Aktualne porównanie — marzec 2026

Porównanie programów KSeF 2026 — 8 polskich rozwiązań

Wybór programu KSeF zależy od Twojego scenariusza. Porównujemy 8 najpopularniejszych polskich programów — od planów darmowych do pełnych pakietów księgowych. Z disclosure: jesteśmy producentem RAFSOFT, polecamy uczciwie też konkurencję.

📋 Disclosure: Jesteśmy firmą RAFSOFT, producentem Mobilnej Faktury i Faktury VAT 2026. Mamy konflikt interesów w tym porównaniu — ale staramy się być uczciwi. W każdej kategorii wskazujemy kto realnie wygrywa, nawet gdy to nie my. Dane na podstawie publicznych cenników (marzec 2026), ceny netto.

Tabela porównawcza

Program Plan Free Plan podstawowy Plan z księgowością KSeF Mobile Najlepszy dla
Mobilna Faktura RAFSOFT ✓ 3/mies. 59 zł/rok 259 zł/rok (Max) ✓ wszystkie plany ✓ iOS/Android JDG, mała firma
Faktura VAT 2026 RAFSOFT — desktop 31-dniowy trial 89 zł/rok 229 zł/rok (PRO) ✓ wszystkie wersje Tylko Windows Desktop, offline
Fakturownia 600k userów ✓ 3/mies. (Micro) 228 zł/rok brak (tylko fakturowanie) ✓ wszystkie plany ✓ najlepszy mobile Mobile-first
wFirma SaaS z księgowością 30 dni trial 228 zł/rok (19/mies.) 948 zł/rok (79/mies.) ✓ ✓ Pełna księgowość, biura
iFirma Najtańszy + księgowość 14 dni trial 228 zł/rok (~19/mies.) 588 zł/rok (49/mies.) ✓ ✓ Mikrofirma na ryczałcie
Faktura.pl 500k userów 30 dni trial 228 zł/rok (Basic 18,99/mies.) 540 zł/rok (Premium 44,99/mies.) ✓ za 0 zł ✓ iOS/Android E-commerce z bramkami
FakturaXL Plan Free 10/mies. ✓ 10/mies. ~108 zł/rok (~9/mies.) brak (tylko fakturowanie) ✓ Tylko web Większy plan free
Subiekt GT InsERT — desktop brak 945 zł (3 stanowiska) + Rachmistrz (osobno) + InsPunkty 300 zł/1000 op. Tylko Windows Średnia firma, ERP-lite

Najlepszy program KSeF — wg scenariusza

🎯 JDG / freelancer / mikrofirma

Wystawiasz do 3 faktur/mies.: Mobilna Faktura Free (RAFSOFT) lub Fakturownia Micro — oba 0 zł z KSeF.

Wystawiasz 3-10 faktur/mies.: FakturaXL Free (10 faktur w darmowym planie).

Wystawiasz 10+ faktur/mies.: Mobilna Faktura Mini (59 zł/rok) lub Faktura VAT 2026 START (89 zł/rok) — bez limitu.

🎯 Mała firma z magazynem

Magazyn + e-commerce (BaseLinker, Allegro): Faktura VAT 2026 PRO (RAFSOFT, 229 zł/rok) — desktop z pełnym magazynem i integracjami w cenie.

Magazyn + księgowość online: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — SaaS z magazynem, KPiR i OCR faktur kosztowych.

🎯 Firma z biurem rachunkowym

Sam wystawiasz, biuro księguje: Mobilna Faktura Mini (59 zł/rok) lub Faktura VAT 2026 STANDARD (129 zł/rok). Eksport do Rewizora GT lub uniwersalny CSV/XML.

Księgowy pracuje przez panel SaaS zdalnie: wFirma (od 19 zł/mies.) — dedykowany panel dla biur rachunkowych.

🎯 E-commerce / sklep online

Wiele bramek płatności (PayU, BLIK, PayPal): Faktura.pl Premium (44,99 zł/mies.) — najsilniejsza integracja płatności.

