Rozwiązywanie problemów z KSeF

Rozwiązywanie problemów z KSeF

Najczęstsze sytuacje i sposób postępowania.

Klient KSeF nie jest uruchomiony

Program spróbuje uruchomić KSeF Client samodzielnie. Jeśli to się nie powiedzie, uruchom go ręcznie z menu Start i powtórz synchronizację.

Tryb KSeF wyłączony

Synchronizacja nic nie wyśle, dopóki obsługa KSeF nie jest włączona w ustawieniach klienta. Program zaproponuje otwarcie tych ustawień.

Nic się nie wysłało, choć faktury są wystawione

Sprawdź po kolei:

• czy lista przed wysyłką nie została anulowana albo pozycje odznaczone,
• czy dokument nie jest zablokowany — takie wiersze są na liście czerwone; blokadę zdejmuje Odblokuj wysyłkę do KSeF w menu pod prawym przyciskiem myszy,
• czy nie jest zaznaczone Tylko zaznaczone KSeF przy pustym zaznaczeniu.

Blokada wygrywa nawet z ręcznym zaznaczeniem — to celowe.

Faktury zakupowej nie ma na liście dokumentów

Najpewniej czeka w buforze: menu KSeF → Faktury zakupowe do zatwierdzenia…. Jeśli tam jej nie ma, została już wcześniej zaimportowana (program nie pokazuje powtórek) albo świadomie pominięta przyciskiem Pomiń zaznaczone.

Wiersza w buforze nie da się zaznaczyć

Wyszarzone pozycje to własna faktura sprzedażowa, która wróciła kanałem zakupowym, albo plik, którego nie da się odczytać. Są widoczne po to, żeby było wiadomo, co odpadło.

Błąd 440 — duplikat

Dokument o tym numerze już jest w systemie KSeF. Sprawdź, czy faktura nie ma już nadanego numeru KSeF — jeśli ma, wysyłka się powiodła i nie należy jej powtarzać. Blokada ponownego wysłania tego samego numeru jest celowa.

Błąd 13 — paczka wysłana z błędami

Po synchronizacji w oknie postępu pojawia się wiersz „Wystąpił błąd synchronizacji KSeF (kod: 13)”, a zaraz po nim komunikat, np. „KSeF odrzucił 3 faktury z wysłanej paczki”. Komunikat podsumowuje odrzucenia według kodu KSeF — ile faktur ma dany kod i przykład z przyczyną — i kończy się tym samym numerem kodu (Kod błędu KSeF: 13). Ma kilka linii bez względu na to, czy odrzucone są 3 faktury, czy 100.

Błąd 13 oznacza, że faktury dotarły do KSeF, ale system Ministerstwa Finansów odrzucił część z nich albo wszystkie. To nie jest problem z internetem ani z logowaniem do KSeF. Przyczyna jest podana osobno dla każdej faktury — najczęściej:

Kod przy fakturze	Znaczenie	Co zrobić
450	błąd w treści faktury — dane się wykluczają albo brakuje wymaganego pola (np. niepoprawny NIP nabywcy)	popraw dokument według opisu i uruchom synchronizację ponownie
440	duplikat — faktura już jest w KSeF	nic; patrz Błąd 440 — duplikat
430	plik faktury nie przeszedł weryfikacji	uruchom synchronizację ponownie; jeśli błąd wraca, zgłoś go do pomocy technicznej

Faktury z paczki mogą mieć różne kody — każdą poprawia się osobno, a po poprawkach wystarczy ponowna synchronizacja.

Pokrewne kody o tym samym komunikacie:

• 11 — KSeF odrzucił całą paczkę z powodu braku uprawnień (kod 410): NIP sprzedawcy na fakturach różni się od NIP-u, na który zalogowany jest KSeF Client. Sprawdź Dane podatnika i konfigurację KSeF Client.
• 12 — cała paczka niezgodna ze schematem faktury (kod 422). Opis błędu wskazuje pole.

Pełna lista odrzuconych faktur — każda z numerem dokumentu, kodem i opisem — jest w oknie synchronizacji pod wierszem z kodem i w pliku C:\RAFSOFT\KSEF2027\ksef_sync.log (wiersze SYNC: odrzucona przez KSeF). Przyczyna zostaje też przy każdej odrzuconej fakturze w kolumnie Status KSeF (błąd: …), a pełna treść odpowiedzi KSeF — w pliku C:\RAFSOFT\KSEF2027\ksef_startup.log, w wierszach zaczynających się od [BLAD].

Faktura odrzucona z błędem walidacji

Treść błędu wskazuje pole, które nie spełnia wymagań struktury FA. Najczęstsze przyczyny:

• brak wymaganego oznaczenia albo pola w danych kontrahenta,
• niepoprawny NIP,
• tekst w polu, które powinno zawierać wyłącznie wartość liczbową,
• data spoza dozwolonego zakresu.

Popraw dokument i wyślij ponownie.

Synchronizacja „w toku” mimo braku postępu

Poprzednia sesja wysyłki jeszcze się nie zakończyła. Odczekaj kilka minut — blokada zwalnia się automatycznie.

Status „przetwarzana” nie zmienia się

To normalne przy większym obciążeniu systemu KSeF. Program odświeża statusy cyklicznie; jeśli stan utrzymuje się bardzo długo, sprawdź komunikaty w oknie KSeF Client.

Gdzie szukać szczegółów

Przebieg wysyłki i treści błędów zapisywane są w plikach w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\. Przy zgłoszeniu do pomocy technicznej warto podać numer dokumentu i treść komunikatu.