Import z plików CSV i Excel

Import z plików CSV i Excel

Kontrahentów, cennik i dokumenty przeniesiemy z innego programu albo z arkusza Excela bez przepisywania. Wystarczy plik CSV (także .txt), Excel (XLSX) albo XML z danymi w kolumnach — program sam dopasowuje kolumny do swoich pól po nazwach w pierwszym wierszu. Nie ma osobnego okna mapowania: o tym, co trafi do którego pola, decydują nagłówki kolumn, dlatego najważniejsze jest ich poprawne nazwanie (tabele niżej).

Co importujemy	Gdzie	Formaty
Kontrahenci	menu aplikacji Importuj → CSV, XML, XLSX → Lista firm albo przycisk Import w kartotece Firmy [F3]	TXT, CSV, XLSX, XML, schowek, Firmy.mdb
Cennik (towary i usługi)	Importuj → CSV, XML, XLSX → Cennik albo przycisk Import w Cenniku [F4]	CSV/TXT, XLSX, XML, Cennik.mdb
Dokumenty (faktury, paragony, zakupy)	Importuj → CSV, XML, XLSX → Dokumenty	CSV/TXT, XLSX, XML, Faktury.mdb
Pozycje faktury	w oknie dokumentu: Dodaj pozycję (Shift + Ins) → Importuj pozycje z pliku CSV	CSV o stałym układzie
Stany magazynowe (PRO)	MAGAZYN → Stany magazynowe → Import stanów z pliku	CSV — opis w Stanach początkowych
Wyciągi bankowe (STANDARD, PRO)	Importuj wyciąg na liście wyciągów	CSV, MT940 — tu kolumny wskazujemy numerami, patrz Formaty wyciągów

Opcje Firmy.mdb, Cennik.mdb i Faktury.mdb wczytują dane z programu Faktura VAT 2026 — całą migrację ze starszej wersji wygodniej zrobić kreatorem Import danych z programu Faktura VAT 2026.

Krok po kroku

1. Zrób kopię zapasową. Import dopisuje dane i nie ma jednego przycisku cofającego całość.
2. Przygotuj plik: pierwszy wiersz to nagłówki kolumn nazwane jak w tabelach niżej, każdy kolejny wiersz to jeden kontrahent / towar / pozycja dokumentu.
3. Wybierz z menu Importuj → CSV, XML, XLSX odpowiednią pozycję. Program otwiera listę i okno wyboru formatu.
4. Zaznacz format (np. z pliku CSV albo Plik Excel (XLSX)) i kliknij Importuj.
5. Wskaż plik. Po imporcie program pokaże podsumowanie: Zaimportowano: N …, Pominięto: M i — gdy coś się nie udało — listę do 12 błędów z nazwą pliku i przyczyną.
6. Sprawdź kilka zaimportowanych pozycji. Przy dużym pliku warto najpierw wczytać kilkanaście wierszy na próbę.

Jak program czyta plik

Te same zasady obowiązują dla kontrahentów, cennika i dokumentów:

Co	Jak
Separator kolumn	wykrywany sam: średnik ;, tabulator, przecinek , albo | — wygrywa ten, który daje w pierwszych wierszach stałą liczbę kolumn. Pole ze średnikiem lub przecinkiem w środku zapisujemy w cudzysłowie: "Śruba M8; ocynk" (tak zapisuje je Excel)
Kodowanie znaków	wykrywane samo: UTF-8 (z BOM lub bez) albo Windows-1250. Zapis z Excela „CSV (rozdzielany średnikami)” i „CSV UTF-8” czyta się poprawnie
Nagłówek	pierwszy wiersz uznajemy za nagłówek, gdy co najmniej połowa komórek to tekst (nie liczby ani daty). Wielkość liter, polskie znaki, spacje, _, - i . w nazwach nie mają znaczenia: „Cena netto A”, „cena_netto_a” i „CENANETTOA” to ta sama kolumna
Kolumny nierozpoznane	są pomijane bez komunikatu — literówka w nagłówku oznacza, że pole zostanie puste
Plik bez nagłówka	kolumny muszą stać w stałej kolejności podanej przy każdym rodzaju danych niżej (i nie może ich być więcej)
Puste wiersze i wiersze zaczynające się od #	pomijane
Liczby	przecinek albo kropka jako separator dziesiętny, spacje tysięcy dozwolone: 1 234,56, 1234.56
Daty	w formacie ustawionym w Windows albo RRRR-MM-DD, np. 2026-10-08, 08.10.2026
Tak / nie	1, tak, true, yes albo 0, nie, false, no
Excel (XLSX)	czytany jest pierwszy arkusz, pierwszy wiersz to nagłówki. Starego formatu .xls (Excel 97–2003) program nie czyta — zapisz plik jako .xlsx
XML	jeden element na rekord (dla kontrahentów <firma> lub <kontrahent>, dla dokumentów <dokument>), a w nim elementy albo atrybuty nazwane jak kolumny z tabel, np. <firma><nazwa>…</nazwa><nip>…</nip></firma>
Stawka VAT	23, 23%, 8, zw, np — z kropką lub bez, wielkość liter bez znaczenia. Liczba, której nie ma w słowniku, zakłada nową stawkę. Tekst spoza słownika (np. „zwolniona”) to błąd wiersza — pozycja nie dostanie po cichu 23%