BaseLinker / Allegro / WooCommerce z magazynem: Faktura VAT 2026 PRO — wbudowane integracje w cenie.

🎯 Średnia firma (10-50 prac.)

Pełna ERP-lite z magazynem i CRM: Subiekt GT (945 zł + InsPunkty + Rachmistrz). Realny lider segmentu, sieć wdrożeniowców.

Tańsza alternatywa dla typowej średniej firmy: Faktura VAT 2026 PRO (229 zł/rok) — pokrywa 80% potrzeb Subiekta.

🎯 Pełna księgowość samodzielnie

Ryczałt: Mobilna Faktura Max (259 zł/rok) — KPiR + ewidencja przychodów + KSeF.

VAT + zatrudniasz pracowników: wFirma pełny pakiet (79 zł/mies.) lub iFirma (49 zł/mies.) — pełna księgowość, kadry, deklaracje ZUS/PIT.

5 kryteriów wyboru programu KSeF

1

Czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy księgowości?

Największe rozwidlenie. Tylko fakturowanie + KSeF + JPK = 99-228 zł/rok. Pełna księgowość online (zastępuje biuro rachunkowe) = 588-948 zł/rok. Jeśli masz biuro rachunkowe, druga kategoria to overkill — płacisz za nieużywane funkcje.

2

Desktop czy SaaS (chmura)?

Desktop (Faktura VAT 2026, Subiekt GT): dane lokalnie, praca offline, jednorazowa licencja roczna. SaaS (Fakturownia, wFirma, Faktura.pl, Mobilna Faktura): mobilność, wiele urządzeń, automatyczne aktualizacje. Wybór zależy od Twojego stylu pracy — jeśli pracujesz głównie na 1 komputerze, desktop wygrywa kosztem; jeśli wystawiasz z różnych miejsc, SaaS.

3

Roczna licencja czy miesięczny abonament?

W długim okresie różnica jest gigantyczna. Roczna licencja typu RAFSOFT (89-229 zł/rok) przez 5 lat = 445-1 145 zł. Miesięczny abonament typu wFirma (79 zł/mies.) przez 5 lat = 4 740 zł. Roczne licencje są zwykle 3-5× tańsze w długim okresie. Miesięczny abonament jest wygodniejszy gdy chcesz łatwo zrezygnować.

4

Liczba faktur miesięcznie

Wystawiasz <3/mies. → plan darmowy w pełni wystarczy (Mobilna Faktura Free, Fakturownia Micro, Faktura.pl Free). Wystawiasz 3-10/mies. → FakturaXL Free (10 darmowych) lub plan podstawowy 89 zł/rok. Wystawiasz 10+ → plan podstawowy płatny (89-228 zł/rok bez limitu). Plany premium (z księgowością, kadrami) — dopiero gdy realnie potrzebujesz tych funkcji.

5

Częstotliwość aktualizacji programu

Polskie prawo podatkowe zmienia się kilka razy w roku — KSeF, JPK, kody GTU, schematy XML. SaaS aktualizują automatycznie. Wersje desktop sprawdź czy aktualizacje są w cenie licencji rocznej (powinny być). Stare wersje programów odmawiają wysyłki faktur do KSeF gdy schemat XML się zmieni.

A co z aplikacją Podatnika KSeF od MF?

Ministerstwo Finansów udostępnia darmową Aplikację Podatnika KSeF — w przeglądarce i mobilnej (iOS/Android). Działa, jest darmowa, ma KSeF z definicji.

Dla kogo jest: firmy które wystawiają bardzo mało faktur i nie potrzebują dodatkowych funkcji typu kontrahenci, cennik, raporty, integracje. Aplikacja MF to "minimum minimum" — wystawisz fakturę, wyślesz, koniec.

Dla kogo NIE jest: firm wystawiających kilkanaście+ faktur miesięcznie, potrzebujących bazy kontrahentów, cennika, JPK, magazynu, integracji bankowych, fakturowania cyklicznego. Tych funkcji aplikacja MF nie ma. Dla większości firm w Polsce — programy komercyjne (z planami od 0 zł) są wygodniejsze.

