KSeF — czym jest i jak działa w programie

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system, przez który przechodzą faktury ustrukturyzowane. Faktura wysłana do KSeF dostaje numer KSeF — unikalny identyfikator nadany przez Ministerstwo Finansów, który jest dowodem wystawienia dokumentu.

Obsługa KSeF działa we wszystkich edycjach programu — START, STANDARD i PRO.

Jak to jest zbudowane

Faktura VAT 2027 nie łączy się z KSeF bezpośrednio. Komunikację prowadzi osobny program KSeF Client, instalowany razem z Fakturą VAT. Podział wygląda tak:

Faktura VAT 2027 — wystawiasz w niej dokumenty i stąd uruchamiasz synchronizację,
KSeF Client — łączy się z serwerami Ministerstwa Finansów, wysyła faktury, pobiera potwierdzenia i faktury zakupowe, przechowuje token autoryzacyjny.

Oba programy wymieniają się plikami w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\. Dzięki temu wysyłka odbywa się w tle i nie blokuje pracy — możesz wystawiać kolejne dokumenty, gdy poprzednie są przetwarzane przez KSeF.

Uwaga: ustawienia połączenia z KSeF (token, środowisko produkcyjne/testowe, tryb pracy) należą do programu KSeF Client i tam się je zmienia. Faktura VAT tylko z nich korzysta.

Wysyłka faktury do KSeF

Wystawiasz dokument tak jak zwykle i zapisujesz go.
Uruchamiasz synchronizację KSeF (menu aplikacji → KSeF → Synchronizacja, albo z listy dokumentów).
Program przekazuje do KSeF Client wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wysłane, i pokazuje okno postępu z listą faktur oraz nadanymi numerami KSeF.
Po zakończeniu numer KSeF i status trafiają do dokumentu i są widoczne na liście.

Jednorazowo wysyłanych jest maksymalnie 50 najstarszych niewysłanych dokumentów — przy większej zaległości uruchom synchronizację kilka razy.

Statusy faktury

Status widać w kolumnie Status KSeF na liście dokumentów:

Status	Znaczenie
(pusty)	dokument nie był jeszcze wysyłany
`wysłana`	faktura przyjęta przez KSeF, ma nadany numer KSeF
`przetwarzana`	KSeF przyjął dokument, ale jeszcze go nie potwierdził — status odświeży się sam
`błąd: …`	KSeF odrzucił dokument; treść błędu wskazuje przyczynę

Program sam odświeża statusy — sprawdza je co kilka minut, więc dokumenty „przetwarzane” zmienią status bez Twojego udziału.

Numer KSeF i kod QR

Po przyjęciu faktury przez KSeF program zapisuje przy dokumencie:

numer KSeF — widoczny na liście dokumentów i na wydruku,
kod QR — prowadzi do strony weryfikacyjnej Ministerstwa Finansów, na której odbiorca może potwierdzić autentyczność faktury.

Faktury zakupowe

KSeF Client pobiera także faktury wystawione na Ciebie przez kontrahentów. Przy synchronizacji trafiają one do programu jako dokumenty zakupu — nie trzeba ich wpisywać ręcznie.

Gdy coś nie zadziała

„Klient KSeF nie jest uruchomiony” — program spróbuje uruchomić KSeF Client sam; jeśli się nie uda, uruchom go ręcznie z menu Start.
Tryb KSeF wyłączony — program zaproponuje otwarcie ustawień KSeF Client. Bez włączonego trybu synchronizacja nic nie wyśle.
Błąd 440 (duplikat) — dokument o tym numerze był już w KSeF. Sprawdź, czy faktura nie ma już nadanego numeru KSeF; ponowna wysyłka tego samego numeru jest blokowana celowo.
Synchronizacja „w toku” mimo braku postępu — trwa poprzednia sesja wysyłki. Odczekaj kilka minut; blokada zwalnia się automatycznie.