Aktualne porównanie — październik 2026

Porównanie programów KSeF 2026 — 8 polskich rozwiązań

Wybór programu KSeF zależy od Twojego scenariusza. Porównujemy 8 najpopularniejszych polskich programów — od planów darmowych do pełnych pakietów księgowych. Z disclosure: jesteśmy producentem RAFSOFT, polecamy uczciwie też konkurencję.

📋 Disclosure: Jesteśmy firmą RAFSOFT, producentem Mobilnej Faktury i Faktury VAT 2026. Mamy konflikt interesów w tym porównaniu — ale staramy się być uczciwi. W każdej kategorii wskazujemy kto realnie wygrywa, nawet gdy to nie my. Dane z oficjalnych cenników sprawdzone 26 października 2026, ceny netto przy rozliczeniu rocznym.

Tabela porównawcza

Program Plan Free Plan podstawowy Plan z księgowością KSeF Mobile Najlepszy dla
Mobilna Faktura RAFSOFT ✓ 3/mies. 59 zł/rok 259 zł/rok (Max) ✓ wszystkie plany ✓ iOS/Android JDG, mała firma
Faktura VAT 2026 RAFSOFT — desktop 31-dniowy trial 89 zł/rok 219 zł/rok (PRO) ✓ wszystkie wersje Tylko Windows Desktop, offline
Fakturownia 600k userów ✓ 3/mies. (Micro) 150 zł/rok (Start 12,49/mies.) brak (tylko fakturowanie) ✓ wszystkie plany ✓ najlepszy mobile Mobile-first
wFirma SaaS z księgowością 30 dni trial 300 zł/rok (25/mies.) 720 zł/rok (60/mies.) ✓ ✓ Pełna księgowość, biura
iFirma SaaS z księgowością ✓ 3/mies. 150 zł/rok (Faktura+ 12,50/mies.) 588 zł/rok (49/mies.) ✓ ✓ Mikrofirma na ryczałcie
Faktura.pl 500k userów 30 dni trial 300 zł/rok (Basic 24,99/mies.) 780 zł/rok (Premium 64,99/mies.) ✓ za 0 zł ✓ iOS/Android E-commerce z bramkami
FakturaXL Plan Free 10/mies. ✓ 10/mies. 120 zł/rok (9,99/mies.) brak (tylko fakturowanie) ✓ Tylko web Większy plan free
Subiekt GT InsERT — desktop brak 1 045 zł (3 stanowiska) + Abonament 619 zł/rok + Rachmistrz (osobno) + InsPunkty 300 zł/1000 op. Tylko Windows Średnia firma, ERP-lite

Najlepszy program KSeF — wg scenariusza

🎯 JDG / freelancer / mikrofirma

Wystawiasz do 3 faktur/mies.: Mobilna Faktura Free (RAFSOFT) lub Fakturownia Micro — oba 0 zł z KSeF.

Wystawiasz 3-10 faktur/mies.: FakturaXL Free (10 faktur w darmowym planie).

Wystawiasz 10+ faktur/mies.: Mobilna Faktura Mini (59 zł/rok) lub Faktura VAT 2026 START (89 zł/rok) — bez limitu.

🎯 Mała firma z magazynem

Magazyn + e-commerce (BaseLinker, Allegro): Faktura VAT 2026 PRO (RAFSOFT, 219 zł/rok) — desktop z pełnym magazynem i integracjami w cenie.

Magazyn + księgowość online: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — SaaS z magazynem, KPiR i OCR faktur kosztowych.

🎯 Firma z biurem rachunkowym

Sam wystawiasz, biuro księguje: Mobilna Faktura Mini (59 zł/rok) lub Faktura VAT 2026 STANDARD (149 zł/rok). Eksport do Rewizora GT lub uniwersalny CSV/XML.

Księgowy pracuje przez panel SaaS zdalnie: wFirma (od 25 zł/mies.) — dedykowany panel dla biur rachunkowych.

🎯 E-commerce / sklep online

Wiele bramek płatności (PayU, BLIK, PayPal): Faktura.pl Premium (64,99 zł/mies. przy rozliczeniu rocznym) — najsilniejsza integracja płatności.

