Przyjmowanie zakupów z KSeF na magazyn
Faktury zakupowe pobrane z KSeF trafiały dotąd wyłącznie do ewidencji — magazyn o nich nie wiedział, a przyjęcie towaru trzeba było wystawiać ręcznie. Teraz program potrafi zrobić to sam: do zatwierdzonych faktur wystawia dokument PZ, zakłada partię z ceną zakupu i podnosi stan.
Włączamy to w Opcjach magazynu (F12 → Magazyn) dwoma przełącznikami:
Drugi przełącznik jest wyszarzony, dopóki nie zaznaczymy pierwszego — sam wybór, co robić z nowymi towarami, nie miałby czego dotyczyć przy wyłączonym przyjmowaniu.
Nic nie dzieje się bez naszej zgody
Po synchronizacji KSeF, jeśli są jakieś faktury do przyjęcia, program pyta: „Czy przyjąć je teraz na magazyn?”. Odpowiadamy Nie — faktury zostają w ewidencji i nic się nie dzieje. Odpowiadamy Tak — otwiera się okno z listą.
Nawet wtedy dopóki nie klikniemy „Przyjmij zaznaczone”, stan magazynowy się nie zmienia. Zamknięcie okna niczego nie psuje — faktury wrócą przy następnej synchronizacji albo po wybraniu KSeF → Przyjmij zakupy na magazyn… na liście dokumentów.
Pytanie pojawia się raz na całą synchronizację, a nie przy każdej fakturze — nawet gdy pobierzemy ich kilkanaście naraz.
W oknie rozwijamy każdą fakturę i widzimy jej pozycje: nazwę z faktury dostawcy, towar dopasowany z naszej kartoteki, ilość, jednostkę i cenę.
Czego program nie przyjmie na stan
Kolumna Na magazyn mówi wprost, co wejdzie, a co nie i dlaczego:
| Pozycja | Dlaczego nie wchodzi |
|---|---|
| usługa | usługi nie mają stanu magazynowego |
| towar bez ewidencji stanu | kartoteka nie prowadzi ilości |
| faktura nie podaje ilości | bez ilości nie ma czego przyjąć |
| jednostka miary inna niż w kartotece | patrz niżej |
Całe korekty nie wchodzą tą drogą — korekta zmienia ilość w drugą stronę, więc program nie przyjmuje jej jak zwykłego zakupu. Zajmuje się nią osobny mechanizm, opisany w Zwrot towaru z korekty.
Jednostki miary — dlaczego wolimy zapytać
Jeśli dostawca wystawił fakturę w kartonach, a nasza kartoteka prowadzi sztuki, program nie przyjmie takiej pozycji po cichu. Milcząca zamiana „1 karton” na „1 sztukę” zaniżyłaby stan dziesięciokrotnie. Pozycję pokazujemy jako pominiętą, a decyzję zostawiamy nam.
Wyjątkiem są towary z ustawionymi jednostkami pomocniczymi — tam przelicznik jest znany z kartoteki i program użyje go automatycznie.
Skąd program wie, o który towar chodzi
Dostawca nazywa towary po swojemu. Program dopasowuje je w kolejności od najpewniejszego tropu:
- zapamiętane powiązanie — to, co raz wskazaliśmy dla tego dostawcy,
- kod kreskowy (GTIN) z faktury,
- indeks dostawcy,
- nazwa — dokładna, a potem z pominięciem wielkości liter i spacji.
Kolumna Źródło dopasowania mówi wprost, którą drogą program trafił — dzięki temu wiadomo, czemu ufać: trafienie po kodzie kreskowym jest pewne, trafienie po samej nazwie warto sprawdzić wzrokiem. Przy fakturach pobranych przed wprowadzeniem tej kolumny pozostaje ona pusta.
Powiązania zapamiętują się same: gdy raz przypiszemy towar dostawcy do naszej kartoteki, kolejne faktury od niego trafią w to samo miejsce — nawet jeśli dostawca zmieni nazwę.
Nowe towary
Gdy towaru nie ma w kartotece, program zakłada nową kartę. Domyślnie nie prowadzi ona ewidencji stanu, więc taki towar nie wejdzie na magazyn — chroni to kartotekę przed zaśmieceniem, bo każda literówka dostawcy tworzy nową pozycję.
Jeśli mamy stałych dostawców i ufamy ich nazewnictwu, włączamy opcję „Nowym towarom z KSeF włączaj ewidencję stanu” — wtedy nowe karty od razu wchodzą na stan.
Do którego magazynu trafia towar
Do magazynu oznaczonego jako domyślny w liście magazynów. Jeśli żaden nie jest domyślny, faktura pokaże się na liście z informacją o blokadzie, ale nie zostanie przyjęta.
Czego nie musimy pilnować
- Faktura nie wejdzie na stan dwa razy. Program pamięta, że wystawił już PZ, więc powtórna synchronizacja czy ponowne kliknięcie niczego nie zdublują.
- Błąd magazynu nie psuje importu. Faktura zostaje w ewidencji, a przyjęcie możemy powtórzyć później.
- Wyłączona opcja = zachowanie jak dawniej — żadnych okien, żadnych ruchów na stanie.