Umowy z pracownikami

Umowy z pracownikami

Moduł prowadzi ewidencję umów zlecenia, o dzieło i o pracę. Wystawiamy w nim umowę, rachunki do niej, a z zebranych rachunków program generuje deklaracje podatkowe i dokumenty ZUS.

Do czego służy

Jedno miejsce na całą obsługę osoby zatrudnionej:

• treść umowy generowana z szablonu, z automatycznym podstawieniem danych,
• rachunki z wyliczeniem składek i zaliczki na podatek — zgodnie z rodzajem umowy, wiekiem i statusem wykonawcy,
• deklaracje PIT-11 i PIT-4R,
• dokumenty ZUS: zgłoszenie ZUA, wyrejestrowanie ZWUA, raport imienny RCA oraz zgłoszenie umowy o dzieło RUD.

Umowa o pracę rozlicza się tak samo jak zlecenie — z trzema różnicami, o które program dba sam: koszty uzyskania są kwotowe (250 zł miesięcznie, 300 zł przy dojeździe z innej miejscowości), składka chorobowa jest obowiązkowa, a kwoty trafiają do wiersza 1 PIT-11 i PIT-4R zamiast do wiersza 6. Do ZUS idzie kod tytułu 0110 zamiast 0411.

Wykonawców bierzemy z kartoteki Pracownicy i zleceniobiorcy.

Jak działa

Krok 1 — szablon treści. W Ustawieniach → Szablony umów przygotowujemy treść w edytorze tekstu. Wpisujemy w niej znaczniki w klamrach, np. {WYKONAWCA_IMIE_NAZWISKO}, {KWOTA_BRUTTO}, {DATA_ZAWARCIA} — pełna lista jest po prawej stronie edytora, wystarczy ją przepisać. Program podstawi za nie prawdziwe dane przy generowaniu umowy.

Krok 2 — umowa. Zakładamy umowę, wskazujemy wykonawcę i kwotę brutto. Przycisk Generuj treść z szablonu wypełnia zakładkę Treść umowy — możemy ją jeszcze dowolnie poprawić. Poprawiona treść zapisuje się razem z umową i późniejsza zmiana szablonu jej nie zmieni.

Krok 3 — rachunek. W zakładce Rachunki dodajemy rachunek za dany miesiąc i wpisujemy kwotę brutto. Numer rachunku program nadaje z własnej serii (domyślnie RU/2026/1), niezależnej od numeru umowy — przepisy wymagają na rachunku kolejnego numeru, a numer umowy jest na nim tylko odwołaniem. Format i numer startowy ustawia ołówek przy polu numeru albo słownik Numeracja (typ „Rachunek do umowy”). Przycisk Przelicz rachunek wypełnia wszystkie kwoty: składki potrącane wykonawcy, składki płatnika (koszt firmy poza kwotą brutto), koszty uzyskania, zaliczkę na PIT i kwotę do wypłaty.

Przy zleceniu ciągłym wystawiamy jeden rachunek miesięcznie — to z nich powstają później PIT-4R i raporty ZUS.

Krok 4 — deklaracje. Na liście umów, w grupach Deklaracje i ZUS, generujemy poszczególne dokumenty. Każdy zapisuje się jako plik XML, który wczytujemy do e-Deklaracji, programu Płatnik albo eZUS.

Co program wylicza sam

Kalkulator uwzględnia reguły, o których łatwo zapomnieć:

Reguła	Jak działa
Umowa o dzieło	bez składek ZUS — nie jest tytułem do ubezpieczeń
Student do 26 lat	na zleceniu zwolniony ze składek
Ulga dla młodych	zaliczka 0 do limitu rocznego — tylko zlecenie, dzieło jest z ulgi wyłączone
Koszty 20% / 50%	50% przy przeniesieniu praw autorskich, z limitem rocznym
Umowa do 200 zł	podatek zryczałtowany, bez kosztów uzyskania
Kwota zmniejszająca	tylko gdy wykonawca złożył PIT-2
Progi 12% / 32%	liczone narastająco w roku

Sekcja Zastosowane reguły na karcie rachunku pokazuje, które z nich zadziałały — dzięki temu widzimy, dlaczego kwoty wyszły takie, a nie inne. Pola są wyszarzone, bo to zapis stanu z chwili wystawienia rachunku.

