Dopasowanie wpłat
Okno Dopasowanie wpłat rozlicza faktury operacjami z zaimportowanych wyciągów bankowych. Dla zaznaczonej operacji program wyszukuje faktury, których może dotyczyć, i ocenia, jak bardzo pasują. Ty wybierasz fakturę i zatwierdzasz rozliczenie.
Okno otwierasz na dwa sposoby:
- z wstążki KASA → Dopasowanie wpłat — lista obejmuje operacje ze wszystkich wyciągów,
- w oknie Wyciągi bankowe przyciskiem Dopasowanie wpłat — lista obejmuje tylko operacje zaznaczonego wyciągu (przycisk jest aktywny, gdy wyciąg jest zaznaczony). Numer wyciągu widać na pasku stanu, np. Operacji na liście: 6 (wyciąg 9).
Układ okna
Okno ma trzy panele:
| Panel | Zawartość |
|---|---|
| Operacje wyciągu | data, kwota (wpływy dodatnie, wypływy ze znakiem minus), kontrahent, tytuł i stan operacji |
| Kandydaci do rozliczenia | faktury, których może dotyczyć zaznaczona operacja: pewność (pasek), numer dokumentu, kwota pozostała do zapłaty, data wystawienia i Dopasowano wg — co się zgodziło |
| Szczegóły | kwota operacji, pozostało do rozliczenia, do zapłaty na fakturze, różnica, pełny opis z banku i historia rozliczeń tej operacji |
Pole Pokaż nad listą zawęża operacje: Do dopasowania (nierozliczone, zaproponowane i częściowo rozliczone — ustawienie domyślne), Rozliczone, Zignorowane albo Wszystkie.
Stan operacji ma kolor: zaproponowana — pomarańczowy, pogrubiony (propozycja czeka na zatwierdzenie), rozliczona — zielony, zignorowana — szary.
Kwota Różnica jest szara, gdy operacja i faktura zgadzają się co do grosza, a czerwona, gdy się różnią (np. wpłata częściowa albo nadpłata).
Gdy operacja jest w innej walucie niż faktura (np. przelew w złotych na fakturę w euro), Różnica jest liczona w walucie faktury: kwotę pozostałą do rozliczenia program przelicza kursem średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem operacji — tym samym, którym przeliczy ją Dopasuj. Pod różnicą pojawia się wtedy pole Przeliczenie na walutę faktury, np. 2 200,00 PLN = 500,00 EUR (kurs średni NBP z 25.09.2026); różnica w EUR. Przeliczona kwota decyduje też o pewności dopasowania (zgodność z kwotą do zapłaty, wpłata częściowa, nadpłata). Gdy kursu nie da się pobrać, w tym polu jest komunikat, a różnica wynosi 0.
Jakie faktury są kandydatami
- wpływ (uznanie rachunku) — faktury sprzedaży, wypływ (obciążenie) — faktury zakupu,
- tylko dokumenty z kwotą pozostałą do zapłaty większą od zera,
- wystawione najpóźniej 7 dni po dacie operacji (przedpłata na fakturę wystawioną kilka dni później też się znajdzie),
- na liście jest najwyżej 20 najlepiej ocenionych faktur, od najwyższej pewności. Przy równej pewności wyżej stoi faktura wystawiona wcześniej.
Operacje storna (zwrot błędnie zaksięgowanej kwoty przez bank) nie mają kandydatów — to nie są wpłaty.
Jak program ocenia pewność
Za każdą zgodność operacji z fakturą program dolicza punkty, a za rozbieżność odejmuje:
| Zgodność | Punkty | W kolumnie „Dopasowano wg” |
|---|---|---|
| numer faktury w tytule przelewu (bez względu na spacje, myślniki i ukośniki) | +60 | nr faktury |
| kwota operacji = kwota pozostała do zapłaty (co do grosza) | +25 | kwota |
| kwota operacji = wartość brutto faktury (gdy faktura jest już częściowo opłacona) | +20 | kwota brutto |
| NIP z opisu przelewu = NIP kontrahenta lub nabywcy | +20 | NIP |
| rachunek nadawcy = rachunek w karcie kontrahenta | +20 | rachunek |
| nazwa nadawcy zgodna z nazwą nabywcy (początek nazwy — banki ją skracają) | +10 | nazwa |
| przelew wysłany w paczce przelewów na tę kwotę (tylko wypływy) | +50 | paczka przelewów |
| operacja do 90 dni od wystawienia faktury | +5 | — |
| kwota mniejsza niż pozostała do zapłaty (wpłata częściowa) | +5 | — |
| nadpłata — kwota większa niż pozostała do zapłaty | −15 | — |
| inna waluta operacji niż faktury | −40 | — |
Na przykład przelew z numerem faktury w tytule i kwotą równą należności ma co najmniej 60 + 25 = 85 punktów.
