Program do faktur dla firm transportowych —
fracht, spedycja, kilometrówka
Prowadzisz transport drogowy, spedycję albo jeździsz jako przewoźnik na własnych zleceniach? Faktura VAT 2026 to program do faktur dla firmy transportowej — od 89 zł rocznie, bez miesięcznego abonamentu, działa na laptopie w trasie także bez internetu.
Wystawisz fakturę za fracht z numerem zlecenia i trasą, rozliczysz stałych zleceniodawców fakturą cykliczną, a przejazdy zapiszesz w kilometrówce. Do tego KSeF 2.0, JPK_V7M i bezpłatna pomoc techniczna.
Dla jakiej firmy transportowej jest ten program?
Program sprawdza się wszędzie tam, gdzie fakturą rozlicza się wykonany kurs, ładunek lub usługę przewozową — niezależnie od tego, czy jeździsz jednym busem, czy zarządzasz flotą. Najczęściej korzystają z niego:
- Przewoźnicy drogowi — transport krajowy i międzynarodowy towarów
- Firmy kurierskie i busy dostawcze — przesyłki, transport paczek, dostawy na trasie
- Spedytorzy — organizacja transportu, podzlecanie przewoźnikom
- Transport ponadgabarytowy i specjalistyczny — maszyny, konstrukcje, chłodnie
- Firmy przeprowadzkowe — transport z usługą załadunku i rozładunku
- Transport osób — przewozy pracownicze, wynajem busów, transfery
- Usługi sprzętem — laweta, wywrotka, dźwig, transport materiałów sypkich
Jeśli wystawiasz faktury za wykonane kursy — ten program jest dla Ciebie. Nie musisz znać się na komputerach: interfejs jest prosty, a do każdej licencji dołączona jest bezpłatna pomoc techniczna. Zobacz też, jak działa prosty program do faktur.
Co przyda się w transporcie
- Faktury za fracht z numerem zlecenia
- Transport krajowy i międzynarodowy
- Stawki 23%, 0% i odwrotne obciążenie
- Faktury walutowe (EUR) — STANDARD
- Faktury cykliczne — STANDARD
- Kilometrówka — PRO
- KSeF 2.0 — e-faktury
- JPK_V7M do urzędu skarbowego
- Praca offline — w trasie
- Bezpłatna pomoc techniczna
Faktura za usługę transportową — co powinna zawierać?
Faktura za transport zawiera te same obowiązkowe elementy co każda inna faktura VAT, ale w praktyce branżowej dokłada się do niej dane, które pozwalają powiązać dokument z konkretnym zleceniem. Bez nich rozliczenie ze zleceniodawcą potrafi się przeciągać tygodniami.
Elementy obowiązkowe:
- Data wystawienia i numer faktury w kolejności chronologicznej
- Dane przewoźnika — nazwa firmy, adres, NIP
- Dane zleceniodawcy — nazwa, adres, NIP (lub VAT UE przy kontrahencie zagranicznym)
- Data wykonania usługi — dzień zakończenia przewozu
- Nazwa usługi — np. „Usługa transportowa Warszawa–Berlin"
- Kwota netto, stawka i kwota VAT, brutto
- Termin i sposób płatności — w transporcie często 30–60 dni
- Adnotacje szczególne — np. „odwrotne obciążenie" przy usłudze dla firmy z UE
Co warto dopisać w transporcie:
Numer zlecenia transportowego
Zleceniodawcy i spedycje rozliczają faktury po numerze zlecenia. Wpisz go w nazwie pozycji
lub w uwagach — np. „Usługa transportowa, zlecenie nr 145/2026". Faktura bez numeru zlecenia
bardzo często wraca do korekty albo czeka w dziale rozliczeń.
Trasa i numer rejestracyjny pojazdu
Relacja (miasto załadunku – miasto rozładunku) i numer rejestracyjny ciągnika pozwalają
jednoznacznie powiązać fakturę z listem przewozowym CMR. To także Twoje zabezpieczenie
przy ewentualnym sporze o wykonanie usługi.
Termin płatności i odsetki
W transporcie standardem bywa 30, 45, a nawet 60 dni. Program pilnuje terminów płatności
i pokazuje faktury przeterminowane, więc od razu widzisz, który zleceniodawca zalega.
