Faktury sprzedażowe z KSeF
Czasem faktura sprzedaży powstaje poza programem — w Aplikacji Podatnika KSeF, w poprzednim programie albo wystawiona przez biuro. W KSeF już jest, ale w naszej ewidencji jej brak. Ta funkcja pozwala pobrać taką sprzedaż i włączyć ją do programu.
Od faktur zakupowych różni się jednym: zakupy i sprzedaż mają osobne bufory, a sprzedaż zawsze przechodzi przez okno zatwierdzania. Program niczego nie dopisze do ewidencji sprzedaży bez naszej wyraźnej zgody.
Menu KSeF na liście dokumentów
Na liście dokumentów — we wstążce i pod prawym przyciskiem myszy — menu KSeF zawiera:
| Pozycja | Co robi |
|---|---|
| Synchronizacja | zwykła wymiana z KSeF: wysyłka wystawionych faktur i pobranie zakupowych |
| Pobierz faktury sprzedażowe z KSeF… | pobiera naszą sprzedaż z wybranego okresu do poczekalni |
| Faktury sprzedażowe do zatwierdzenia… | otwiera poczekalnię — to tu decydujemy, co wchodzi do ewidencji |
| Importuj fakturę sprzedażową z pliku XML… | pojedynczy plik faktury (FA(3)) z dysku, bez łączenia z KSeF |
| Serwis - Regeneruj ponownie z KSeF | wczytuje zaznaczone faktury od nowa z lokalnego archiwum XML — naprawa danych bez ani jednego zapytania do serwera |
| Serwis - Reimport faktur zakupowych z KSeF | najbliższa synchronizacja pobierze faktury zakupowe od nowa z serwera KSeF |
Pobieranie
Po wybraniu Pobierz faktury sprzedażowe z KSeF… wskazujemy zakres dat. Jednorazowo można pobrać do 3 miesięcy, cofnąć się wolno do 24 miesięcy wstecz — to ograniczenia samego KSeF. Program podpowiada ostatni pełny miesiąc.
Pobrane faktury trafiają do poczekalni, nie do ewidencji. Jeśli coś czeka, podsumowanie synchronizacji przypomina o tym linią „Faktury sprzedażowe oczekujące na zatwierdzenie: N”.
Okno zatwierdzania
Każda pozycja to jedna faktura: numer, data wystawienia, nabywca, NIP, kwota brutto, waluta, rodzaj i status. Zaznaczamy te, które mają wejść do ewidencji — pomagają przyciski Zaznacz wszystko / Odznacz wszystko — i klikamy Importuj zaznaczone.
- Pomiń zaznaczone — faktura znika z poczekalni i już nie wróci (np. testowa albo zaewidencjonowana ręcznie),
- Zamknij — nic się nie dzieje; faktury poczekają do następnego razu.
Niektóre wiersze są wyszarzone i nie dadzą się zaznaczyć: faktury marża oraz faktury, w których sprzedawcą jest inna firma niż nasza — tych program nie importuje. Z kolei faktura o numerze zgodnym z już istniejącym dokumentem, ale innym numerze KSeF, jest domyślnie odznaczona — to sygnał konfliktu numeracji dwóch systemów i wymaga świadomej decyzji.
Co powstaje po imporcie
Program tworzy dokument sprzedaży właściwego rodzaju: zwykłą fakturę (także z metodą kasową), korektę, zaliczkową lub końcową. Faktura uproszczona wchodzi jako zwykła faktura sprzedaży.
- Numer zostaje z KSeF — dokument nie zużywa naszej numeracji i jej nie psuje.
- Status od razu „wysłana” — program wie, że faktura już jest w KSeF, i nie wyśle jej drugi raz przy synchronizacji.
- Nabywca może być anonimowy — tak wygląda w KSeF sprzedaż detaliczna.
- Jeśli faktura w KSeF nie ma pozycji, powstaje jedna pozycja zbiorcza z kwot ogólnych, z adnotacją w Uwagach dokumentu.
Faktury, które sami wysłaliśmy z programu, też wracają w pobranym pakiecie — program rozpoznaje je po numerze KSeF i pomija automatycznie. Istniejące dokumenty nigdy nie są przy tym zmieniane ani nadpisywane.