Umowy z pracownikami
Moduł prowadzi ewidencję umów zlecenia, o dzieło i o pracę. Wystawiamy w nim umowę, rachunki do niej, a z zebranych rachunków program generuje deklaracje podatkowe i dokumenty ZUS.
Do czego służy
Jedno miejsce na całą obsługę osoby zatrudnionej:
- treść umowy generowana z szablonu, z automatycznym podstawieniem danych,
- rachunki z wyliczeniem składek i zaliczki na podatek — zgodnie z rodzajem umowy, wiekiem i statusem wykonawcy,
- deklaracje PIT-11 i PIT-4R,
- dokumenty ZUS: zgłoszenie ZUA, wyrejestrowanie ZWUA, raport imienny RCA oraz zgłoszenie umowy o dzieło RUD.
Umowa o pracę rozlicza się tak samo jak zlecenie — z trzema różnicami, o które program dba sam: koszty uzyskania są kwotowe (250 zł miesięcznie, 300 zł przy dojeździe z innej miejscowości), składka chorobowa jest obowiązkowa, a kwoty trafiają do wiersza 1 PIT-11 i PIT-4R zamiast do wiersza 6. Do ZUS idzie kod tytułu 0110 zamiast 0411.
Wykonawców bierzemy z kartoteki Pracownicy i zleceniobiorcy.
Jak działa
Krok 1 — szablon treści. W Ustawieniach → Szablony umów przygotowujemy treść
w edytorze tekstu. Wpisujemy w niej znaczniki w klamrach, np. {WYKONAWCA_IMIE_NAZWISKO},
{KWOTA_BRUTTO}, {DATA_ZAWARCIA} — pełna lista jest po prawej stronie edytora, wystarczy
ją przepisać. Program podstawi za nie prawdziwe dane przy generowaniu umowy.
Krok 2 — umowa. Zakładamy umowę, wskazujemy wykonawcę i kwotę brutto. Przycisk Generuj treść z szablonu wypełnia zakładkę Treść umowy — możemy ją jeszcze dowolnie poprawić. Poprawiona treść zapisuje się razem z umową i późniejsza zmiana szablonu jej nie zmieni.
Krok 3 — rachunek. W zakładce Rachunki dodajemy rachunek za dany miesiąc i wpisujemy
kwotę brutto. Numer rachunku program nadaje z własnej serii (domyślnie RU/2026/1),
niezależnej od numeru umowy — przepisy wymagają na rachunku kolejnego numeru, a numer umowy
jest na nim tylko odwołaniem. Format i numer startowy ustawia ołówek przy polu numeru albo
słownik Numeracja (typ „Rachunek do umowy”). Przycisk Przelicz rachunek wypełnia wszystkie kwoty: składki potrącane
wykonawcy, składki płatnika (koszt firmy poza kwotą brutto), koszty uzyskania, zaliczkę
na PIT i kwotę do wypłaty.
Przy zleceniu ciągłym wystawiamy jeden rachunek miesięcznie — to z nich powstają później PIT-4R i raporty ZUS.
Krok 4 — deklaracje. Na liście umów, w grupach Deklaracje i ZUS, generujemy poszczególne dokumenty. Każdy zapisuje się jako plik XML, który wczytujemy do e-Deklaracji, programu Płatnik albo eZUS.
Co program wylicza sam
Kalkulator uwzględnia reguły, o których łatwo zapomnieć:
| Reguła | Jak działa |
|---|---|
| Umowa o dzieło | bez składek ZUS — nie jest tytułem do ubezpieczeń |
| Student do 26 lat | na zleceniu zwolniony ze składek |
| Ulga dla młodych | zaliczka 0 do limitu rocznego — tylko zlecenie, dzieło jest z ulgi wyłączone |
| Koszty 20% / 50% | 50% przy przeniesieniu praw autorskich, z limitem rocznym |
| Umowa do 200 zł | podatek zryczałtowany, bez kosztów uzyskania |
| Kwota zmniejszająca | tylko gdy wykonawca złożył PIT-2 |
| Progi 12% / 32% | liczone narastająco w roku |
Sekcja Zastosowane reguły na karcie rachunku pokazuje, które z nich zadziałały — dzięki temu widzimy, dlaczego kwoty wyszły takie, a nie inne. Pola są wyszarzone, bo to zapis stanu z chwili wystawienia rachunku.
Dokumenty ZUS
| Dokument | Kiedy | Termin |
|---|---|---|
| ZUA — zgłoszenie do wszystkich ubezpieczeń | rozpoczęcie zlecenia albo umowy o pracę | 7 dni |
| ZZA — zgłoszenie tylko do zdrowotnej | rozpoczęcie zlecenia osoby z innym tytułem | 7 dni |
| ZWUA — wyrejestrowanie | zakończenie umowy | 7 dni |
| RCA — raport imienny | co miesiąc, razem z DRA | do 20. dnia |
| RSA — świadczenia i przerwy | miesiąc z nieobecnością | do 20. dnia |
| RUD — zgłoszenie dzieła | zawarcie umowy o dzieło | 7 dni |
Program pilnuje reguł: umowy o dzieło nie zgłosimy na ZUA (odeśle nas do RUD), a przy studencie do 26 lat na zleceniu wyjaśni, że takiej osoby nie zgłasza się w ogóle — ani do składek społecznych, ani do zdrowotnej. Student zatrudniony na etacie podlega ubezpieczeniom normalnie i zgłasza się go tak jak każdego pracownika.
ZUA czy ZZA — program wybiera sam. Zleceniobiorcę, który ma już inny tytuł do ubezpieczeń społecznych (najczęściej etat u innego pracodawcy z pensją co najmniej minimalną), zgłasza się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego — czyli na ZZA, nie na ZUA.
