Typy dokumentów — gdzie szukać
Program dzieli dokumenty na pięć kategorii. Kategoria decyduje o tym, gdzie dokument znajdziemy po zapisaniu — na liście, w ewidencji VAT i w raportach. Jeśli wystawionego dokumentu nie widać tam, gdzie go szukamy, prawie zawsze chodzi o to, że należy on do innej kategorii, niż się wydaje.
Najczęstszy przypadek: Faktura RR. To dokument zakupu, mimo że wystawiamy go my. Nabywca wystawia ją rolnikowi ryczałtowemu, więc program traktuje ją jak zakup — nie znajdziemy jej wśród dokumentów sprzedaży. Szczegóły w rozdziale Faktura RR.
Pięć kategorii
| Kategoria | Co obejmuje | Gdzie szukać |
|---|---|---|
| Dokumenty sprzedaży | faktury, korekty, paragony, rachunki, proformy | ewidencja VAT → Dokumenty sprzedaży, raport sprzedaży |
| Dokumenty zakupu | faktura zakupu, Faktura RR, rachunek i paragon zakupu, dowód wewnętrzny | ewidencja VAT → Dokumenty zakupu |
| Zamówienia | zamówienia, zlecenia, oferty, reklamacje | lista dokumentów → gałąź Zamówienia |
| Dokumenty magazynowe | WZ, PZ, MM, RW, PW | moduł MAGAZYN (PRO) |
| Dokumenty kasowe | KP, KW, BW, BP | moduł KASA / BANK |
Dokumenty sprzedaży
| Typ dokumentu | Zastosowanie |
|---|---|
| Faktura | podstawowy dokument sprzedaży |
| Faktura MP — metoda kasowa | VAT rozliczany w chwili zapłaty, nie wystawienia |
| Faktura pro-forma | dokument informacyjny, nie wchodzi do ewidencji VAT |
| Faktura korekta | poprawa wystawionej faktury |
| Faktura zaliczkowa, Faktura końcowa | sprzedaż rozliczana zaliczkami |
| Faktura eksportowa | sprzedaż poza Unię Europejską |
| Faktura WDT, Faktura WNT | transakcje wewnątrzwspólnotowe |
| Faktura marża | sprzedaż opodatkowana od marży (np. towary używane) |
| Faktura wewnętrzna | rozliczenia wewnętrzne podatnika |
| Faktura zbiorcza | jedna faktura do wielu wydań |
| Faktura ZŁOM | sprzedaż objęta odwrotnym obciążeniem |
| Refaktura | przeniesienie kosztu na innego odbiorcę |
| Rachunek | dokument podatnika zwolnionego z VAT |
| Paragon | sprzedaż detaliczna |
| COMMERCIAL INVOICE, COMMERCIAL INVOICE pro-forma | faktura w obrocie zagranicznym |
Dokumenty zakupu
| Typ dokumentu | Zastosowanie |
|---|---|
| Faktura zakupu | faktura otrzymana od dostawcy |
| Faktura RR | zakup od rolnika ryczałtowego — wystawia ją nabywca |
| Rachunek zakupu | rachunek od kontrahenta zwolnionego z VAT |
| Paragon zakupu | zakup udokumentowany paragonem |
| Dowód wewnętrzny | koszt bez faktury (np. ryczałt samochodowy) |
Zamówienia
Zamówienie od klienta, Zamówienie dla dostawcy, Zlecenie wewnętrzne, Zlecenie serwisowe (PRO), Oferta, Reklamacja (PRO).
Dokumenty z tej kategorii nie wchodzą do ewidencji VAT — są etapem przed wystawieniem faktury. Patrz Zamówienia, Zlecenia serwisowe i Reklamacje.
Dokumenty magazynowe i kasowe
Magazynowe (PRO): WZ (wydanie na zewnątrz), PZ (przyjęcie z zewnątrz), MM (przesunięcie międzymagazynowe), RW (rozchód wewnętrzny), PW (przyjęcie wewnętrzne).