Auto-dopasuj
Przycisk Auto-dopasuj przegląda wszystkie nierozliczone operacje z listy i oznacza jako zaproponowane te, dla których najlepsza faktura:
- ma co najmniej 70 punktów oraz
- wyprzedza drugą w kolejności o co najmniej 20 punktów.
Gdy dwie faktury pasują podobnie (np. dwie faktury tego samego kontrahenta na tę samą kwotę, a w tytule nie ma numeru), program nie proponuje żadnej — tę operację rozliczasz ręcznie.
Auto-dopasuj niczego nie rozlicza. Zmienia tylko stan operacji na zaproponowana. Komunikat na pasku stanu przypomina: NIC nie zostało jeszcze zapisane. Każdą propozycję zatwierdzasz przyciskiem Dopasuj.
Dopasuj — zatwierdzenie rozliczenia
- Zaznacz operację. Faktura z najwyższą pewnością jest od razu zaznaczona w panelu kandydatów.
- Jeśli trzeba, zaznacz inną fakturę.
- Kliknij Dopasuj.
Program rozlicza mniejszą z dwóch kwot: tę, która z operacji jeszcze pozostała do rozliczenia, albo kwotę pozostałą do zapłaty na fakturze. Na pasku stanu pojawia się komunikat, np. Rozliczono 1 416,10 na dokumencie TEST/0024/2026.
Rozliczenie zapisuje się jako wpłata na fakturze ze źródłem Wyciąg bankowy — widać ją w historii wpłat w oknie Rozlicz dokument i w rejestrze płatności. Program nie tworzy osobnego dokumentu bankowego (BP/BW). Kwota pozostała do zapłaty na fakturze zmniejsza się od razu.
Stan operacji zmienia się na:
- rozliczona — gdy rozliczono całą kwotę operacji,
- częściowo — gdy część kwoty jeszcze została (operacja zostaje na liście Do dopasowania).
Przypadki nietypowe
| Sytuacja | Jak postąpić |
|---|---|
| jedna wpłata na kilka faktur | kliknij Dopasuj przy pierwszej fakturze, potem zaznacz tę samą operację, wybierz następną fakturę i znów Dopasuj. Za każdym razem program rozlicza tylko to, co z operacji zostało (pole Pozostało do rozliczenia) |
| wpłata częściowa | Dopasuj rozlicza całą wpłatę; na fakturze zostaje reszta do zapłaty |
| nadpłata | Dopasuj rozlicza fakturę do zera; nadwyżka zostaje na operacji (stan częściowo) i możesz ją dopasować do innej faktury |
| wpłata w innej walucie niż faktura (np. przelew w złotych na fakturę w euro) | Dopasuj przelicza wpłatę na walutę faktury kursem średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem wpłaty — np. 2 200,00 zł po kursie 4,40 rozlicza 500,00 EUR. Kwota pozostała do zapłaty zostaje w walucie faktury, a w uwagach wpłaty program zapisuje kwotę w złotych i zastosowany kurs. Gdy kursu nie da się pobrać (brak internetu), nic nie jest zapisywane i pojawia się komunikat |
| opłata bankowa, przelew między własnymi rachunkami | kliknij Ignoruj — operacja dostaje stan zignorowana i znika z listy Do dopasowania |
| pomyłka | zaznacz operację i kliknij Cofnij dopasowanie |
Cofnij dopasowanie
Cofnij dopasowanie usuwa wszystkie rozliczenia zaznaczonej operacji. Kwoty pozostałe do zapłaty na fakturach wracają do stanu sprzed rozliczenia, a operacja znów jest nierozliczona. Tak samo przywrócisz operację, którą wcześniej oznaczyłeś jako zignorowaną.
Odśwież wczytuje listę operacji ponownie.
Wskazówki
- Poproś kontrahentów o wpisywanie numeru faktury w tytule przelewu — to najmocniejsza przesłanka (60 punktów).
- Uzupełnij numery rachunków w kartach kontrahentów — zgodny rachunek to kolejne 20 punktów.
- Jeśli tytuły przelewów wczytują się z dopiskami banku albo bez nazwy kontrahenta, ustaw własny format wyciągu — lepszy tytuł i nazwa to trafniejsze propozycje.
- Operacje bez propozycji przejrzyj od razu: zwykle to przedpłaty, zwroty albo płatności za dokumenty jeszcze niewystawione.
Czy ta strona była pomocna?