Faktury cykliczne [F6]
Faktury cykliczne to szablony dokumentów wystawianych regularnie: abonamentów, czynszów, stałej obsługi czy usług miesięcznych. Zamiast co miesiąc wpisywać te same pozycje, definiujesz je raz, a program przypomina o wystawieniu i tworzy dokumenty jednym kliknięciem.
Okno otwierasz klawiszem F6 albo przyciskiem Faktury cykliczne na wstążce FAKTURY.
Definicja faktury cyklicznej
Przyciskiem Dodaj tworzysz nowy szablon. Podajesz w nim to samo, co na zwykłej fakturze — kontrahenta, pozycje, formę płatności — oraz dodatkowo zasady powtarzania:
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Typ dokumentu | rodzaj wystawianego dokumentu (zwykle faktura) |
| Częstotliwość | co ile ma powstawać dokument — np. co miesiąc, co kwartał |
| Data wystawienia | data najbliższego dokumentu |
| Data końcowa | kiedy cykl ma się zakończyć (np. koniec umowy) |
| Pozostało | ile dokumentów zostało jeszcze do wystawienia |
| Ostatnio wystawiona | data ostatnio utworzonego dokumentu z tego szablonu |
Wystawianie dokumentów z szablonów
Przycisk Wystaw Fakturę tworzy dokumenty dla zaznaczonych pozycji. Powstają zwykłe faktury — trafiają na Listę dokumentów [F5], mają normalną numerację i można je wysłać do KSeF tak samo jak każdą inną.
W grupie Generowanie Faktur ustawisz, co ma się dziać automatycznie przy wystawianiu:
- Eksportuj do PDF — zapis dokumentu do pliku PDF,
- Automatyczne drukowanie — wydruk bez dodatkowego pytania.
Przy obsłudze kilkudziesięciu abonamentów oszczędza to sporo klikania.
Eksport listy
Zestawienie szablonów wyeksportujesz do XLSX, PDF lub CSV — przydatne do sprawdzenia, komu i za co wystawiane są dokumenty cykliczne.
Uwagi
- Program nie wystawia dokumentów samoczynnie w tle — decyzję podejmujesz w tym oknie. Dzięki temu nie powstaną faktury dla klienta, który wypowiedział umowę.
- Zakończone cykle warto usuwać albo ustawiać im datę końcową, żeby nie zaśmiecały listy.
Propozycje przy starcie programu
Gdy któryś wzorzec ma zaległy okres, zaraz po uruchomieniu programu pojawia się okno „Faktury cykliczne do wystawienia”. Każdy wiersz to jeden wzorzec: interwał, liczba dokumentów do wystawienia, okres zaległości i data ostatniego wystawienia. Zaznaczamy wybrane i klikamy Wystaw zaznaczone — dokumenty powstają dopiero po kliknięciu, nic nie wystawia się samo.
Okno nie pojawia się, gdy zaległości nie ma — program nie zawraca głowy bez powodu. Wystawione wzorce znikają z listy, więc ponowne kliknięcie niczego nie zdubluje.