Faktura zakupu

Faktura zakupu

Faktura zakupu to dokument otrzymany od dostawcy. Wprowadza się go do programu, żeby:

• odliczyć VAT naliczony w ewidencji i w pliku JPK_V7,
• ująć wydatek w kosztach (KPiR),
• przyjąć towar na stan magazynu (w edycji PRO),
• pilnować terminu zapłaty w rejestrze zobowiązań.

Dokument wystawisz przyciskiem Faktura zakupu na wstążce FAKTURY.

Wypełnianie dokumentu

Formularz działa tak samo jak przy fakturze sprzedaży, z jedną zasadniczą różnicą: numer dokumentu przepisujesz z faktury dostawcy — to on identyfikuje dokument w ewidencji, więc nie jest nadawany automatycznie.

Uzupełnij kolejno:

1. Numer i daty — numer z otrzymanej faktury, data wystawienia i data zakupu (dostawy). Datę wpływu — czyli dzień, w którym fakturę otrzymałeś — wpisujesz w Ewidencji VAT; decyduje ona o okresie odliczenia (patrz niżej).
2. Dane o firmach — w polu kontrahenta wskaż dostawcę.
3. Towary, usługi — pozycje z faktury. Kwoty muszą zgadzać się z dokumentem papierowym; przy różnicach groszowych zmień sposób liczenia (od netto / od brutto).
4. Sposób rozliczenia (JPK) — oznaczenia wymagane w ewidencji zakupu.

Odliczenie VAT

Program przenosi kwoty do ewidencji VAT zakupu i do pliku JPK_V7. Jeśli od danego zakupu nie odliczasz podatku — albo odliczasz go częściowo, jak przy wydatkach samochodowych z odliczeniem 50% — ustaw to na dokumencie; wartości w ewidencji zostaną odpowiednio policzone.

W którym miesiącu odliczysz VAT

Prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym u dostawcy powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymałeś fakturę (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT). Faktura wystawiona 10 sierpnia, a otrzymana 1 września rozlicza się więc we wrześniu.

Datę otrzymania wpisujesz w Ewidencji VAT [F7], w kolumnie Data wpływu — tam gdzie pracujesz na rejestrze zakupu. Obok, w kolumnie Prawo do odlicz., program pokazuje wyliczoną datę powstania prawa do odliczenia, żebyś widział, z czego wynika okres.

Kolumny są widoczne po włączeniu Pokaż pozycje. Dla faktur pobranych z KSeF data wpływu uzupełnia się sama — dniem nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3).

Przesunięcie na kolejny okres. Podatek naliczony możesz odliczyć również w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (przy rozliczeniu kwartalnym — dwóch), zgodnie z art. 86 ust. 11. Zaznacz faktury na liście i wybierz Zmień okres odliczenia VAT — wskazany miesiąc zastąpi wyliczony automatycznie. Przycisk Przywróć automatyczny w tym samym oknie kasuje ręczne wskazanie. Ta sama operacja obsługuje też dokumenty sprzedaży; przy fakturze rozliczanej metodą kasową program przyjmie ręczny okres dopiero po pełnej zapłacie i nie pozwoli cofnąć go przed miesiąc ostatniej wpłaty.

Uwaga: dopóki nie wpiszesz daty wpływu, okres liczy się tak jak w poprzednich wersjach programu — z dat widniejących na dokumencie. Aktualizacja niczego nie przesuwa sama z siebie, więc złożone już deklaracje pozostają nienaruszone. Fakturę, która powinna trafić do innego miesiąca, poprawisz uzupełniając w niej datę wpływu. Osobną regułę mają faktury z adnotacją „metoda kasowa” — patrz niżej.

Faktura z adnotacją „metoda kasowa”

Jeżeli dostawca jest małym podatnikiem rozliczającym VAT metodą kasową, na fakturze widnieje adnotacja „metoda kasowa” (w programie oznaczenie MP, w pliku JPK — MK). Wtedy VAT odliczamy nie wcześniej niż w okresie, w którym zapłaciliśmy (art. 86 ust. 10e ustawy o VAT), a nie w miesiącu otrzymania faktury.

W praktyce oznacza to, że:

• faktura niezapłacona nie trafia do żadnego okresu — kolumna Prawo do odlicz. jest dla niej pusta, bo prawo do odliczenia jeszcze nie powstało,
• zapłata częściowa dzieli VAT proporcjonalnie na okresy kolejnych wpłat,
• po zapłacie faktura pojawia się w ewidencji sama, w miesiącu wpłaty.

Dokumenty czekające na zapłatę sprawdzisz w Ewidencji VAT [F9] — pole wyboru Pokaż czekające na zapłatę (MK) w Opcjach wyświetlania. Zobaczysz tam, ile VAT-u nie weszło jeszcze do deklaracji. Szczegóły: Ewidencja VAT.

Uwaga: faktury MP wprowadzone we wcześniejszych wersjach programu zostają w miesiącach, w których je rozliczono — aktualizacja ich nie przesuwa, więc złożone deklaracje pozostają nienaruszone. Nowa reguła działa od tej wersji wzwyż.

Sposób liczenia okresu można zmienić w Konfiguracji → Liczby i daty → Okres odliczenia VAT od zakupów. Domyślne ustawienie uwzględnia datę wpływu, zgodnie z ustawą.

Faktury zakupowe z KSeF

Faktur wystawionych na Twoją firmę i wysłanych przez kontrahenta do KSeF nie musisz wpisywać ręcznie — program pobiera je przy synchronizacji i odkłada do bufora, a Ty zatwierdzasz, które trafią do ewidencji. Patrz rozdział KSeF.

Rozliczenie płatności

Zapłatę rejestrujesz jak przy sprzedaży: zaznacz dokument na Liście dokumentów [F5] i użyj Rozlicz dokument. Dzięki temu widzisz, które zobowiązania są jeszcze otwarte.