Przypomnienia o płatnościach (windykacja)
Program zbiera nieopłacone faktury sprzedaży wszystkich klientów i pozwala wysłać do nich e-mailem przypomnienie albo wezwanie do zapłaty. Nie trzeba szukać dokumentów po rejestrze ani liczyć dni zwłoki ręcznie.
Jak otworzyć
Okno otwieramy w dowolnej chwili przyciskiem Przypomnienia o płatnościach na wstążce RAPORTY (grupa Płatności, obok Terminów płatności) albo tą samą pozycją w grupie Raporty panelu nawigacji. Gdy żadna faktura nie czeka na przypomnienie, zamiast okna pojawia się komunikat, że nie ma czego przypominać.
Okno może też pokazywać się samo przy starcie programu, gdy są faktury do przypomnienia. To włączamy w Konfiguracji programu (F12) → SMTP → Ustawienia SMTP, opcją Włącz przypomnienia (szczegóły na stronie Ustawienia poczty). Domyślnie opcja jest wyłączona — przycisk na wstążce działa niezależnie od niej.
Przycisk Przypomnienia na wstążce INNE (grupa Inne) otwiera Organizator (kalendarz terminów), a nie to okno.
Jak to działa
- Program pokazuje listę nieopłaconych faktur sprzedaży wszystkich klientów, których termin płatności już minął albo minie w ciągu liczby dni ustawionej w opcji „Dni do przeterminowania dokumentu” (domyślnie 7). Przy każdej fakturze widać termin płatności, liczbę dni po terminie, kwotę do zapłaty i adres e-mail klienta.
- Program sam zaznacza faktury z adresem e-mail, za które w tym samym okresie nie wysłano jeszcze przypomnienia. Zaznaczenie możemy zmienić w kolumnie Wyślij.
- Program sam proponuje stopień wezwania odpowiedni do opóźnienia.
- Przyciskiem Wyślij przypomnienia wysyłamy e-maile do zaznaczonych klientów.
Okno tylko wysyła e-maile — nie drukuje pism. Wezwanie na papierze przygotujemy w module Wezwanie do zapłaty.
Trzy stopnie wezwania
| Stopień | Kiedy proponowany | Ton |
|---|---|---|
| Przypomnienie | opóźnienie poniżej pierwszego progu | uprzejma informacja, że termin minął |
| Wezwanie | od pierwszego progu | formalne wezwanie do uregulowania |
| Wezwanie ostateczne | od drugiego progu | zapowiedź dalszych kroków |
Progi ustawiamy w konfiguracji programu — pola „Wezwanie po (dni)” i „Ostateczne po (dni)”. Domyślnie jest to 21 i 45 dni.
Dobór jest propozycją, nie przymusem — stopień zawsze możemy zmienić przed wysłaniem. Program podpowiada najostrzejszy stopień pasujący do najdłuższego opóźnienia w zaznaczonym zestawie. Jeśli za którąś z zaznaczonych faktur klient dostał już pismo tego stopnia, program proponuje stopień wyższy — żeby klient nie dostawał w kółko tego samego przypomnienia.
Wcześniej okno zawsze startowało od najłagodniejszego stopnia, niezależnie od tego, ile dni minęło — trzeba było pamiętać o ręcznej zmianie przy każdym piśmie.
Data wysyłki i historia
Program zapisuje datę wysłania przypomnienia, więc przy kolejnym otwarciu widać, kiedy ostatnio pisaliśmy w sprawie danej faktury: kolumna Wysłano podsumowuje pisma (np. „1 przypomnienie, 1 wezwanie”), Ostatnie przypomnienie podaje datę, a po rozwinięciu wiersza tabela Historia wysyłek pokazuje każdą próbę z rodzajem pisma, adresem i statusem — także nieudaną. To chroni przed wysłaniem dwóch wezwań w tym samym tygodniu i pozwala udokumentować kolejność działań, gdyby sprawa trafiła do sądu.
Każda faktura dostaje osobny e-mail, bez załącznika PDF. Znacznik $LINK_PLATNOSCI w szablonie windykacyjnym wstawia zielony przycisk Zapłać online z linkiem do zapłaty za tę fakturę — ten sam, który dostaje mail z dokumentem. Jeśli faktura nie ma jeszcze linku, a mamy skonfigurowane płatności online, program zakłada go przy wysyłce. Bez skonfigurowanych płatności online, dla faktury już zapłaconej i dla wezwania zbiorczego (kilka faktur w jednym piśmie) znacznik po prostu znika — razem z ewentualną etykietą w tej samej linii, np. „Zapłać online:”, żeby w mailu nie została pusta linijka.
Co dalej po wezwaniu
Gdy przypomnienia nie skutkują, sięgamy po:
- Wezwanie do zapłaty — pełny druk z możliwością wskazania terminu i konsekwencji,
- Notę odsetkową — naliczenie odsetek za zwłokę,
- limit kredytowy — blokadę dalszej sprzedaży klientowi, który zalega z płatnościami.
Czy ta strona była pomocna?