KSeF od 2026 roku
Faktury B2B trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura VAT 2026 wysyła je bezpośrednio
z programu — także zbiorczo, po powrocie z trasy. Szczegóły: program do faktur z KSeF.
Funkcje, które realnie skracają rozliczenia w transporcie
Firma transportowa wystawia dużo faktur o powtarzalnej treści, do tych samych zleceniodawców, często z opóźnionym terminem płatności. Poniższe funkcje są odpowiedzią właśnie na taką pracę.
Faktury cykliczne dla stałych zleceniodawców
Obsługujesz co miesiąc tę samą spedycję lub producenta? Ustawiasz szablon raz, a program przypomina o kolejnym okresie i generuje fakturę na jego podstawie. Poprawiasz tylko kwotę i wykaz kursów. Funkcja dostępna od wersji STANDARD — zobacz faktury cykliczne.
Faktury walutowe i kontrahenci z UE
Przy transporcie międzynarodowym wystawisz fakturę w euro, z kursem NBP i adnotacją o odwrotnym obciążeniu dla nabywcy z UE. Program obsługuje numer VAT UE kontrahenta i stawki 0% oraz NP. Więcej: faktury walutowe.
Kilometrówka — ewidencja przebiegu pojazdu
W wersji PRO prowadzisz ewidencję przejazdów: data, trasa, cel wyjazdu i liczba kilometrów. Przydaje się przy pojazdach rozliczanych na podstawie przebiegu oraz przy udokumentowaniu wykorzystania samochodu w działalności.
Kontrola terminów płatności
Zestawienie należności pokazuje, które faktury są już po terminie i który zleceniodawca zalega najdłużej. Przy 60-dniowych terminach płatności to podstawowe narzędzie pilnowania płynności firmy transportowej.
Praca offline — faktura w trasie
Program działa na laptopie bez internetu. Wystawisz fakturę na parkingu, w bazie albo u zleceniodawcy, a do KSeF wyślesz ją, gdy wrócisz w zasięg. Zobacz program do faktur offline.
KPiR i rozliczenie kosztów
Wersja PRO zawiera Małą Księgowość (KPiR) — zapiszesz w niej koszty paliwa, opłat drogowych, napraw i leasingu obok przychodów z faktur. Zobacz program do faktur z KPiR.
Która wersja dla firmy transportowej?
Jednoosobowa firma transportowa zwykle wystarczająco obsłuży się wersją START. Przy stałych zleceniodawcach i transporcie międzynarodowym warto wybrać STANDARD, a przy kilometrówce i księgowości — PRO.
START
Dla przewoźnika na własnym busie lub ciągniku — jedna firma, faktury krajowe.
- Faktury VAT, bez VAT, rachunki
- Faktury za fracht z numerem zlecenia
- KSeF 2.0 — e-faktury
- JPK_V7M
- Baza kontrahentów + dane z GUS
- Kontrola terminów płatności
- Praca offline
- Bezpłatna pomoc techniczna
- Faktury cykliczne
- Faktury walutowe
- Kilometrówka
STANDARD
Dla firmy ze stałymi zleceniodawcami i transportem międzynarodowym.
- Wszystko z wersji START
- Faktury cykliczne dla stałych zleceniodawców
- Faktury walutowe (EUR) z kursem NBP
- Obsługa wielu firm w jednym programie
- Druki pocztowe
- Kilometrówka
- Mała Księgowość (KPiR)
- Magazyn i CRM
PRO
Dla firmy z flotą, kilometrówką i własną księgowością.
- Wszystko z wersji STANDARD
- Kilometrówka — ewidencja przebiegu
- Mała Księgowość (KPiR)
- CRM — zarządzanie zleceniodawcami
- Magazyn i gospodarka towarowa
- Raporty i statystyki
- Kalendarz i organizer
Wszystkie ceny netto, + 23% VAT. Nie wiesz, która wersja dla Ciebie? Pobierz demo i przetestuj przez 31 dni. Pełne zestawienie funkcji znajdziesz w cenniku.