BaseLinker / Allegro / WooCommerce z magazynem: Faktura VAT 2026 PRO — wbudowane integracje w cenie.

🎯 Średnia firma (10-50 prac.)

Pełna ERP-lite z magazynem i CRM: Subiekt GT (1 045 zł + Abonament + InsPunkty + Rachmistrz). Realny lider segmentu, sieć wdrożeniowców.

Tańsza alternatywa dla typowej średniej firmy: Faktura VAT 2026 PRO (219 zł/rok) — pokrywa 80% potrzeb Subiekta.

🎯 Pełna księgowość samodzielnie

Ryczałt: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — KPiR + ewidencja przychodów + KSeF.

VAT + zatrudniasz pracowników: wFirma (księgowość 60 zł/mies., kadry jako osobny moduł) lub iFirma (49 zł/mies.) — księgowość, kadry, deklaracje ZUS/PIT.

5 kryteriów wyboru programu KSeF

1

Czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy księgowości?

Największe rozwidlenie. Samo fakturowanie + KSeF + JPK = 89 zł (licencja roczna) lub 120–300 zł/rok (abonament). Księgowość online (KPiR, ryczałt, deklaracje) = 479–720 zł/rok. Jeśli masz biuro rachunkowe, druga kategoria to płacenie za nieużywane funkcje.

2

Desktop czy SaaS (chmura)?

Desktop (Faktura VAT 2026, Subiekt GT): dane lokalnie, praca offline, jednorazowa licencja roczna. SaaS (Fakturownia, wFirma, Faktura.pl, Mobilna Faktura): mobilność, wiele urządzeń, automatyczne aktualizacje. Wybór zależy od Twojego stylu pracy — jeśli pracujesz głównie na 1 komputerze, desktop wygrywa kosztem; jeśli wystawiasz z różnych miejsc, SaaS.

3

Roczna licencja czy miesięczny abonament?

W długim okresie różnica jest gigantyczna. Roczna licencja typu RAFSOFT (89-219 zł/rok) przez 5 lat = 445-1 095 zł. Abonament typu wFirma przez 5 lat: samo fakturowanie (25 zł/mies.) = 1 500 zł, z księgowością (60 zł/mies.) = 3 600 zł. Miesięczny abonament jest wygodniejszy gdy chcesz łatwo zrezygnować.

4

Liczba faktur miesięcznie

Wystawiasz <3/mies. → plan darmowy wystarczy (Mobilna Faktura Free, Fakturownia Micro, iFirma). Wystawiasz 3-10/mies. → FakturaXL (10 dokumentów za darmo) lub licencja 89 zł/rok. Wystawiasz 10+ → plan płatny bez limitu (89–300 zł/rok). Plany premium (z księgowością, kadrami) — dopiero gdy realnie potrzebujesz tych funkcji.

5

Częstotliwość aktualizacji programu

Polskie prawo podatkowe zmienia się kilka razy w roku — KSeF, JPK, kody GTU, schematy XML. SaaS aktualizują automatycznie. Wersje desktop sprawdź czy aktualizacje są w cenie licencji rocznej (powinny być). Stare wersje programów odmawiają wysyłki faktur do KSeF gdy schemat XML się zmieni.

A co z aplikacją Podatnika KSeF od MF?

Ministerstwo Finansów udostępnia darmową Aplikację Podatnika KSeF — w przeglądarce i mobilnej (iOS/Android). Działa, jest darmowa, ma KSeF z definicji.

Dla kogo jest: firmy które wystawiają bardzo mało faktur i nie potrzebują dodatkowych funkcji typu kontrahenci, cennik, raporty, integracje. Aplikacja MF to "minimum minimum" — wystawisz fakturę, wyślesz, koniec.

Dla kogo NIE jest: firm wystawiających kilkanaście+ faktur miesięcznie, potrzebujących bazy kontrahentów, cennika, JPK, magazynu, integracji bankowych, fakturowania cyklicznego. Tych funkcji aplikacja MF nie ma. Dla większości firm w Polsce — programy komercyjne (z planami od 0 zł) są wygodniejsze.

Wypróbuj produkty RAFSOFT

Mobilna Faktura ma plan darmowy z KSeF, Faktura VAT 2026 ma 31-dniową wersję testową. Sprawdź który styl pracy odpowiada Ci bardziej.