Kasowe: KP i KW (kasa przyjmie / wyda), BP i BW (bank przyjmie / wyda).
Tych dokumentów nie ma na liście faktur — mają własne moduły: Magazyn i Kasa i bank.
Faktura RR — wystawiamy ją my, ale to zakup
Faktura VAT RR dokumentuje zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Wystawia ją nabywca, czyli my — i to jest źródłem nieporozumienia: skoro my ją wystawiamy, naturalnie szukamy jej wśród sprzedaży. Program klasyfikuje ją jednak zgodnie z jej treścią ekonomiczną, jako dokument zakupu.
Gdzie ją znaleźć
| Miejsce | Jak dotrzeć |
|---|---|
| Lista dokumentów [F5] | panel po lewej → Listy dokumentów → Faktury RR (trzecia pozycja od góry, zaraz pod Faktury MP) |
| Ewidencja VAT [F9] | sekcja Dokumenty zakupu → pole wyboru Faktura RR |
| Raport sprzedaży | sekcja Dokumenty zakupu → pole wyboru Faktura RR |
| Wyszukaj dokumenty [F3] | wyszukiwanie po numerze działa niezależnie od kategorii |
Sekcja „Dokumenty zakupu” jest domyślnie zwinięta. W ewidencji VAT i w raporcie sprzedaży trzeba ją najpierw rozwinąć — dopóki jest zwinięta, pola wyboru z tej sekcji (w tym Faktura RR) w ogóle nie są widoczne. To najczęstsza przyczyna wrażenia, że dokumentu „nie ma”.
W ewidencji VAT faktura RR trafia do rejestru zakupu, a podatek z niej jest podatkiem naliczonym (do odliczenia) — nie należnym.
Jej wartość nie wchodzi do należności (od wersji 27.6.279)
Karty Należności ogółem i Przeterminowane płatności na pulpicie liczą wyłącznie dokumenty, za które kontrahent jest winien nam — sprzedaż. Faktura RR jest zakupem, czyli naszym zobowiązaniem wobec rolnika, więc tych kwot nie powiększa. Nie wchodzą tam również faktury zakupu, proformy ani zamówienia.
W wersjach do 27.6.278 karty sumowały kwoty pozostałe do zapłaty ze wszystkich typów dokumentów, bez podziału na sprzedaż i zakup. Nierozliczona faktura RR podnosiła więc kwotę należności, choć gospodarczo była zobowiązaniem. Jeśli pracujemy na starszej wersji, warto zaktualizować program.
Pełny obraz rozliczeń — i tego, co mamy zapłacić, i tego, co należy się nam — daje Rejestr płatności.
Jak wystawić fakturę RR
FAKTURY → Nowy i w oknie wyboru typu wskazujemy Faktura RR. Dokument ma własną
numerację (seria fakturarr_), którą ustawiamy w
Ustawieniach numeracji.
Gdy dokumentu nadal nie widać
Jeśli wiemy już, do której kategorii należy szukany dokument, a mimo to nie ma go na liście, sprawdzamy po kolei:
- Zakres dat w panelu filtrów — domyślnie lista pokazuje bieżący okres, a nie całą bazę.
- Zaznaczone typy w drzewie Typy dokumentów — zaznaczenie jednego typu ukrywa resztę.
- Pola wyboru w sekcji Płatności / status — warunki z różnych grup się zawężają; opis działania w Liście dokumentów.
- Pole Magazyn (PRO) — ustawione na konkretny magazyn ukrywa dokumenty pozostałych; wybieramy Wszystkie magazyny.
- Profil firmy — dokument mógł zostać wystawiony w innym profilu. Patrz Dane podatnika.
Najszybsza droga, gdy znamy numer: Wyszukaj dokumenty [F3] — przeszukuje całą bazę bez względu na ustawione filtry i kategorię.
Czy ta strona była pomocna?