Firmy [F3] — kartoteka kontrahentów
Kartoteka firm to lista wszystkich odbiorców i dostawców. Otwierasz ją klawiszem F3 albo przyciskiem Firmy na wstążce.
Raz wprowadzony kontrahent podpowiada się przy wystawianiu dokumentów wraz ze swoją formą płatności, rabatem i danymi do wysyłki.
Wyszukiwanie na liście
Nad tabelą znajdziesz trzy pola: Znajdź firmę, NIP i Nazwa firmy — wystarczy fragment szukanego tekstu. Obok jest alfabetyczny pasek sortowania (ALL, 123, A–Z), który przeskakuje do firm zaczynających się od wybranej litery.
Listą Grupa zawęzisz widok do jednej kategorii kontrahentów, na przykład samych dostawców.
Panel „Dane kontrahenta”
Pod listą wyświetlają się szczegóły zaznaczonej firmy: adres, osoba kontaktowa, e-mail, NIP, REGON, telefon, faks i numer rachunku. Przycisk Wyślij e-mail przy adresie otwiera nową wiadomość bez przepisywania adresu.
Na zakładce Płatności karty kontrahenta oznaczamy dodatkowo, czy firma jest dla nas odbiorcą, dostawcą (albo jednym i drugim), oraz ustalamy limit kredytowy — patrz Rola kontrahenta i limit kredytowy. Rola zawęża listę podpowiadaną przy wystawianiu faktury sprzedaży i zakupu.
Co możesz zrobić
Kontrahenci — Dodaj, Edytuj, Usuń, Odśwież oraz Wystaw dokument (faktura dla zaznaczonej firmy bez przechodzenia do listy dokumentów).
Druk i Export — wydruk listy, druk przelewu dla dostawcy oraz eksport do XLSX, PDF i CSV.
Adresowanie (STANDARD, PRO) — Etykiety, Listy i Koperty zaadresowane danymi zaznaczonych kontrahentów.
CRM (PRO) — historia współpracy: Spotkanie, Zadanie, Kontakt telefoniczny, Kontakt mailowy i List. Zapisy są przypięte do konkretnej firmy, więc widać całą historię kontaktów w jednym miejscu.
Import — wczytanie kontrahentów z pliku, przydatne przy przenoszeniu bazy z innego programu.
Okno importu pozwala wybrać: plik tekstowy (TXT), CSV, XML, Excel (XLSX), dane ze schowka
albo plik Firmy.mdb ze starszej wersji programu. Kolumny program rozpoznaje po nazwach
w pierwszym wierszu, a przycisk Wyświetl przykładowy plik pokazuje gotowy wzór. To samo okno
otwiera menu aplikacji Importuj → CSV, XML, XLSX → Lista firm.
Grupy — podział kontrahentów na kategorie (odbiorcy, dostawcy, dystrybutorzy), wykorzystywany przy filtrowaniu, druku seryjnym i raportach.
Usuwanie kontrahenta
Kontrahenta, który nie występuje na żadnym dokumencie, usuwamy przyciskiem Usuń (na liście albo w oknie kontrahenta) — po potwierdzeniu znika razem ze wszystkim, co należy tylko do niego: adresami dostaw, notatkami, załącznikami, cennikiem indywidualnym i przypisaniem do faktur cyklicznych (STANDARD, PRO).
Jeśli kontrahent jest już użyty, program odmówi i pokaże komunikat:
Kontrahent „Nazwa”: nie można usunąć – rekord jest użyty na 3 dokumentach. Zamiast usuwać, oznacz go jako nieaktywny (przycisk „Dezaktywuj”).
Liczą się: faktury, dokumenty kasowe KP/KW, dokumenty magazynowe (PRO), umowy, noty, wezwania do zapłaty, kompensaty, przesyłki, wizyty (PRO) i urządzenia klienta (PRO). Weto działa tak samo we wszystkich edycjach. Kontrahent zostaje wtedy nietknięty — razem z notatkami, załącznikami i cennikiem.
Zamiast usuwać, zaznaczamy go i wybieramy Dezaktywuj: znika z listy i z podpowiedzi przy wystawianiu dokumentów, a wystawione dokumenty pozostają bez zmian. Wraca po włączeniu Pokaż nieaktywne i kliknięciu Aktywuj — tak samo jak przy towarze.
Licznik
W dolnym pasku okna widać liczbę firm w kartotece (Kontrahenci: …) — po zastosowaniu filtra pokazuje liczbę pozycji spełniających kryteria.
Czy ta strona była pomocna?