i stawkę VAT. Od tej pory pozycję wybierzesz na fakturze, wpisując fragment nazwy — cena i stawka podstawią się same.

Jeśli sprzedajesz usługi, dodaj je tak samo — różnica polega tylko na tym, że usługa nie podlega stanom magazynowym.

Krok 4. Wystaw fakturę

Ctrl+F2 albo FAKTURY → Faktura

  1. Numer i daty program wypełnia sam — zwykle nie trzeba ich zmieniać.
  2. Zakładka Dane o firmach — wybierz kontrahenta z kroku 2.
  3. Zakładka Towary, usługi — dodaj pozycję z kroku 3 i podaj ilość.
  4. Sprawdź podgląd wydruku po prawej stronie — wygląda dokładnie tak, jak wydrukowany dokument.
  5. Kliknij Zapisz i zamknij.

Faktura pojawi się na Liście dokumentów [F5].

Krok 5. Wydrukuj lub wyślij

Na liście dokumentów zaznacz fakturę i wybierz:

  • Drukuj — wydruk na drukarce,
  • Eksport do PDF — plik do zapisania,
  • Wyślij dokument mailem — wiadomość do kontrahenta z załączonym PDF-em,
  • KSeF → Synchronizacja — wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur.

Co dalej

  • Rozliczanie płatności — gdy kontrahent zapłaci, zaznacz fakturę i użyj przycisku Rozlicz dokument. Dzięki temu kafelek „Należności” na pulpicie pokazuje prawdę.
  • Numeracja — jeśli chcesz innego formatu numerów, ustaw go w USTAWIENIA → Typy numeracji, zanim wystawisz więcej dokumentów.
  • Kopia zapasowa — ustaw katalog kopii w USTAWIENIA → Zapasowa kopia bezpieczeństwa. To jedyna rzecz, która chroni dane przed awarią dysku.