Rozwiązywanie problemów z KSeF

Najczęstsze sytuacje i sposób postępowania.

Klient KSeF nie jest uruchomiony

Program spróbuje uruchomić KSeF Client samodzielnie. Jeśli to się nie powiedzie, uruchom go ręcznie z menu Start i powtórz synchronizację.

Tryb KSeF wyłączony

Synchronizacja nic nie wyśle, dopóki obsługa KSeF nie jest włączona w ustawieniach klienta. Program zaproponuje otwarcie tych ustawień.

Błąd 440 — duplikat

Dokument o tym numerze już jest w systemie KSeF. Sprawdź, czy faktura nie ma już nadanego numeru KSeF — jeśli ma, wysyłka się powiodła i nie należy jej powtarzać. Blokada ponownego wysłania tego samego numeru jest celowa.

Faktura odrzucona z błędem walidacji

Treść błędu wskazuje pole, które nie spełnia wymagań struktury FA. Najczęstsze przyczyny:

brak wymaganego oznaczenia albo pola w danych kontrahenta,
niepoprawny NIP,
tekst w polu, które powinno zawierać wyłącznie wartość liczbową,
data spoza dozwolonego zakresu.

Popraw dokument i wyślij ponownie.

Synchronizacja „w toku” mimo braku postępu

Poprzednia sesja wysyłki jeszcze się nie zakończyła. Odczekaj kilka minut — blokada zwalnia się automatycznie.

Status „przetwarzana” nie zmienia się

To normalne przy większym obciążeniu systemu KSeF. Program odświeża statusy cyklicznie; jeśli stan utrzymuje się bardzo długo, sprawdź komunikaty w oknie KSeF Client.

Gdzie szukać szczegółów

Przebieg wysyłki i treści błędów zapisywane są w plikach w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\. Przy zgłoszeniu do pomocy technicznej warto podać numer dokumentu i treść komunikatu.