Faktura ustrukturyzowana

5/5 - Liczba ocen: 2

Dnia 1 stycznia 2022 r. ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wraz z nim funkcjonować zaczęła faktura ustrukturyzowana – wariant faktury elektronicznej odpowiadający ścisłym wymogom określonym przez ustawodawcę. Jak wygląda nowa e-faktura i czym różni się od tradycyjnych dokumentów?

Czym jest faktura ustrukturyzowana XML?

W polskim systemie gospodarczym faktury elektroniczne – przesyłane najczęściej w formie pliku PDF – oficjalnie funkcjonują już od kilku lat. Faktura ustrukturyzowana idzie o krok dalej – to dokument posiadający ustrukturyzowany format XML. Schemat ten został zamieszczony na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów już w 2021 roku. W praktyce wystawianie faktur ustrukturyzowanych od strony przedsiębiorcy nie różni się znacząco od tradycyjnego fakturowania. Zmienia się za to kanał komunikacji na linii sprzedawca – nabywca.

Fakturę ustrukturyzowaną wystawiamy bezpośrednio w platformie KSeF lub w systemie finansowo-księgowym dostosowanym do nowych wymogów. W praktyce większość przedsiębiorców korzysta z tej drugiej możliwości. Wystawiona w programie faktura ustrukturyzowana trafia do systemu KSeF, gdzie jest analizowana, sprawdzana pod kątem poprawności, dostaje numer identyfikujący i trafia do odbiorcy. Dokumentów tego typu nie przesyła się pomiędzy przedsiębiorcami.

Aby podatnik mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie finansowo-księgowym, program ten musi być zintegrowany z KSeF dzięki interfejsowi API. Zaktualizowanie oprogramowania to zadanie, które ustawodawca postawił przed producentami.

Przesłanie faktury ustrukturyzowanej do kontrahenta wymaga uzyskania jego zgody. Aby taki kanał komunikacji stał się możliwy, odbiorca faktury musi zarejestrować się w systemie KSeF. Jeśli tego nie zrobi, sprzedawca prześle mu e-fakturę drogą tradycyjną, np. pocztą elektroniczną.

Korzyści z nowego rozwiązania

Resort finansów nie ukrywa, iż zasadniczym celem wprowadzenia systemu KSeF jest ułatwienie kontroli prawidłowości rozliczeń podatników, a co za tym idzie szybsze i sprawniejsze wykrywanie nadużyć. Jednak nie da się ukryć, iż wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą korzyści także dla samych przedsiębiorców.

Faktura ustrukturyzowana pozwala na pełną automatyzację księgowań – proces, który nie był możliwy przy tradycyjnych fakturach elektronicznych. Z taką zmianą wiąże się ograniczenie do minimum czynnika ludzkiego przy wykonywaniu rozliczeń, a co za tym idzie wyeliminowanie ryzyka błędów, a także znaczące skrócenie czasu księgowań.

Odchodzi też obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat – system KSeF będzie je archiwizował znacznie dłużej, bo aż przez 10 lat. Przy czym podatnik będzie miał cały czas dostęp do swoich dokumentów. Przedsiębiorca, który w danym okresie rozliczeniowym wystawi wyłącznie faktury ustrukturyzowane XML, może skorzystać z szybszego zwrotu podatku VAT.

Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązkowa?

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorca ma wybór: może wystawiać faktury papierowe, tradycyjne faktury elektroniczne lub faktury ustrukturyzowane. Ministerstwo Finansów dąży jednak do tego, aby od 2023 r. trzecie z wymienionych rozwiązań stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników. Przed producentami oprogramowania stoi więc zadanie zintegrowania oferowanych systemów finansowo-księgowych z rządową platformą. Podatnicy korzystający z nietypowych lub przestarzałych rozwiązań będą musieli zaopatrzyć się w odpowiedni program.

Mimo i MF wprowadziło taką możliwość od 1 stycznia 2022 to nadal nie ma gotowych narzędzi aby z tego rozwiązania korzystać.

Faktury ustrukturyzowane w programie Faktura VAT 2022

Praktyczny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2022 jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do wymogów ustawodawcy. Gdy tylko pojawi się możliwość rzeczywistego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, każdy użytkownik będzie mógł zarejestrować się na platformie i wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem programu Faktura VAT 2022.

Udostępnij ten artykuł
Informacje o autorze
Firma RAFSOFT.NET specjalizuje się od 2002 roku w tworzeniu oprogramowania dla firm. Nasze programy do faktur są intuicyjne i proste w obsłudze. Zachęcamy do zapoznania się z bezpłatną wersją.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.