Bez abonamentu — koszt, który znasz z góry
Faktura VAT 2026 — program na komputer
- Jedna opłata w roku, bez miesięcznych rat
- Działa w trasie bez internetu
- Dane faktur zostają na Twoim komputerze
- Bezpłatna pomoc techniczna przez telefon
- Darmowe aktualizacje przepisów przez rok
- Działa też na starszym laptopie (Windows 7+)
- Po zakończeniu licencji nadal masz dostęp do wystawionych faktur
Aplikacje w chmurze — typowe wady w transporcie
- Brak zasięgu w trasie = brak dostępu do faktur
- Opłata co miesiąc, także w słabszym sezonie
- Dane na serwerach zewnętrznej firmy
- Pomoc techniczna przez tickety i boty
- Cena potrafi wzrosnąć w trakcie korzystania
- Po rezygnacji z abonamentu tracisz dostęp
- Limity liczby faktur w tańszych pakietach
Sprawdź sam — demo działa 31 dni bez ograniczeń funkcji.
Pobierz bezpłatne demoNajczęstsze pytania firm transportowych
Jak wystawić fakturę za usługę transportową?
Dodajesz pozycję z nazwą usługi — na przykład „Usługa transportowa na trasie Warszawa–Berlin, zlecenie nr 145/2026". Wpisujesz kwotę frachtu i stawkę VAT, a program liczy netto, VAT i brutto. Warto wpisać numer zlecenia i trasę — dzięki temu zleceniodawca od razu wie, której frachtówki dotyczy faktura. Powtarzalne usługi zapisujesz w bazie i przy kolejnej fakturze wybierasz z listy.
Jaka stawka VAT na usługi transportowe?
Transport krajowy towarów objęty jest zasadniczo stawką 23% VAT. Transport międzynarodowy towarów może korzystać ze stawki 0% po spełnieniu warunków dokumentacyjnych z art. 83 ustawy o VAT (m.in. list przewozowy potwierdzający przekroczenie granicy). Przy usłudze dla kontrahenta z innego kraju UE zwykle stosuje się odwrotne obciążenie — podatek rozlicza nabywca, a na fakturze pojawia się odpowiednia adnotacja. Program obsługuje wszystkie te warianty; stawkę właściwą dla swoich tras potwierdź z księgowym.
Czy program obsługuje faktury cykliczne dla stałych zleceniodawców?
Tak, w wersji STANDARD i PRO. Ustawiasz szablon faktury raz, a program przypomina o kolejnym okresie rozliczeniowym i generuje na jego podstawie nowy dokument. Przy comiesięcznym rozliczaniu tej samej spedycji oszczędza to kilkanaście minut na każdym kontrahencie.
Czy program liczy kilometrówkę?
Tak — ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w wersji PRO. Zapisujesz datę, trasę, cel wyjazdu i liczbę kilometrów. Jeśli rozliczasz pojazdy wyłącznie przez koszty paliwa i leasing, kilometrówka nie jest potrzebna i wystarczy wersja STANDARD.
Czy program działa w trasie, bez internetu?
Tak. Program jest instalowany na komputerze i działa w pełni offline — wystawisz fakturę na laptopie bez zasięgu. Internet potrzebny jest do rejestracji licencji, pobierania danych kontrahenta z GUS i wysyłki faktur do KSeF. Dokumenty wystawione w trasie wyślesz zbiorczo po powrocie w zasięg sieci.
Ile kosztuje program do faktur dla firmy transportowej?
Wersja START kosztuje 89 zł netto rocznie, STANDARD 129 zł, a PRO 219 zł (ceny netto, plus VAT 23%). To opłata raz w roku, bez miesięcznych abonamentów. Dla jednoosobowej firmy transportowej wystarcza zwykle START; przy stałych zleceniodawcach i fakturach cyklicznych warto wybrać STANDARD, a przy kilometrówce i KPiR — PRO.
Zobacz też
Rozlicz transport szybciej niż dotąd
Pobierz bezpłatne demo Faktura VAT 2026 i przez 31 dni sprawdź, jak wystawia się faktury za fracht, faktury cykliczne i rozliczenia z zagranicznymi zleceniodawcami. Bez rejestracji, bez karty kredytowej.
Masz pytania? Zadzwoń lub napisz — bezpłatna pomoc techniczna czeka na Twój kontakt. Dane znajdziesz na stronie rafsoft.net.