Kontrahenci (Lista firm)

Okno Import listy firm ma opcje: z pliku tekstowego, z pliku CSV, z programu Faktura VAT (Firmy.mdb), ze schowka, z pliku XML, z pliku XML/CSV (inny program) (działa jak CSV) i Plik Excel (XLSX). Przycisk Wyświetl przykładowy plik otwiera w Notatniku gotowy wzór pliku CSV — najprościej go skopiować i uzupełnić.

Ze schowka — zaznaczamy w Excelu zakres razem z wierszem nagłówków, kopiujemy (Ctrl+C), wybieramy tę opcję i klikamy Importuj.

Przykładowy plik:

nazwa;nip;adres;kod;miasto;telefon;email
Biuro Handlowe ALFA Sp. z o.o.;PL 527-000-00-00;ul. Polna 1;00-001;Warszawa;22 000 00 00;biuro@alfa.example
"Hurtownia BETA, oddział 2";;ul. Leśna 5;30-002;Kraków;;

Bez nagłówka kolejność jest stała: nazwa; adres; kod; miasto; nip; telefon; email; symbol; regon.

Pole w programie	Nazwy kolumn, które program rozpoznaje
Nazwa (wymagana)	nazwa, nazwafirmy, name, firma, company
NIP	nip, taxid, vatid
Symbol	symbol, kodfirmy, code, skrot
Adres (ulica)	adres, adresfirmy, address, ulica
Kod pocztowy	kod, kodpocztowy, zipcode, postcode
Miejscowość	miasto, miejscowosc, city
Państwo	panstwo, country
Osoba kontaktowa	osobakontaktowa, kontakt, contactperson
REGON	regon
Telefon / Faks	telefon, tel, phone / faks, fax
E-mail / WWW	email, mail / www, stronawww
Bank / Numer rachunku	bank / nrrach, numerrachunku, kontobankowe, accountnumber
Adres korespondencyjny	kornazwisko, korulica, korkod, kormiasto
PESEL	pesel
Dowód osobisty	dowodseria, dowoddatawyd, dowodwydprzez
Uwagi	dodinfo, uwagi, opis
Rabat (%)	rabat, discount — zaokrąglany do pełnych procent
Grupa	grupa, group — grupa, której nie ma, zostanie założona
Forma płatności	formaplatnosci, sposobplatnosci, payment — nieznana zostanie założona
Termin płatności	terminplatnosci, termin — nazwa ze słownika albo liczba dni (14 → „14 dni”)
Zgoda na e-fakturę	zgodaefaktura, efaktura (tak / nie)

Duplikaty. Import kontrahentów tylko dopisuje — nigdy nie zmienia kart, które już są. Wiersz jest pomijany, gdy kontrahent o tym samym NIP-ie jest już w kartotece albo wyżej w tym samym pliku (kreski, spacje i przedrostek PL w NIP-ie nie mają znaczenia). Wiersz bez NIP-u porównujemy po nazwie (bez względu na wielkość liter). Podsumowanie wymienia pominiętych: „Pominięto „Nazwa” – kontrahent z NIP … już jest w kartotece.” Wiersz bez nazwy jest pomijany.

Cennik (towary i usługi)

Okno Import Cennika: z pliku tekstowego CSV, z programu Faktura VAT (Cennik.mdb), z pliku XML, z pliku XML/CSV (inny program) i Plik Excel (XLSX). Plik XLSX zapisany przez Eksport → XLSX w Cenniku wczytuje się z powrotem bez zmian w nagłówkach — tak najwygodniej poprawić ceny hurtowo w Excelu.

Przykładowy plik:

symbol;nazwa;jm;stawka vat;cena netto a;cena netto b;grupa
SR-M8;Śruba M8 ocynk;szt.;23;0,45;0,40;Śruby
US-01;Montaż;godz.;23;120;;Usługi

Bez nagłówka kolejność jest stała: nazwa; symbol; pkwiu; jednostka; stawkavat; cenanettoa; cenabruttoa; grupa; ilosc.

