Przyjmowanie zakupów z KSeF na magazyn

Przyjmowanie zakupów z KSeF na magazyn

Faktury zakupowe pobrane z KSeF trafiały dotąd wyłącznie do ewidencji — magazyn o nich nie wiedział, a przyjęcie towaru trzeba było wystawiać ręcznie. Teraz program potrafi zrobić to sam: do zatwierdzonych faktur wystawia dokument PZ, zakłada partię z ceną zakupu i podnosi stan.

Włączamy to w Opcjach magazynu (F12 → Magazyn) dwoma przełącznikami:

Drugi przełącznik jest wyszarzony, dopóki nie zaznaczymy pierwszego — sam wybór, co robić z nowymi towarami, nie miałby czego dotyczyć przy wyłączonym przyjmowaniu.

Nic nie dzieje się bez naszej zgody

Po synchronizacji KSeF, jeśli są jakieś faktury do przyjęcia, program pyta: „Czy przyjąć je teraz na magazyn?”. Odpowiadamy Nie — faktury zostają w ewidencji i nic się nie dzieje. Odpowiadamy Tak — otwiera się okno z listą.

Nawet wtedy dopóki nie klikniemy „Przyjmij zaznaczone”, stan magazynowy się nie zmienia. Zamknięcie okna niczego nie psuje — faktury wrócą przy następnej synchronizacji albo po wybraniu KSeF → Przyjmij zakupy na magazyn… na liście dokumentów. Polecenie znajdziemy w menu pod przyciskiem w lewym górnym rogu okna „Lista dokumentów” (ikona obok nazwy okna), a od wersji 27.6.308 także pod prawym przyciskiem myszy na liście dokumentów. Z tego samego miejsca przyjmujemy faktury pobrane wcześniej — także przed włączeniem opcji.

Pytanie pojawia się raz na całą synchronizację, a nie przy każdej fakturze — nawet gdy pobierzemy ich kilkanaście naraz.

W oknie rozwijamy każdą fakturę i widzimy jej pozycje: nazwę z faktury dostawcy, towar dopasowany z naszej kartoteki, ilość, jednostkę i cenę.

Czego program nie przyjmie na stan

Kolumna Na magazyn mówi wprost, co wejdzie, a co nie i dlaczego:

Pozycja	Dlaczego nie wchodzi
usługa	usługi nie mają stanu magazynowego
towar bez ewidencji stanu	kartoteka nie prowadzi ilości
faktura nie podaje ilości	bez ilości nie ma czego przyjąć
jednostka miary inna niż w kartotece	patrz niżej

Faktura, której żadna pozycja nie wejdzie na stan, w ogóle nie trafia do okna — z jednym wyjątkiem opisanym niżej: towarami bez ewidencji stanu. Faktura za same usługi to zwykła faktura kosztowa i nie ma czego przyjmować.

Towary bez ewidencji stanu — „Włącz ewidencję stanu”

Najczęstszy powód, dla którego faktury nie wchodzą na magazyn: ich towary w kartotece nie prowadzą ewidencji stanu. Tak jest z towarami założonymi przy imporcie z KSeF przed włączeniem opcji „Nowym towarom z KSeF włączaj ewidencję stanu” (patrz Nowe towary) oraz z towarami z faktur przeniesionych z programu Faktura VAT 2026, których nie było w cenniku.

Takie faktury okno pokazuje i od razu je rozwija — nad listą widzimy komunikat „Faktury z towarami bez ewidencji stanu: …”, a przy pozycjach powód towar bez ewidencji stanu i pole w kolumnie Włącz ewidencję (zrzut na górze strony). Wystarczy:

1. w kolumnie Włącz ewidencję zaznaczyć towary, które mają prowadzić stan magazynowy — pola są domyślnie puste, bo na fakturze bywają też koszty założone jako towar (np. koszty transportu), które na magazyn trafić nie powinny,
2. kliknąć Włącz ewidencję stanu i potwierdzić pytanie — program włącza ewidencję tylko zaznaczonym towarom, a lista odświeża się sama,
3. zaznaczyć faktury w kolumnie Przyjmij i kliknąć Przyjmij zaznaczone — program wystawi PZ i podniesie stan.

Usług, pozycji z inną jednostką miary ani pozycji bez towaru przycisk nie zmienia. Towar, który był ukryty w cenniku (import przy wyłączonej opcji „Automatycznie dodawaj nowe towary do cennika”), po włączeniu ewidencji wraca do cennika — towar ze stanem magazynowym musi być widoczny. Ewidencję możemy w każdej chwili wyłączyć na karcie towaru (pole Ewidencja Stanu).