Dokumenty ZUS

Dokument	Kiedy	Termin
ZUA — zgłoszenie do wszystkich ubezpieczeń	rozpoczęcie zlecenia albo umowy o pracę	7 dni
ZZA — zgłoszenie tylko do zdrowotnej	rozpoczęcie zlecenia osoby z innym tytułem	7 dni
ZWUA — wyrejestrowanie	zakończenie umowy	7 dni
RCA — raport imienny	co miesiąc, razem z DRA	do 20. dnia
RSA — świadczenia i przerwy	miesiąc z nieobecnością	do 20. dnia
RUD — zgłoszenie dzieła	zawarcie umowy o dzieło	7 dni

Program pilnuje reguł: umowy o dzieło nie zgłosimy na ZUA (odeśle nas do RUD), a przy studencie do 26 lat na zleceniu wyjaśni, że takiej osoby nie zgłasza się w ogóle — ani do składek społecznych, ani do zdrowotnej. Student zatrudniony na etacie podlega ubezpieczeniom normalnie i zgłasza się go tak jak każdego pracownika.

ZUA czy ZZA — program wybiera sam. Zleceniobiorcę, który ma już inny tytuł do ubezpieczeń społecznych (najczęściej etat u innego pracodawcy z pensją co najmniej minimalną), zgłasza się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego — czyli na ZZA, nie na ZUA.

Przy umowie o pracę zawsze powstaje ZUA, nawet gdy pracownik ma zaznaczony inny tytuł. Stosunek pracy jest tytułem bezwzględnym — zbieg z innym tytułem go nie wyłącza.

Żeby program o tym wiedział, w kartotece pracownika zaznaczamy „Ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych”. Przycisk Zgłoś (ZUA/ZZA) jest jeden — po zaznaczeniu tworzy ZZA, bez zaznaczenia ZUA — a komunikat po wygenerowaniu mówi, który dokument powstał i dlaczego.

Raport RSA — świadczenia i przerwy. Przycisk Raport RSA zbiera nieobecności z kartotek pracowników za wskazany miesiąc. Nieobecności wpisujemy na karcie pracownika, w zakładce Nieobecności: okres, rodzaj i kwota świadczenia.

Nieobecność należy do osoby, nie do konkretnej umowy — zwolnienie lekarskie obejmuje pracownika niezależnie od tego, ile ma równoległych zleceń, więc wpisujemy je tylko raz.

Przy studencie program pokazuje też datę 26. urodzin. To ważne: zwolnienie znika z dniem urodzin, nawet gdy umowa trwa dalej — od tego dnia trzeba złożyć ZUA.

Gdzie znaleźć druki

Wszystkie druki kadrowe zebrane są we wstążce Księgowość → Kadry i Płace: kartoteki (Pracownicy, Umowy), druki roczne (PIT-4R, PIT-11, PIT-8AR dla wybranego roku), druki miesięczne (Raport RCA, Raport RSA dla wybranego miesiąca) oraz składki ZUS. Kolejność przycisków odpowiada kolejności pracy: kartoteki → druki roczne → miesięczne → składki.

Deklaracje liczą się z całej bazy za wskazany okres, więc nie trzeba wcześniej otwierać listy umów ani niczego zaznaczać. PIT-4R, PIT-11, PIT-8AR oraz raporty RCA i RSA są tylko na wstążce.

Na liście umów zostały zgłoszenia dotyczące zaznaczonej umowy: Zgłoś (ZUA/ZZA) i Wyrejestruj (ZWUA) — kod tytułu i datę program bierze wprost z umowy — oraz Zgłoś dzieło (RUD), które jest wyłącznie tutaj: zgłasza konkretną umowę o dzieło i potrzebuje jej przedmiotu, którego kartoteka pracownika nie zawiera.

Deklaracje podatkowe

PIT-4R — jedna deklaracja zbiorcza za rok, składana do 31 stycznia. Zaliczki rozbijane są automatycznie: umowy o pracę do wiersza 1, zlecenia i dzieła do wiersza 3, a wiersz 5 pokazuje ich sumę.

PIT-11 — osobny plik dla każdego wykonawcy. Wskazujemy jedno miejsce zapisu, a program tworzy tam komplet plików. Terminy: do urzędu 31 stycznia, do wykonawcy 28 lutego.