Pole w programie	Nazwy kolumn, które program rozpoznaje
Nazwa	nazwa, nazwatowaru, name, towar, produkt
Indeks (symbol)	symbol, kod, indeks, index
Kod EAN	kodean, ean, kodkreskowy, barcode — gdy pliku nie ma indeksu, EAN staje się też indeksem
Jednostka miary	jednostka, jm, unit — jednostka, której nie ma, zostanie założona
Stawka VAT	stawkavat, vat, vatrate
Ceny netto A / B / C	cenanettoa (także cenanetto, cenanetto1), cenanettob (cenanetto2), cenanettoc (cenanetto3)
Ceny brutto A / B / C	cenabruttoa (cenabrutto, cenabrutto1), cenabruttob (cenabrutto2), cenabruttoc (cenabrutto3)
Towar / usługa	istowar — tak = towar, nie = usługa
PKWiU	pkwiu
Cechy	cechy
Grupa	grupa — tekst „GTU 12 …” trafia do pola Kod GTU, inny tekst to grupa towarowa (założona, gdy jej nie ma)
Dostawca / Nr faktury zakupu	dostawca / nrfakturyzakupu
Link do zdjęcia	link, linkzdjecia
Data przyjścia / wyjścia	dataprzyjscia / datawyjscia

Gdy plik podaje tylko cenę netto, program wylicza cenę brutto ze stawki VAT (i odwrotnie), z dokładnością do grosza.

Nowy towar czy aktualizacja. Wiersz z indeksem trafia w kartę o tym samym indeksie; wiersz bez indeksu — w kartę o tej samej nazwie, która też nie ma indeksu. Gdy takiej karty nie ma, powstaje nowa. Przy aktualizacji zmienia się tylko to, co plik podaje: pusta komórka albo brak kolumny zostawia wartość z karty bez zmian, więc plik symbol;cena netto a zmieni wyłącznie ceny. Nowa karta bez podanej jednostki, stawki i rodzaju dostaje „szt.”, 23% i rodzaj „Towar”.

Do wersji 27.6.327 włącznie pusta kolumna przy aktualizacji kasowała PKWiU, cechy, dostawcę i link do zdjęcia, a brak kolumn jednostki, stawki i rodzaju przestawiał istniejący towar na „szt.”, 23% i „Towar”. Nowa karta dostawała też cenę brutto 0,00, gdy plik podawał tylko netto.

Import cennika nie zmienia stanów magazynowych — kolumny Magazyn i Ilość są pomijane. W edycji PRO stany wczytujemy osobno, z ceną nabycia i dokumentem PW: Stany początkowe.

Dokumenty

Okno Import Dokumentów: z pliku tekstowego CSV, z programu Faktura VAT (Faktury.mdb), z pliku XML, z pliku XML/CSV (inny program) i Plik Excel (XLSX). Pole Importuj także pliki pomocnicze (konta.lst, przelewy.dat, .fkt) wczytuje przy okazji dane z katalogu programu Faktura VAT 2026, w którym leży plik — przy pliku z innego programu je odznaczamy.

Przed importem dokumentów muszą być uzupełnione dane firmy (sprzedawcy) — inaczej import kończy się komunikatem o braku danych podatnika.

Jeden wiersz = jedna pozycja. Dokument z kilkoma pozycjami to kilka wierszy z tym samym numerem, rodzajem i datą wystawienia — dane nagłówka (kontrahent, płatność) program bierze z pierwszego z nich.

numer;rodzaj;data wystawienia;data sprzedaży;nazwa;nip;forma płatności;towar;ilosc;cena netto;stawka vat
FV 1/10/2026;Faktura VAT;2026-10-01;2026-10-01;Biuro Handlowe ALFA Sp. z o.o.;5270000000;Przelew;Śruba M8 ocynk;100;0,45;23
FV 1/10/2026;Faktura VAT;2026-10-01;2026-10-01;Biuro Handlowe ALFA Sp. z o.o.;5270000000;Przelew;Montaż;2;120;23
FZ 15/2026;Faktura zakupu;2026-10-03;2026-10-02;Hurtownia BETA;6790000000;Gotówka;Papier A4;10;18,50;23

Bez nagłówka kolejność jest stała: numer; rodzaj; datawyst; datasprzed; nazwa; nip; sposobzapl; razembrutto; towar; ilosc; cenanetto; stawkavat.

