Statusy i numer KSeF
Stan każdego dokumentu w KSeF widać na Liście dokumentów [F5] w dwóch kolumnach: Numer KSeF i Status KSeF.
Statusy
| Status | Znaczenie | Co robić |
|---|---|---|
| (pusty) | dokument nie był wysyłany | uruchom synchronizację |
wysłana | przyjęta, ma numer KSeF | nic — dokument rozliczony |
przetwarzana | przyjęta, czeka na potwierdzenie | poczekaj, status odświeży się sam |
błąd: … | odrzucona | przeczytaj treść błędu i popraw dokument |
Automatyczne odświeżanie
Program sam sprawdza statusy dokumentów oczekujących — co kilka minut odpytuje KSeF Client o zmiany. Dokumenty „przetwarzane” zmienią status bez Twojego udziału.
Numer KSeF
To identyfikator nadany przez system Ministerstwa Finansów — dowód, że faktura została wystawiona i przyjęta. Numer:
- pojawia się na liście dokumentów,
- jest drukowany na fakturze,
- służy do weryfikacji dokumentu przez odbiorcę.
Numer zawiera NIP wystawcy i datę, więc po jego strukturze można rozpoznać, kiedy dokument trafił do systemu.
Czy fakturę z numerem KSeF można poprawić
Nie. Faktura przyjęta przez KSeF staje się dokumentem prawnym i jej treści nie da się już zmienić — tak stanowi Ministerstwo Finansów. Program pilnuje tego za Ciebie: dokument z numerem KSeF otwiera się tylko do odczytu, a próba zapisu zmian kończy się komunikatem zamiast cichej podmiany.
Jedyna droga naprawy błędu to faktura korygująca. Przy drobnej pomyłce, na przykład literówce w nazwie nabywcy, wystawia się korektę danych formalnych.
Tak samo chroniona jest faktura wystawiona w trybie offline, gdy ma już wydrukowany kod QR: jej treść odpowiada skrótowi przekazanemu nabywcy, więc zmiana danych unieważniłaby ten kod.
Ochrona idzie dalej niż samo okno edycji. Dane, które trafiły na dokument w chwili wystawienia — nazwa i adres kontrahenta, dane Twojej firmy, nazwa towaru, jednostka, stawka VAT, numer konta — są zapisane na fakturze, a nie doczytywane z kartotek przy każdym otwarciu. Późniejsza zmiana w kartotece kontrahenta czy w cenniku nie zmieni ani wydruku, ani pliku wysłanego do KSeF.
UPO — urzędowe poświadczenie odbioru
UPO to dokument potwierdzający, że Ministerstwo Finansów przyjęło Twoją fakturę. Wystawia go system KSeF i to on jest dowodem złożenia — sam numer KSeF mówi, że dokument został zarejestrowany, a UPO potwierdza to urzędowo.
Poświadczenie pobiera KSeF Client, zwykle chwilę po nadaniu numeru, więc nie musisz o nie prosić. Program dopina je do dokumentu automatycznie i przechowuje razem z plikiem XML faktury faktycznie wysłanej do systemu. Dzięki temu jedno i drugie zostaje przy fakturze nawet wtedy, gdy katalogi wymiany z klientem KSeF zostaną uprzątnięte.
Faktury i tak są dostępne w KSeF przez 10 lat, więc własne archiwum nie jest obowiązkiem — ale własna kopia przydaje się przy weryfikacji kodu QR i przy wyjaśnianiu, co dokładnie zostało wysłane.
Kod QR
Do faktury z numerem KSeF program generuje kod QR prowadzący do strony weryfikacyjnej Ministerstwa Finansów. Odbiorca może nim potwierdzić, że dokument faktycznie znajduje się w systemie.