Inwentaryzacja (remanent)

Inwentaryzacja (remanent)

Inwentaryzacja to porównanie stanu rzeczywistego towarów w magazynie ze stanem zapisanym w programie. Wykonuje się ją zwykle na koniec roku — remanent jest potrzebny do ustalenia dochodu — oraz doraźnie, gdy trzeba sprawdzić, czy stany się zgadzają.

Moduł otwierasz z wstążki MAGAZYN → Inwentaryzacja.

Dopiero zaczynasz pracę z magazynem? Inwentaryzacja koryguje stany już zapisane w programie — nie służy do wprowadzenia stanu wyjściowego. Jeśli przenosisz magazyn z innego programu, zacznij od strony Stany początkowe. Możesz też użyć inwentaryzacji, ale pamiętaj, aby odznaczyć „Pomiń zerowe stany” — inaczej arkusz obejmie tylko towary, które już są na stanie.

Przebieg inwentaryzacji

1. Utwórz arkusz — przyciskiem Dodaj zakładasz nową inwentaryzację: podajesz datę i magazyn, którego dotyczy. Magazyn zmienisz tylko na pustym arkuszu — po wczytaniu stanów pole jest zablokowane, bo stany ewidencyjne w arkuszu pochodzą z wybranego magazynu. Spis innego magazynu to nowy arkusz.

2. Wczytaj stany — program wypisuje towary z cennika, które mają włączoną Ewidencję stanu, wraz z ich stanem ewidencyjnym. Obok wpisujesz ilość policzoną w magazynie.

   Zaznaczenie „Pomiń zerowe stany” — pole obok wyboru magazynu — ogranicza arkusz do towarów, które faktycznie leżą w magazynie. Domyślnie jest odznaczone, więc arkusz obejmuje całą kartotekę, także pozycje o stanie zerowym, którym możesz wpisać policzoną ilość.

3. Sprawdź różnice — przy każdej pozycji widać nadwyżkę lub brak oraz wartość różnicy.

4. Zatwierdź — program koryguje stany magazynowe do wartości policzonych.

Nadwyżki i braki

Sytuacja	Co znaczy	Co robi program przy zatwierdzeniu
stan rzeczywisty > ewidencyjny	nadwyżka — towar był, ale nie został przyjęty w programie	dopisuje różnicę do stanu po cenie nabycia z arkusza
stan rzeczywisty < ewidencyjny	brak — towar zniknął, zepsuł się albo nie został rozchodowany	zdejmuje różnicę ze stanu według metody wyceny towaru

Po zatwierdzeniu stany w programie odpowiadają temu, co faktycznie leży w magazynie. Program nie wystawia przy tym osobnych dokumentów PW ani RW — śladem operacji jest zatwierdzony arkusz inwentaryzacji, który zostaje na liście i można go wydrukować.

Spis z natury do celów podatkowych

Wynik inwentaryzacji jest podstawą spisu z natury — dokumentu wymaganego przy rozliczeniu rocznym, który wpływa na wysokość dochodu. Wydruk spisu przygotujesz z tego samego modułu albo z okna cennika (Spis z natury → Wypełniony arkusz, odpowiedź Tak na pytanie o ceny nabycia) — oba wyceniają pozycje według tej samej zasady, opisanej niżej.

Skąd program bierze cenę na arkuszu

Towary do spisu wycenia się według cen zakupu lub nabycia (§ 22 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2025 poz. 1299; art. 28 ustawy o rachunkowości). Cena nabycia jest netto — bez podatku VAT, który podlega odliczeniu. Program szuka ceny po kolei:

1. średnia cena z partii magazynowych — jeśli towar był przyjmowany dokumentami, liczy się średnią ważoną z niewykorzystanych partii; to jest właściwa cena nabycia,
2. cena zakupu z kartoteki — gdy towar nie ma partii o znanej cenie (np. został przeniesiony z innego programu albo nigdy nie przeszedł przez magazyn),
3. cena sprzedaży netto z kartoteki — dopiero gdy nie ma ani partii z ceną, ani ceny zakupu. Tak każe art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości: gdy ceny nabycia nie da się ustalić — także przy towarze otrzymanym nieodpłatnie — wycenia się go według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Partia z ceną 0 to cena nieznana, nie darmowy towar. Tak jest zwykle przy stanach przeniesionych z programu Faktura VAT 2026, gdy karta towaru nie miała wtedy ceny zakupu, albo przy przyjęciu z dokumentu bez ceny. Program pomija takie partie i przechodzi do kolejnego kroku — cena zakupu wpisana później na karcie towaru trafia więc na arkusz.