Pole w programie	Nazwy kolumn, które program rozpoznaje
Numer (wymagany)	numer, nrdokumentu, docno, number
Rodzaj dokumentu	rodzaj, typ, doctype, type — nazwa jak w programie: Faktura VAT, Faktura zakupu, Paragon, Rachunek, Faktura proforma, Faktura MP, Faktura RR, Faktura marża, Zamówienie… Puste = faktura sprzedaży
Data wystawienia	datawyst, datawystawienia, issuedate — pusta = dzisiaj
Data sprzedaży / dostawy	datasprzed, datasprzedazy, saledate
Termin płatności	datazapl, paymentdate (data) albo terminzapl, terminplatnosci (nazwa terminu ze słownika)
Forma płatności	sposobzapl, formaplatnosci, paymentmethod — nieznana zostanie założona
Waluta	waluta, currency
Zapłacono	zaplacono, paid
Razem brutto	razembrutto, wartoscbrutto, grosssum — puste = suma pozycji
Miejsce wystawienia, uwagi, opis, dodatkowy tekst	miejscewyst; uwagi; opis; dodtekst
Numer konta	numerkont, kontobankowe, accountnumber
Kontrahent	nazwa, nazwafirmy, kontrahent, firma; nip; adres; kodpocztowy; miasto; email; telefon
Pozycja: towar	towar, pozycja, produkt (także nazwa, gdy nie ma kolumny towar); indeks: symbol
Pozycja: ilość, cena, stawka	ilosc, quantity; cenanetto, netprice (albo cenabrutto, grossprice); stawkavat, vat

W pliku dokumentów kolumnę kodu pocztowego nazwijmy kodpocztowy, a indeks towaru symbol. Kolumna o nazwie „kod” jest czytana i jako kod pocztowy, i jako indeks towaru.

Kontrahenci i towary z pliku. Kontrahenta program szuka po nazwie i NIP-ie, towar — po nazwie albo indeksie. Brakujących zakłada w kartotekach. Wartości pozycji liczy sam (tak jak na fakturze wystawionej w programie) — ze stawki wiersza, a gdy jej nie ma, ze stawki towaru.

Duplikaty. Dokument o tym samym rodzaju, numerze, dacie wystawienia, kontrahencie i wartości brutto co dokument w bazie jest pomijany — ponowne wczytanie tego samego pliku nie dubluje faktur. Zakup z pliku, wystawiony w miesiącu późniejszym niż dostawa, dostaje datę wpływu równą dacie wystawienia (patrz Faktura zakupu).

Plik nie przenosi powiązania korekty z fakturą korygowaną — korekty wystawiamy w programie.

W wersjach do 27.6.327 włącznie okno Import Dokumentów pokazywało opcje CSV i XML, ale zawsze otwierało wybór pliku Faktury.mdb, a menu Importuj → CSV, XML, XLSX → Dokumenty prowadziło od razu do tego samego wyboru.

Pozycje faktury z pliku CSV

W otwartym dokumencie rozwijamy przycisk Dodaj pozycję (Shift + Ins) i wybieramy Importuj pozycje z pliku CSV. Pozycje dopisują się do edytowanego dokumentu — zapisujemy go jak zwykle.

Ten import ma stały układ kolumn (nagłówki nie są rozpoznawane), separator średnik i kodowanie Windows-1250 (zapis z Excela „CSV (rozdzielany średnikami)”):

nazwa;jm;ilosc;cena_netto;stawka_vat
Śruba M8 ocynk;szt.;100;0,45;23
Montaż;godz.;2;120;23
Szkolenie;godz.;1;300;zw

• pierwszy wiersz z „nazwa” i „ilosc” (albo „ilość”) jest pomijany jako nagłówek,
• jm — jednostka ze słownika; nieznana albo pusta → jednostka domyślna,
• ilosc — pusta albo ≤ 0 → 1,
• stawka_vat — 23, 23%, zw, np; pusta → 23%. Stawka podana, ale nieznana — wiersz jest pomijany (do wersji 27.6.327 dostawał po cichu 23%),
• towar szukany po nazwie; gdy go nie ma, zostaje założony w cenniku z ceną i stawką z pliku.

Na koniec program pokazuje „Zaimportowano N pozycji z pliku CSV.” i liczbę pominiętych wierszy.

Gdy coś poszło nie tak

Objaw	Przyczyna i rada
„Nie znaleziono danych do importu.”	plik pusty, sam nagłówek albo inny format niż wybrany (np. .xls zamiast .xlsx)
Wszystko trafiło do jednego pola (np. całe wiersze w nazwie)	program nie rozpoznał separatora — sprawdź, czy każdy wiersz ma tyle samo kolumn, a pola z separatorem są w cudzysłowie
Pole zostało puste	nagłówek kolumny nie pasuje do żadnej nazwy z tabel — popraw go
Krzaczki zamiast polskich liter	plik w innym kodowaniu niż UTF-8 / Windows-1250 (np. DOS 852) — zapisz go ponownie z Excela lub Notatnika
Kontrahenci „pominięci”	już są w kartotece (ten sam NIP) — import ich nie zmienia
„nieznana stawka VAT …”	w kolumnie stawki jest tekst, którego nie ma w słowniku — wpisz 23, 8, 5, 0, zw albo np

Powiązane: Import i eksport danych (menu aplikacji), Wczytanie danych z programu księgowego (EPP).