Porównanie programów KSeF 2026 — 8 polskich rozwiązań
Wybór programu KSeF zależy od Twojego scenariusza. Porównujemy 8 najpopularniejszych polskich programów — od planów darmowych do pełnych pakietów księgowych. Z disclosure: jesteśmy producentem RAFSOFT, polecamy uczciwie też konkurencję.
📋 Disclosure: Jesteśmy firmą RAFSOFT, producentem Mobilnej Faktury i Faktury VAT 2026. Mamy konflikt interesów w tym porównaniu — ale staramy się być uczciwi. W każdej kategorii wskazujemy kto realnie wygrywa, nawet gdy to nie my. Dane na podstawie publicznych cenników (marzec 2026), ceny netto.
Tabela porównawcza
| Program | Plan Free | Plan podstawowy | Plan z księgowością | KSeF | Mobile | Najlepszy dla |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mobilna Faktura RAFSOFT | ✓ 3/mies. | 99 zł/rok | 259 zł/rok (Max) | ✓ wszystkie plany | ✓ iOS/Android | JDG, mała firma |
| Faktura VAT 2026 RAFSOFT — desktop | 31-dniowy trial | 99 zł/rok | 229 zł/rok (PRO) | ✓ wszystkie wersje | Tylko Windows | Desktop, offline |
| Fakturownia 600k userów | ✓ 3/mies. (Micro) | 228 zł/rok | brak (tylko fakturowanie) | ✓ wszystkie plany | ✓ najlepszy mobile | Mobile-first |
| wFirma SaaS z księgowością | 30 dni trial | 228 zł/rok (19/mies.) | 948 zł/rok (79/mies.) | ✓ | ✓ | Pełna księgowość, biura |
| iFirma Najtańszy + księgowość | 14 dni trial | 228 zł/rok (~19/mies.) | 588 zł/rok (49/mies.) | ✓ | ✓ | Mikrofirma na ryczałcie |
| Faktura.pl 500k userów | 30 dni trial | 228 zł/rok (Basic 18,99/mies.) | 540 zł/rok (Premium 44,99/mies.) | ✓ za 0 zł | ✓ iOS/Android | E-commerce z bramkami |
| FakturaXL Plan Free 10/mies. | ✓ 10/mies. | ~108 zł/rok (~9/mies.) | brak (tylko fakturowanie) | ✓ | Tylko web | Większy plan free |
| Subiekt GT InsERT — desktop | brak | 945 zł (3 stanowiska) | + Rachmistrz (osobno) | + InsPunkty 300 zł/1000 op. | Tylko Windows | Średnia firma, ERP-lite |
Najlepszy program KSeF — wg scenariusza
🎯 JDG / freelancer / mikrofirma
Wystawiasz do 3 faktur/mies.: Mobilna Faktura Free (RAFSOFT) lub Fakturownia Micro — oba 0 zł z KSeF.
Wystawiasz 3-10 faktur/mies.: FakturaXL Free (10 faktur w darmowym planie).
Wystawiasz 10+ faktur/mies.: Mobilna Faktura Mini lub Faktura VAT 2026 START — oba 99 zł/rok bez limitu.
🎯 Mała firma z magazynem
Magazyn + e-commerce (BaseLinker, Allegro): Faktura VAT 2026 PRO (RAFSOFT, 229 zł/rok) — desktop z pełnym magazynem i integracjami w cenie.
Magazyn + księgowość online: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — SaaS z magazynem, KPiR i OCR faktur kosztowych.
🎯 Firma z biurem rachunkowym
Sam wystawiasz, biuro księguje: Mobilna Faktura Mini (99 zł/rok) lub Faktura VAT 2026 STANDARD (159 zł/rok). Eksport do Rewizora GT lub uniwersalny CSV/XML.
Księgowy pracuje przez panel SaaS zdalnie: wFirma (od 19 zł/mies.) — dedykowany panel dla biur rachunkowych.
🎯 E-commerce / sklep online
Wiele bramek płatności (PayU, BLIK, PayPal): Faktura.pl Premium (44,99 zł/mies.) — najsilniejsza integracja płatności.
BaseLinker / Allegro / WooCommerce z magazynem: Faktura VAT 2026 PRO — wbudowane integracje w cenie.