Trzeci przypadek program oznacza w kolumnie Uwagi dopiskiem „Wycena wg ceny sprzedaży netto (brak ceny nabycia) – do weryfikacji”, a na wydruku arkusza krótko: „wg ceny sprzedaży”. Takie pozycje warto przed rozliczeniem rocznym sprawdzić. Kolumny Cena nabycia nie da się edytować wprost w arkuszu — uzupełniamy cenę zakupu na karcie towaru i klikamy Odśwież stany: pozycja dostaje cenę zakupu, a dopisek znika. Odświeżenie nie zastępuje ceną zastępczą ceny już ustalonej (np. z partii, które w międzyczasie się wyczerpały) i nie rusza uwag wpisanych ręcznie.

Nadwyżka wyceniona ceną sprzedaży trafia przy zatwierdzeniu do magazynu po tej cenie, a nowa partia dostaje w uwagach ślad, skąd się wzięła.

Jeśli wiele pozycji ma to oznaczenie, oznacza to zwykle magazyn przeniesiony z innego programu bez cen zakupu. Uzupełnij ceny zakupu w cenniku albo wprowadź stany dokumentem PW z ceną — patrz Stany początkowe.

Wskazówki praktyczne

• Inwentaryzację wykonuj przy wstrzymanej sprzedaży — wydanie towaru w trakcie liczenia powoduje, że wyniki przestają się zgadzać.
• Przy kilku magazynach licz każdy osobno; wcześniejsze uporządkowanie zapasu przesunięciami MM upraszcza liczenie.
• Zachowaj wydruk arkusza z podpisami osób liczących — to dokument, o który upomina się kontrola.

Blokada towarów podczas spisu

Podczas trwającego spisu program pilnuje, żeby stan liczonych towarów się nie zmieniał. Próba wydania albo przyjęcia takiego towaru kończy się komunikatem z numerem arkusza, który blokuje.

Blokada obejmuje wyłącznie towary wpisane do roboczego arkusza i tylko w magazynie, którego arkusz dotyczy. Pozostałe towary i inne magazyny pracują normalnie. Po zatwierdzeniu arkusza blokada znika sama.

Pozycje o stanie zerowym, którym nie wpisano jeszcze policzonej ilości, nie blokują sprzedaży — inaczej arkusz obejmujący całą kartotekę wstrzymywałby obrót towarami, których nikt nie liczy. Blokada włącza się dla takiej pozycji dopiero wtedy, gdy wpiszesz jej ilość.

Zatwierdzenie samego spisu działa mimo blokady, bo to właśnie ono ma wyrównać stany.

Jeśli mimo to stan towaru zmienił się między wczytaniem arkusza a zatwierdzeniem (np. przy wyłączonej blokadzie), program nie zatwierdza arkusza. Pokazuje listę takich towarów ze stanem z arkusza i stanem obecnym. Wtedy:

1. kliknij Odśwież stany — arkusz dostanie bieżące stany ewidencyjne,
2. sprawdź ilości policzone wskazanych towarów (ruch w trakcie liczenia mógł objąć także towar, który już policzono),
3. zatwierdź arkusz ponownie.

Program nie poprawia tego sam, bo nie wie, czy policzona ilość obejmuje ten ruch, czy nie — decyzja należy do osoby, która liczyła.

Jeśli przy braku partie kosztowe towaru pokrywają mniej niż różnica (np. stan wpisany kiedyś bez dokumentu przyjęcia), program zdejmuje tyle partii, ile jest, a stan i tak ustawia na ilość policzoną.

Zachowanie można wyłączyć w konfiguracji, ale domyślnie jest włączone: policzona ilość przestaje odpowiadać rzeczywistości, jeśli w trakcie liczenia ktoś wyda towar.