Pracownicy i zleceniobiorcy
Kartoteka gromadzi dane osób zatrudnionych — na umowę o pracę, zlecenie i o dzieło.
Co zawiera karta
- dane osobowe i identyfikacyjne (PESEL, NIP, adres),
- rodzaj umowy i okres zatrudnienia,
- wynagrodzenie wraz z zasadami rozliczania,
- dane do zgłoszeń ubezpieczeniowych,
- nieobecności — zwolnienia, zasiłki i urlopy bezpłatne.
Do czego służy
Kartoteka jest bazą osób dla pozostałych modułów:
- wykonawcy umów cywilnoprawnych w module Umowy z pracownikami,
- dane do zgłoszeń ZUS (ZUA, ZWUA) i raportów imiennych (RCA),
- dane do deklaracji PIT-11 i PIT-4R,
- ewidencja okresów zatrudnienia.
Pola Student do 26 lat, Dobrowolne chorobowe i PIT-2 decydują o tym, jak program policzy składki i zaliczkę na rachunku do umowy — warto je uzupełnić przed wystawieniem pierwszego rachunku.
Kogo pokazuje lista
Domyślnie widzimy tylko zatrudnionych — kartoteka rośnie z latami, a na co dzień potrzebne są osoby aktualnie pracujące. Przycisk w grupie Widok przełącza listę na Wszystkich pracowników (i z powrotem — jego napis pokazuje, co zobaczymy po kliknięciu).
Za zatrudnioną program uznaje osobę bez daty zwolnienia albo z datą zwolnienia w przyszłości — kogoś, kto ma już wpisane rozwiązanie umowy z przyszłą datą, wciąż widzimy na liście.
Zgłoszenia ZUS z kartoteki
Osobę zaznaczoną na liście zgłaszamy do ubezpieczeń przyciskiem Zgłoś (ZUA/ZZA) albo wyrejestrowujemy przyciskiem Wyrejestruj (ZWUA) — bez przechodzenia do listy umów. Program sam odszukuje umowę stanowiącą tytuł do ubezpieczeń, bo z niej biorą się kod tytułu (0110 etat, 0411 zlecenie) i data powstania obowiązku.
Gdy osoba ma kilka takich umów, program pokazuje ich spis i pyta, czy użyć najnowszej. Odpowiedź „Nie” przerywa zgłoszenie — wskazujemy wtedy właściwą umowę na liście Umowy z pracownikami. ZUS wymaga osobnego zgłoszenia dla każdej umowy, więc program niczego tu nie zgaduje.
O tym, czy powstanie ZUA czy ZZA, decyduje kartoteka. Zaznaczone pole „ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych” (np. etat u innego pracodawcy) daje przy zleceniu ZZA — zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Przy umowie o pracę zawsze powstaje ZUA: stosunek pracy jest tytułem bezwzględnym i zbieg z innym tytułem go nie wyłącza. Po zapisaniu pliku program wyjaśnia, dlaczego wybrał właśnie ten dokument i podaje termin złożenia.
Program odmówi zgłoszenia w dwóch sytuacjach wynikających z ustawy:
- umowa o dzieło — nie jest tytułem do ubezpieczeń; zgłasza się ją na formularzu RUD, przyciskiem Zgłoś dzieło przy liście umów (dlatego RUD-u nie ma w kartotece — potrzebuje przedmiotu umowy, którego karta osoby nie zawiera),
- uczeń lub student do 26. roku życia na zleceniu — nie podlega ubezpieczeniom (art. 6 ust. 4 ustawy o sus). Program pokazuje datę 26. urodzin, bo od tego dnia ZUA trzeba złożyć, nawet jeśli umowa trwa dalej. Student na etacie zgłaszany jest normalnie.
Nieobecności
Zakładka Nieobecności na karcie osoby to ewidencja przerw w opłacaniu składek: zasiłek chorobowy, opiekuńczy, wynagrodzenie chorobowe i urlop bezpłatny. Dla każdej pozycji podajemy okres, rodzaj i kwotę świadczenia.
Te wpisy są jedynym źródłem danych dla raportu ZUS RSA — bez nich raport za dany miesiąc wyjdzie pusty. Nieobecność notujemy przy osobie, nie przy umowie: zwolnienie lekarskie obejmuje pracownika niezależnie od tego, ile ma równoległych umów.
Zakres jest celowo wąski — to ewidencja na potrzeby ZUS, nie moduł kadrowy. Nie ma tu wymiaru urlopu wypoczynkowego, salda dni ani ewidencji czasu pracy.
Raport RSA generujemy w module Umowy z pracownikami.
Czego program nie robi
Kartoteka nie prowadzi listy płac ani ewidencji czasu pracy. Obsługiwane są umowy zlecenie, o dzieło i o pracę — rachunki do nich wystawiamy w osobnym module.
Przy umowie o pracę program liczy składki, koszty i zaliczkę oraz składa deklaracje, ale nie zastępuje programu kadrowo-płacowego: nie ma urlopów wypoczynkowych, wynagrodzenia chorobowego, godzin nadliczbowych, potrąceń komorniczych ani PPK.
Ochrona danych
Kartoteka zawiera dane osobowe, więc dostęp do modułu warto ograniczyć uprawnieniami użytkowników (Ustawienia → Użytkownicy i uprawnienia). Kopie zapasowe bazy zawierają te dane — przechowuj je w bezpiecznym miejscu.