Całe korekty nie wchodzą tą drogą — korekta zmienia ilość w drugą stronę, więc program nie przyjmuje jej jak zwykłego zakupu. Zajmuje się nią osobny mechanizm, opisany w Zwrot towaru z korekty.

Jednostki miary — dlaczego wolimy zapytać

Jeśli dostawca wystawił fakturę w kartonach, a nasza kartoteka prowadzi sztuki, program nie przyjmie takiej pozycji po cichu. Milcząca zamiana „1 karton” na „1 sztukę” zaniżyłaby stan dziesięciokrotnie. Pozycję pokazujemy jako pominiętą, a decyzję zostawiamy nam.

Wyjątkiem są towary z ustawionymi jednostkami pomocniczymi — tam przelicznik jest znany z kartoteki i program użyje go automatycznie.

Skąd program wie, o który towar chodzi

Dostawca nazywa towary po swojemu. Program dopasowuje je w kolejności od najpewniejszego tropu:

1. zapamiętane powiązanie — to, co raz wskazaliśmy dla tego dostawcy,
2. kod kreskowy (GTIN) z faktury,
3. indeks dostawcy,
4. nazwa — dokładna, a potem z pominięciem wielkości liter i spacji.

Kolumna Źródło dopasowania mówi wprost, którą drogą program trafił — dzięki temu wiadomo, czemu ufać: trafienie po kodzie kreskowym jest pewne, trafienie po samej nazwie warto sprawdzić wzrokiem. Przy fakturach pobranych przed wprowadzeniem tej kolumny pozostaje ona pusta.

Powiązania zapamiętują się same: gdy raz przypiszemy towar dostawcy do naszej kartoteki, kolejne faktury od niego trafią w to samo miejsce — nawet jeśli dostawca zmieni nazwę.

Nowe towary

Gdy towaru nie ma w kartotece, program zakłada nową kartę. Domyślnie nie prowadzi ona ewidencji stanu, więc taki towar nie wejdzie na magazyn — chroni to kartotekę przed zaśmieceniem, bo każda literówka dostawcy tworzy nową pozycję.

Jeśli mamy stałych dostawców i ufamy ich nazewnictwu, włączamy opcję „Nowym towarom z KSeF włączaj ewidencję stanu” — wtedy nowe karty od razu wchodzą na stan.

Opcja działa tylko dla towarów zakładanych po jej włączeniu — nie zmienia kart, które już są w kartotece. Towary z faktur pobranych wcześniej włączamy przyciskiem Włącz ewidencję stanu w oknie przyjęcia (patrz sekcja „Towary bez ewidencji stanu” wyżej) albo pojedynczo na karcie towaru.

Co przyjęcie zapisuje na karcie towaru

Razem z dokumentem PZ program uzupełnia kartotekę przyjętego towaru:

• cenę zakupu — cenę z faktury (po rabacie, przeliczoną na złote i na jednostkę podstawową),
• numer faktury zakupu, dostawcę i datę przyjścia.

Te dane widzimy od razu w Cenniku w kolumnach Cena zakupu, Nr faktury zakupu, Dostawca i Data przyjścia, a cenę także na karcie towaru w zakładce Ceny zakupu. Otwarta lista towarów odświeża się sama — nowy stan i cenę widać bez zamykania okna.

Liczy się najnowsza faktura wg daty, a nie kolejność klikania: gdy przyjmujemy hurtem faktury z kilku miesięcy, starsza nie nadpisze ceny z nowszej. Przyjęcie zmienia tylko cenę zakupu — cen sprzedaży (poziomy A, B, C) nie rusza.

Towarom przyjętym wcześniej, które nie mają wpisanej ceny zakupu, program uzupełnia ją sam przy uruchomieniu — z ostatniego przyjęcia. Ceny wpisanej ręcznie nie zmienia.

Do którego magazynu trafia towar

Do magazynu oznaczonego jako domyślny w liście magazynów. Jeśli żaden nie jest domyślny, faktura pokaże się na liście z informacją o blokadzie, ale nie zostanie przyjęta.

Czego nie musimy pilnować

• Faktura nie wejdzie na stan dwa razy. Program pamięta, że wystawił już PZ, więc powtórna synchronizacja czy ponowne kliknięcie niczego nie zdublują.
• Błąd magazynu nie psuje importu. Faktura zostaje w ewidencji, a przyjęcie możemy powtórzyć później.
• Wyłączona opcja = zachowanie jak dawniej — żadnych okien, żadnych ruchów na stanie.