Realizacja zamówień
Zamówienie na sto sztuk rzadko wychodzi z magazynu jednym transportem. Zwykle wydajemy część, potem resztę, a fakturę wystawiamy na koniec. Program pilnuje wtedy, ile z zamówienia już zrealizowaliśmy, żeby nikt nie wydał tego samego towaru dwa razy ani nie zapomniał o reszcie.
Dwie nowe kolumny na zamówieniu
Otwierając zamówienie, przy każdej pozycji widzimy dwie dodatkowe liczby:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Zrealizowano | ile sztuk już wyszło do klienta |
| Pozostało | ile jeszcze zostało do wydania |
Obie są tylko do odczytu — program wylicza je sam z wydań i faktur. Na fakturze czy paragonie kolumny się nie pokazują, bo tam nie ma czego realizować.
Wydanie towaru z zamówienia
Na liście dokumentów zaznaczamy zamówienie i wybieramy Zamówienie → Wydaj towar z zamówienia. Otworzy się okno z pozycjami, które czekają na wydanie.
W kolumnie Pozostało program proponuje całą brakującą ilość. Jeśli wydajemy tylko część, wpisujemy mniejszą liczbę — resztę wydamy następnym razem. Pozycje wydane w całości nie pokazują się w oknie wcale.
Po zatwierdzeniu program:
- wystawia dokument wydania zewnętrznego (WZ) na wskazane ilości,
- zdejmuje towar ze stanu magazynowego i wycenia rozchód wybraną metodą,
- podnosi wartość w kolumnie Zrealizowano na zamówieniu,
- ustawia status zamówienia: W realizacji przy części, Zrealizowane po komplecie.
Gdy zamówienie zostanie zrealizowane w całości, zwolni się także rezerwacja towaru — nie trzeba pamiętać o niej osobno.
Czego program nie pozwoli zrobić
Nie wydamy więcej, niż zostało. Przy próbie wpisania większej liczby program wyda tylko tyle, ile pozostało do realizacji — inaczej stan magazynu zszedłby za nisko, a zamówienie pokazywałoby realizację ponad zamówioną ilość.
Jeśli towar nie ma pokrycia w magazynie, ta pozycja zostanie pominięta, a program wypisze ją w podsumowaniu. Pozostałe pozycje wyjdą normalnie — jedna brakująca rzecz nie blokuje całej dostawy.
Towar sprzedany prosto z półki
Nie każde zamówienie wymaga osobnego wydania. Jeśli od razu wystawiamy fakturę (Zamówienie → Faktura), ona także zalicza się do realizacji — program rozpozna, że towar z zamówienia został sprzedany.
Gdy najpierw wydamy towar, a dopiero potem wystawimy do niego fakturę, realizacja nie policzy się dwa razy. Faktura opisuje wtedy tę samą dostawę, a nie kolejną.
Faktura proforma i zaliczkowa realizacji nie zmieniają — to dokumenty płatnicze, towar dopiero pojedzie.
Zamówienia do dostawców
Ta sama mechanika działa przy zamówieniach składanych u dostawców. Kolumny Zrealizowano i Pozostało pokazują wtedy, ile z zamówionego towaru faktycznie przyszło — czyli pozwalają kontrolować, czy dostawca wywiązał się z zamówienia.
Zestawienie zamówień niezrealizowanych
W raportach magazynowych doszedł piąty rodzaj: Zamówienia niezrealizowane. Pokazuje pozycje, które wciąż czekają na wydanie, pogrupowane po numerze zamówienia, wraz z liczbą dni od wystawienia i wartością pozostałą do wydania.
Przełącznik Zamówienia do dostawców odwraca kierunek: zamiast tego, co jesteśmy winni klientom, zobaczymy to, czego jeszcze nie dostaliśmy od dostawców. To jest kontrola dostaw.
Zamówienia oznaczone ręcznie jako Zrealizowane nie pojawiają się w zestawieniu, nawet jeśli ilościowo coś zostało. Jeśli klient zrezygnował z reszty i domknęliśmy zamówienie, program tej decyzji nie podważa.
Od oferty do faktury
Pełna ścieżka handlowa wygląda teraz tak:
- Oferta — niezobowiązująca propozycja dla klienta, nie blokuje towaru.
- Zamówienie — klient akceptuje ofertę, wybieramy Oferta → Zamówienie. Od tego momentu towar jest zarezerwowany.
- Wydanie — towar jedzie do klienta, także w kilku dostawach.
- Faktura — rozliczenie sprzedaży.
Każdy krok przenosi pozycje, kontrahenta i magazyn, więc nic nie trzeba przepisywać ręcznie.