🎯 Średnia firma (10-50 prac.)
Pełna ERP-lite z magazynem i CRM: Subiekt GT (945 zł + InsPunkty + Rachmistrz). Realny lider segmentu, sieć wdrożeniowców.
Tańsza alternatywa dla typowej średniej firmy: Faktura VAT 2026 PRO (229 zł/rok) — pokrywa 80% potrzeb Subiekta.
🎯 Pełna księgowość samodzielnie
Ryczałt: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — KPiR + ewidencja przychodów + KSeF.
VAT + zatrudniasz pracowników: wFirma pełny pakiet (79 zł/mies.) lub iFirma (49 zł/mies.) — pełna księgowość, kadry, deklaracje ZUS/PIT.
5 kryteriów wyboru programu KSeF
Czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy księgowości?
Największe rozwidlenie. Tylko fakturowanie + KSeF + JPK = 99-228 zł/rok. Pełna księgowość online (zastępuje biuro rachunkowe) = 588-948 zł/rok. Jeśli masz biuro rachunkowe, druga kategoria to overkill — płacisz za nieużywane funkcje.
Desktop czy SaaS (chmura)?
Desktop (Faktura VAT 2026, Subiekt GT): dane lokalnie, praca offline, jednorazowa licencja roczna. SaaS (Fakturownia, wFirma, Faktura.pl, Mobilna Faktura): mobilność, wiele urządzeń, automatyczne aktualizacje. Wybór zależy od Twojego stylu pracy — jeśli pracujesz głównie na 1 komputerze, desktop wygrywa kosztem; jeśli wystawiasz z różnych miejsc, SaaS.
Roczna licencja czy miesięczny abonament?
W długim okresie różnica jest gigantyczna. Roczna licencja typu RAFSOFT (99-229 zł/rok) przez 5 lat = 495-1 145 zł. Miesięczny abonament typu wFirma (79 zł/mies.) przez 5 lat = 4 740 zł. Roczne licencje są zwykle 3-5× tańsze w długim okresie. Miesięczny abonament jest wygodniejszy gdy chcesz łatwo zrezygnować.
Liczba faktur miesięcznie
Wystawiasz <3/mies. → plan darmowy w pełni wystarczy (Mobilna Faktura Free, Fakturownia Micro, Faktura.pl Free). Wystawiasz 3-10/mies. → FakturaXL Free (10 darmowych) lub plan podstawowy 99 zł/rok. Wystawiasz 10+ → plan podstawowy płatny (99-228 zł/rok bez limitu). Plany premium (z księgowością, kadrami) — dopiero gdy realnie potrzebujesz tych funkcji.
Częstotliwość aktualizacji programu
Polskie prawo podatkowe zmienia się kilka razy w roku — KSeF, JPK, kody GTU, schematy XML. SaaS aktualizują automatycznie. Wersje desktop sprawdź czy aktualizacje są w cenie licencji rocznej (powinny być). Stare wersje programów odmawiają wysyłki faktur do KSeF gdy schemat XML się zmieni.
A co z aplikacją Podatnika KSeF od MF?
Ministerstwo Finansów udostępnia darmową Aplikację Podatnika KSeF — w przeglądarce i mobilnej (iOS/Android). Działa, jest darmowa, ma KSeF z definicji.
Dla kogo jest: firmy które wystawiają bardzo mało faktur i nie potrzebują dodatkowych funkcji typu kontrahenci, cennik, raporty, integracje. Aplikacja MF to "minimum minimum" — wystawisz fakturę, wyślesz, koniec.
Dla kogo NIE jest: firm wystawiających kilkanaście+ faktur miesięcznie, potrzebujących bazy kontrahentów, cennika, JPK, magazynu, integracji bankowych, fakturowania cyklicznego. Tych funkcji aplikacja MF nie ma. Dla większości firm w Polsce — programy komercyjne (z planami od 0 zł) są wygodniejsze.
Wypróbuj produkty RAFSOFT
Mobilna Faktura ma plan darmowy z KSeF, Faktura VAT 2026 ma 31-dniowe demo. Sprawdź który styl pracy odpowiada Ci bardziej.