Ustawienia poczty (SMTP)
Program potrafi wysyłać faktury i wezwania prosto do klienta. Zanim to zadziała, trzeba wskazać, którędy poczta ma wychodzić. Ustawienia są w Konfiguracji programu (F12) → SMTP → Ustawienia SMTP.
Dwa sposoby wysyłania
| Sposób | Kiedy wybrać |
|---|---|
| Wbudowany moduł w programie | program łączy się z serwerem poczty samodzielnie — wymaga danych SMTP |
| Program pocztowy w komputerze | wiadomość otwiera się w Outlooku, Thunderbirdzie itp., a wysyłamy ją ręcznie |
Wariant z programem pocztowym nie wymaga żadnej konfiguracji i zostawia kopię w folderze „Wysłane” naszego programu pocztowego. Wariant wbudowany jest wygodniejszy przy wysyłce seryjnej, bo nie otwiera okna dla każdej faktury.
Dane serwera
Pola aktywne po wybraniu wbudowanego modułu:
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Konfiguracja | gotowe ustawienia popularnych dostawców albo własna |
| Adres e-mail | skrzynka, z której wychodzą faktury |
| Nazwa nadawcy | nazwa widoczna u odbiorcy — zwykle nazwa firmy |
| Serwer SMTP | adres serwera poczty wychodzącej |
| Port SMTP i Szyfrowanie | zwykle 587 z TLS albo 465 z SSL |
| Login SMTP, Hasło SMTP | dane logowania do skrzynki |
| Uwierzytelnienie | zaznaczamy, gdy serwer wymaga logowania (prawie zawsze) |
Wybór gotowej konfiguracji z listy wypełnia serwer, port i szyfrowanie automatycznie — zostają dane logowania.
Przycisk Test ustawień wysyła wiadomość próbną. Warto go użyć przed pierwszą wysyłką do klienta.
Wiele skrzynek wymaga dziś hasła aplikacji zamiast zwykłego hasła do poczty. Jeśli test kończy się błędem logowania mimo poprawnych danych, sprawdź to w ustawieniach swojej skrzynki.
Opcje wysyłki
- Kopię maila wyślij do (UDW) — adres, na który trafia ukryta kopia każdej wiadomości. Wygodne, gdy chcemy mieć archiwum wysyłek poza programem.
- Ustaw treść wiadomości dla typów dokumentów — odnośnik do szablonów e-mail, gdzie ustalamy temat i treść osobno dla faktury, wezwania czy oferty.
- Bierz maila tylko z faktury — przy wysyłce program użyje adresu zapisanego na dokumencie, a nie aktualnego z kartoteki klienta. Przydatne, gdy klient zmienił adres, a stare faktury mają iść na poprzedni.
Przypomnienia o płatnościach
W tym samym miejscu ustawiamy automatyczne przypomnienia o zaległościach:
- Włącz przypomnienia — uruchamia mechanizm,
- Dni do przeterminowania dokumentu — po ilu dniach dokument uznajemy za zaległy (domyślnie 7),
- Wezwanie po (dni) — próg drugiego stopnia (domyślnie 21),
- Ostateczne po (dni) — próg trzeciego stopnia (domyślnie 45).
Progi decydują, który stopień pisma program zaproponuje przy danym opóźnieniu.