Tryby offline — faktury bez połączenia z KSeF
Przepisy pozwalają wystawić fakturę bez łączności z KSeF i przesłać ją później, w ustawowym terminie. Program obsługuje wszystkie cztery tryby szczególne — brak internetu ani awaria KSeF nie zatrzymują wystawiania dokumentów.
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24 — decyzja podatnika (art. 106nda) | zawsze, z własnej woli — bez żadnego warunku | następny dzień roboczy po wystawieniu |
| Offline — niedostępność KSeF (art. 106nh) | Ministerstwo Finansów zapowiedziało przerwę (np. prace serwisowe) | następny dzień roboczy po końcu przerwy |
| Awaria KSeF ogłoszona przez MF (art. 106nf) | awaria ogłoszona w BIP MF | 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Awaria całkowita (bez wysyłki do KSeF) | awaria ogłoszona w środkach masowego przekazu | brak obowiązku — faktury nie przesyła się wcale |
Terminy program liczy sam, z uwzględnieniem sobót, niedziel i świąt.
Włączanie trybu
Konfiguracja → KSeF → KSeF — tryb pracy (faktury offline). Wybieramy pozycję z listy Tryb pracy systemu KSeF; przy niedostępności i awarii dodatkowo wpisujemy Koniec niedostępności / awarii z komunikatu MF — od tej daty biegnie termin przesłania. Po ustąpieniu przerwy wracamy na Online (zwykła wysyłka).
Certyfikat offline — w kliencie KSeF
Kody QR na fakturze offline wymagają certyfikatu KSeF typu Offline. Zamawiamy go raz, w oknie klienta KSeF: zakładka Offline (QR) → Zamów certyfikat OFFLINE… (albo Wczytaj z plików .crt/.key…, jeśli certyfikat wygenerowała Aplikacja Podatnika). Certyfikat nie służy do logowania — wyłącznie do kodów QR.
Bez certyfikatu faktura offline zapisze się i wydrukuje, ale jako WERSJA ROBOCZA — bez kodu certyfikatu nie jest pełnoprawnym dokumentem. Po zamówieniu certyfikatu brakujące kody uzupełniamy zbiorczo: menu KSeF → Uzupełnij kody QR offline….
Co się dzieje przy zapisie faktury
W trybie innym niż Online każda zapisana faktura sprzedaży jest od razu przygotowywana do KSeF: program generuje XML, wyznacza termin przesłania i pobiera z klienta KSeF dwa kody QR. Na wydruku pojawiają się:
- KOD I z podpisem OFFLINE — nabywca sprawdzi nim fakturę w KSeF po jej dosłaniu,
- KOD II z podpisem CERTYFIKAT — potwierdza tożsamość wystawcy,
- termin przesłania oraz adnotacja o trybie wystawienia z podstawą prawną.
Od tej chwili faktura jest zablokowana do edycji — kody QR przekazane nabywcy odpowiadają dokładnie tej treści. Pomyłkę poprawiamy korektą, a jeśli faktura nie wyszła jeszcze z firmy — poleceniem KSeF → Anuluj tryb offline (zaznaczone)…, które cofa przygotowanie i odblokowuje dokument.
Przy awarii całkowitej faktura dostaje tylko oznaczenie trybu: bez kodów QR i bez wysyłki — takich dokumentów ustawowo nie przesyła się do KSeF.
Dosyłanie zaległych faktur
Program pilnuje terminu za nas:
- automat — co godzinę sprawdza, czy jest łączność, i dosyła oczekujące faktury,
- ręcznie — menu KSeF → Wyślij faktury offline do KSeF…,
- Pulpit — pasek „Faktury offline oczekujące na przesłanie do KSeF” z liczbą dokumentów i najbliższym terminem; zmienia kolor na pomarańczowy, gdy zostały najwyżej 2 dni, i na czerwony po terminie.
Po dosłaniu faktura dostaje numer KSeF i status wysłana — jak przy zwykłej
wysyłce.
Tryby offline a JPK
Znacznik faktury w ewidencji JPK zależy od trybu wystawienia. Fakturę z trybu
offline24 i z niedostępności program oznacza DI; po dosłaniu i nadaniu numeru KSeF
plik za ten okres koryguje się, by wykazać numer. Faktura z awarii ogłoszonej
przez MF dostaje OFF — bez obowiązku korekty; z awarii całkowitej — BFK.
Program dobiera znaczniki sam, a przy generowaniu JPK ostrzega, jeśli w okresie
są faktury offline po terminie przesłania.
Uwagi
- Statusy offline widać na liście dokumentów
w kolumnie Status KSeF (na czerwono):
offline24,offline,awaria KSeF,awaria całkowita. - Anulować tryb offline można tylko dla faktur, które nie mają jeszcze numeru KSeF. Jeśli wydruk z kodami trafił już do nabywcy — wystawiamy korektę, nie anulujemy.
- Tryb offline dotyczy faktur sprzedaży; zakupy pobierają się bez zmian przy najbliższej synchronizacji po ustąpieniu przerwy (i jak zwykle czekają na zatwierdzenie).