Przy umowie o pracę zawsze powstaje ZUA, nawet gdy pracownik ma zaznaczony inny tytuł. Stosunek pracy jest tytułem bezwzględnym — zbieg z innym tytułem go nie wyłącza.
Żeby program o tym wiedział, w kartotece pracownika zaznaczamy „Ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych”. Przycisk Zgłoś (ZUA/ZZA) jest jeden — po zaznaczeniu tworzy ZZA, bez zaznaczenia ZUA — a komunikat po wygenerowaniu mówi, który dokument powstał i dlaczego.
Raport RSA — świadczenia i przerwy. Przycisk Raport RSA zbiera nieobecności z kartotek pracowników za wskazany miesiąc. Nieobecności wpisujemy na karcie pracownika, w zakładce Nieobecności: okres, rodzaj i kwota świadczenia.
Nieobecność należy do osoby, nie do konkretnej umowy — zwolnienie lekarskie obejmuje pracownika niezależnie od tego, ile ma równoległych zleceń, więc wpisujemy je tylko raz.
Przy studencie program pokazuje też datę 26. urodzin. To ważne: zwolnienie znika z dniem urodzin, nawet gdy umowa trwa dalej — od tego dnia trzeba złożyć ZUA.
Gdzie znaleźć druki
Wszystkie druki kadrowe zebrane są we wstążce Księgowość → Kadry i Płace: kartoteki (Pracownicy, Umowy), druki roczne (PIT-4R, PIT-11 dla wybranego roku), druki miesięczne (Raport RCA, Raport RSA dla wybranego miesiąca) oraz składki ZUS. Kolejność przycisków odpowiada kolejności pracy: kartoteki → druki roczne → miesięczne → składki.
Deklaracje liczą się z całej bazy za wskazany okres, więc nie trzeba wcześniej otwierać listy umów ani niczego zaznaczać. Te same przyciski są nadal dostępne w oknie listy umów — to kwestia wygody, nie różnicy w działaniu.
Wyjątkiem jest Zgłoś dzieło (RUD), które pozostaje wyłącznie przy liście umów: zgłasza konkretną umowę o dzieło i potrzebuje jej przedmiotu, którego kartoteka pracownika nie zawiera.
Deklaracje podatkowe
PIT-4R — jedna deklaracja zbiorcza za rok, składana do 31 stycznia. Zaliczki rozbijane są automatycznie: umowy o pracę do wiersza 1, zlecenia i dzieła do wiersza 3, a wiersz 5 pokazuje ich sumę.
PIT-11 — osobny plik dla każdego wykonawcy. Wskazujemy jedno miejsce zapisu, a program tworzy tam komplet plików. Terminy: do urzędu 31 stycznia, do wykonawcy 28 lutego.
Jeśli wykonawca miał w jednym roku i zlecenie, i dzieło, program o tym uprzedzi — kwoty trafią do jednego wiersza formularza i trzeba je rozbić ręcznie przed wysyłką.
Uwagi i ograniczenia
- Moduł obejmuje zlecenie, dzieło i umowę o pracę — ale to ewidencja umów i rozliczeń, nie moduł kadrowo-płacowy. Program nie prowadzi: urlopów wypoczynkowych i salda dni, listy płac, ewidencji czasu pracy ani świadectw pracy.
- Przy umowie o pracę program nie liczy wynagrodzenia chorobowego (33/14 dni), godzin nadliczbowych, dodatku stażowego, potrąceń komorniczych ani PPK. Rachunek wystawiamy na kwotę, którą podajemy sami.
- Wszystkie deklaracje kończą się plikiem XML na dysku — program nie wysyła ich do urzędu. Wysyłkę wykonujemy sami w e-Deklaracjach, Płatniku albo eZUS.
- RUD nie idzie przez Płatnika — ma własny format i wczytuje się go w eZUS: Dokumenty i Wiadomości → Dokumenty robocze → Import.
- Rachunek pamięta kwoty wyliczone w chwili wystawienia. Późniejsza zmiana przepisów nie zmienia dokumentów już wystawionych — to celowe.
- Zakładka Nieobecności to ewidencja na potrzeby RSA, nie moduł kadrowy. Nie ma tu wymiaru urlopu wypoczynkowego, salda dni ani ewidencji czasu pracy.
- Kwotę świadczenia wpisujemy ręcznie — program jej nie wylicza. Zasiłki liczy się od podstawy z okresu poprzedzającego niezdolność, według reguł, których moduł nie zna.
- Nieobecność trafia do raportu za miesiąc, w którym się zaczęła. Nieobecność na przełomie miesięcy program wykazuje w całości raz — jeśli rozliczamy ją osobno za każdy miesiąc, wpisujemy dwie nieobecności.
- Do RSA trafiają tylko osoby, które w danym miesiącu mają rachunek ze składkami. Zleceniobiorca chorujący przez cały miesiąc, bez żadnej wypłaty, nie pojawi się w raporcie automatycznie.
- Przed pierwszą wysyłką raportu RCA warto obejrzeć plik w programie Płatnik: wczytujemy go przez Dokumenty → Import dokumentów i sprawdzamy formularz. Samo wczytanie niczego nie wysyła — wysyłka to osobna czynność. Dzięki temu widzimy, w której rubryce wylądowała która kwota, czego kontrola struktury pliku nie pokaże.
Terminy w kalendarzu
Terminy PIT-4R i PIT-11 pojawiają się w terminarzu podatkowym na pulpicie — ale tylko wtedy, gdy w programie są rachunki do umów. Firma bez zatrudnienia tych deklaracji nie składa i program jej nimi nie zasypuje.