Wypróbuj produkty RAFSOFT

Mobilna Faktura ma plan darmowy z KSeF, Faktura VAT 2026 ma 31-dniową wersję testową. Sprawdź który styl pracy odpowiada Ci bardziej.

Mobilna Faktura — załóż Free Pobierz wersję testową desktop

Najczęstsze pytania

Jaki najlepszy program KSeF 2026?
Nie ma jednego 'najlepszego' — wybór zależy od scenariusza. Dla JDG/mikrofirmy: Mobilna Faktura Free (0 zł, 3 faktury/mies.) lub Mini (59 zł/rok). Dla małej firmy z księgowym przez panel: wFirma. Dla średniej firmy z magazynem: Faktura VAT 2026 PRO lub Subiekt GT. Dla dużego e-commerce: Faktura.pl Premium z bramkami płatności. KSeF jest dziś standardem we wszystkich poważnych programach.

Czy są darmowe programy KSeF?
Tak. Plany darmowe z KSeF 2.0: Mobilna Faktura Free (0 zł, do 3 faktur/mies.), Fakturownia Micro (3 faktury/mies.), FakturaXL Free (do 10 faktur/mies.), Faktura.pl Free (30-dniowy trial). Aplikacja Podatnika KSeF od MF — bezpłatna z minimum funkcji. Dla większości JDG plan darmowy w pełni wystarcza.

KSeF Fakturownia czy wFirma?
To dwa różne produkty z różnym targetem. Fakturownia (od 18,99 zł/mies.) to dojrzały SaaS do fakturowania z 600 tys. użytkowników, najlepszy mobile UI w branży, bez pełnej księgowości. wFirma (od 19 zł/mies. samo fakturowanie, do 79 zł/mies. pełny pakiet) to kompleksowy SaaS z księgowością, kadrami, magazynem i panelem dla biur rachunkowych. Wybierz Fakturownię jeśli potrzebujesz tylko fakturowania, wFirmę jeśli pełnej księgowości online.

Ile kosztuje program KSeF rocznie?
Bardzo różnie — od 0 zł do 4 740 zł rocznie zależnie od programu i planu. Plany darmowe: 0 zł. Plany podstawowe roczne (RAFSOFT): 89 zł. Plany podstawowe miesięczne (Fakturownia, FakturaXL, Faktura.pl): 228-540 zł/rok. Plany z księgowością (wFirma, iFirma, inFakt): 588-948 zł/rok. Pełne pakiety (Subiekt + dodatki): 1 200+ zł/rok. KSeF jest w cenie podstawowej u wszystkich poważnych dostawców.

Czy program KSeF Windows desktop jest dostępny?
Tak, ale rzadkość na polskim rynku. Programy desktop z KSeF: Faktura VAT 2026 (RAFSOFT, 89-229 zł/rok), Subiekt GT (InsERT, 945 zł + roczna subskrypcja), Streamsoft Ewa, Sage Symfonia. Zalety: praca offline, dane lokalnie, brak zależności od chmury. Wady: tylko Windows, jedno stanowisko (lub LAN za dopłatą), własne kopie zapasowe.

Co brać pod uwagę przy wyborze programu KSeF?
Pięć kryteriów w kolejności ważności: 1. Czy potrzebujesz tylko fakturowania, czy księgowości. 2. Desktop czy SaaS. 3. Roczna licencja czy miesięczny abonament (różnica 5-letnia może wynieść 1 000-3 000 zł). 4. Liczba faktur miesięcznie. 5. Częstotliwość aktualizacji programu (KSeF zmienia schematy XML kilka razy w roku).

Powiązane porównania i strony KSeF

KSeF 2026 — przewodnik KSeF dla JDG vs Fakturownia vs wFirma vs inFakt vs Faktura.pl vs Subiekt GT