Przypomnienia o płatnościach (windykacja)
Program zbiera nieopłacone faktury klienta i przygotowuje na tej podstawie pismo z wezwaniem do zapłaty. Nie trzeba szukać dokumentów po rejestrze ani liczyć dni zwłoki ręcznie.
Funkcję otwieramy z grupy CRM → Przypomnienia albo z listy dokumentów.
Jak to działa
- Wskazujemy klienta — program pokazuje jego nieopłacone dokumenty po terminie wraz z liczbą dni opóźnienia i kwotą pozostałą do zapłaty.
- Zaznaczamy dokumenty, które mają trafić do pisma.
- Program sam proponuje stopień wezwania odpowiedni do opóźnienia.
- Wysyłamy pismo e-mailem albo drukujemy.
Trzy stopnie wezwania
| Stopień | Kiedy proponowany | Ton |
|---|---|---|
| Przypomnienie | opóźnienie poniżej pierwszego progu | uprzejma informacja, że termin minął |
| Wezwanie | od pierwszego progu | formalne wezwanie do uregulowania |
| Wezwanie ostateczne | od drugiego progu | zapowiedź dalszych kroków |
Progi ustawiamy w konfiguracji programu — pola „Wezwanie po (dni)” i „Ostateczne po (dni)”. Domyślnie jest to 21 i 45 dni.
Dobór jest propozycją, nie przymusem — stopień zawsze możemy zmienić przed wysłaniem. Program podpowiada najostrzejszy stopień pasujący do najdłuższego opóźnienia w zaznaczonym zestawie.
Wcześniej okno zawsze startowało od najłagodniejszego stopnia, niezależnie od tego, ile dni minęło — trzeba było pamiętać o ręcznej zmianie przy każdym piśmie.
Data wysyłki i historia
Program zapisuje datę wysłania przypomnienia, więc przy kolejnym otwarciu widać, kiedy ostatnio pisaliśmy do tego klienta. To chroni przed wysłaniem dwóch wezwań w tym samym tygodniu i pozwala udokumentować kolejność działań, gdyby sprawa trafiła do sądu.
Co dalej po wezwaniu
Gdy przypomnienia nie skutkują, sięgamy po:
- Wezwanie do zapłaty — pełny druk z możliwością wskazania terminu i konsekwencji,
- Notę odsetkową — naliczenie odsetek za zwłokę,
- limit kredytowy — blokadę dalszej sprzedaży klientowi, który zalega z płatnościami.