Jeśli wykonawca miał w jednym roku i zlecenie, i dzieło, program o tym uprzedzi — kwoty trafią do jednego wiersza formularza i trzeba je rozbić ręcznie przed wysyłką.

PIT-8AR — roczna deklaracja podatku zryczałtowanego pobranego od umów do 200 zł. Ten podatek nie trafia do PIT-4R ani PIT-11, tylko tutaj. Program sumuje go z rachunków miesiąc po miesiącu i zapisuje plik XML (wzór 14, za lata od 2024). Termin: 31 stycznia. Jeśli w wybranym roku nie było rachunku z podatkiem zryczałtowanym, program pliku nie tworzy i wyjaśnia dlaczego — deklarację składa tylko płatnik, który taki podatek pobrał.

Uwagi i ograniczenia

• Moduł obejmuje zlecenie, dzieło i umowę o pracę. Zestawienie rachunków za miesiąc znajdziemy w Księgowość → Lista płac (z wydrukiem). To nadal ewidencja umów i rozliczeń, a nie pełny moduł kadrowo-płacowy: program nie prowadzi urlopów wypoczynkowych i salda dni, ewidencji czasu pracy ani świadectw pracy.
• Rachunek uwzględnia godziny nadliczbowe (dodatek 50% i 100%, art. 151¹ Kodeksu pracy), PPK (wpłata pracownika i pracodawcy wg ustawy o PPK) oraz potrącenia komornicze — kwotę potrącenia wpisujemy z tytułu wykonawczego. Przy umowie o pracę program pilnuje granic potrącenia z Kodeksu pracy (alimenty do 3/5, inne do 1/2 wynagrodzenia, z kwotą wolną).
• Wpisanie daty wypłaty na niewypłaconym rachunku przelicza go przy zapisie, bo sumy narastające (próg podatkowy, limity składek) liczą się według miesiąca wypłaty. Program informuje też, ile pozostałych rachunków tego miesiąca przeliczył.
• Ulga dla młodych obejmuje także przychód z dnia 26. urodzin.
• Program nie liczy wynagrodzenia chorobowego (33/14 dni) ani dodatku stażowego. Te kwoty podajemy sami.
• Wszystkie deklaracje kończą się plikiem XML na dysku — program nie wysyła ich do urzędu. Wysyłkę wykonujemy sami w e-Deklaracjach, Płatniku albo eZUS.
• RUD nie idzie przez Płatnika — ma własny format i wczytuje się go w eZUS: Dokumenty i Wiadomości → Dokumenty robocze → Import.
• Rachunek pamięta kwoty wyliczone w chwili wystawienia. Późniejsza zmiana przepisów nie zmienia dokumentów już wystawionych — to celowe.
• Zakładka Nieobecności to ewidencja na potrzeby RSA, nie moduł kadrowy. Nie ma tu wymiaru urlopu wypoczynkowego, salda dni ani ewidencji czasu pracy.
• Kwotę świadczenia wpisujemy ręcznie — program jej nie wylicza. Zasiłki liczy się od podstawy z okresu poprzedzającego niezdolność, według reguł, których moduł nie zna.
• Nieobecność trafia do raportu za miesiąc, w którym się zaczęła. Nieobecność na przełomie miesięcy program wykazuje w całości raz — jeśli rozliczamy ją osobno za każdy miesiąc, wpisujemy dwie nieobecności.
• Do RSA trafiają tylko osoby, które w danym miesiącu mają rachunek ze składkami. Zleceniobiorca chorujący przez cały miesiąc, bez żadnej wypłaty, nie pojawi się w raporcie automatycznie.
• Przed pierwszą wysyłką raportu RCA warto obejrzeć plik w programie Płatnik: wczytujemy go przez Dokumenty → Import dokumentów i sprawdzamy formularz. Samo wczytanie niczego nie wysyła — wysyłka to osobna czynność. Dzięki temu widzimy, w której rubryce wylądowała która kwota, czego kontrola struktury pliku nie pokaże.

Terminy w kalendarzu

Terminy PIT-4R i PIT-11 pojawiają się w terminarzu podatkowym na pulpicie — ale tylko wtedy, gdy w programie są rachunki do umów. Firma bez zatrudnienia tych deklaracji nie składa i program jej nimi nie zasypuje. Termin PIT-8AR pojawia się tylko wtedy, gdy w poprzednim roku był rachunek z podatkiem zryczałtowanym.