Mobilna Faktura — załóż Free Pobierz wersję testową desktop

Najczęstsze pytania

Jaki najlepszy program KSeF 2026?
Nie ma jednego 'najlepszego' — wybór zależy od scenariusza. Dla JDG/mikrofirmy: Mobilna Faktura Free (0 zł, 3 faktury/mies.) lub Mini (59 zł/rok). Dla małej firmy z księgowym przez panel: wFirma (od 25 zł/mies. samo fakturowanie). Dla średniej firmy z magazynem: Faktura VAT 2026 PRO (219 zł/rok, desktop) lub Subiekt GT (1 045 zł licencji + Abonament + InsPunkty). Dla e-commerce z wieloma bramkami płatności: Faktura.pl Premium (64,99 zł/mies. przy rozliczeniu rocznym). KSeF jest dziś standardem we wszystkich poważnych programach — to nie jest czynnik różnicujący.

Czy są darmowe programy KSeF?
Tak. Bezpłatne plany z wystawianiem faktur w KSeF 2.0: Mobilna Faktura Free (do 3 faktur/mies.), Fakturownia Micro (3 faktury/mies.), iFirma (do 3 faktur/mies.), FakturaXL (do 10 dokumentów/mies.). Faktura.pl ma 30-dniowy okres próbny, a jej darmowy plan tylko pobiera faktury z KSeF. Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów jest bezpłatna, z podstawowymi funkcjami. Dla wielu JDG plan darmowy wystarcza.

KSeF Fakturownia czy wFirma?
To dwa różne produkty. Fakturownia (od 12,49 zł/mies. w planie Start) to dojrzały SaaS do fakturowania z ponad 600 tys. użytkowników i dobrą aplikacją mobilną, bez pełnej księgowości. wFirma (25 zł/mies. samo fakturowanie, 60 zł/mies. z księgowością, 139 zł/mies. pełna księgowość) to kompleksowy SaaS z księgowością, kadrami, magazynem i panelem dla biur rachunkowych. Fakturownia — jeśli potrzebujesz tylko fakturowania; wFirma — jeśli księgowości online lub współpracy z biurem przez panel.

Ile kosztuje program KSeF rocznie?
Od 0 zł do ponad 1 045 zł, zależnie od programu i planu (ceny netto). Plany darmowe z limitem 3–10 faktur/mies.: 0 zł. Roczna licencja RAFSOFT: od 89 zł. Abonament za samo fakturowanie (Fakturownia, iFirma, FakturaXL, Faktura.pl, wFirma): 120–300 zł/rok. Plany z księgowością (inFakt, iFirma, wFirma): 479–720 zł/rok. Subiekt GT: 1 045 zł licencji + Abonament 499–619 zł/rok. KSeF jest w cenie u wszystkich, z wyjątkiem Subiekta GT (InsPunkty, 300 zł za 1000 operacji).

Czy program KSeF Windows desktop jest dostępny?
Tak, ale to rzadkość — większość konkurencji to SaaS w przeglądarce. Programy desktop z KSeF: Faktura VAT 2026 (RAFSOFT, 89-219 zł/rok), Subiekt GT (InsERT, 1 045 zł + Abonament od 499 zł/rok), Streamsoft Ewa, Sage Symfonia. Zalety: praca offline, dane lokalnie, brak zależności od chmury. Wady: tylko Windows, kopie zapasowe trzeba robić samodzielnie.

Co brać pod uwagę przy wyborze programu KSeF?
Pięć kryteriów: 1. Czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy też księgowości (samo fakturowanie od 89 zł rocznie, księgowość online 479–720 zł/rok). 2. Desktop czy SaaS (lokalność danych vs mobilność). 3. Roczna licencja czy miesięczny abonament — porównaj koszt 5-letni. 4. Liczba faktur miesięcznie (plany darmowe do 3–10/mies.). 5. Częstotliwość aktualizacji programu (KSeF zmienia schematy XML — sprawdź, czy producent regularnie aktualizuje).

Powiązane porównania i strony KSeF

KSeF 2026 — przewodnik KSeF dla JDG vs Fakturownia vs wFirma vs inFakt vs Faktura.pl vs Subiekt GT