Rola kontrahenta i limit kredytowy
Na karcie kontrahenta, na zakładce Płatności, ustawiamy trzy rzeczy: kim jest dla nas ta firma i ile możemy jej sprzedać, zanim ureguluje wcześniejsze faktury.
Odbiorca czy dostawca
Dwa niezależne znaczniki:
- Odbiorca (kupuje od nas)
- Dostawca (kupujemy od niego)
Nie wykluczają się — firma może być jednocześnie jednym i drugim, co jest częste przy współpracy dwustronnej. Oba są domyślnie zaznaczone, także dla kontrahentów wprowadzonych przed aktualizacją.
Znaczniki zawężają listę wyboru kontrahenta przy wystawianiu dokumentu: faktura sprzedaży podpowiada odbiorców, faktura zakupu — dostawców.
Filtr jest łagodny: odsiewa wyłącznie te firmy, którym rolę jawnie odznaczyliśmy. Kontrahent z oboma znacznikami pojawi się zawsze, więc odznaczenie roli jest świadomą decyzją, a nie czymś, co dzieje się samo. Przy zamówieniach i dokumentach magazynowych filtr nie działa w ogóle — tam lista pozostaje pełna.
Limit kredytowy
Kwota, do jakiej sprzedajemy klientowi z odroczonym terminem płatności.
| Wartość | Znaczenie |
|---|---|
| puste | brak limitu — pole pokazuje wtedy „bez limitu” |
| 0 | sprzedaż wyłącznie za gotówkę |
| kwota | maksymalne dopuszczalne zadłużenie |
Puste pole i zero to dwie różne rzeczy: pierwsze oznacza brak ograniczeń, drugie — twardy zakaz odroczonej płatności.
Co wlicza się do zadłużenia
Zadłużenie to suma niezapłaconych kwot z dokumentów sprzedażowych — ta sama wartość, którą pokazuje pulpit jako „Należności ogółem”.
Limitu nie obciążają:
- wszystkie dokumenty zakupu,
- oferty, zamówienia od klienta i zamówienia dla dostawcy,
- faktury pro forma,
- dokumenty magazynowe (WZ, PZ, MM, RW, PW),
- dokumenty kasowe i bankowe (KP, KW, BP, BW).
Przy sprawdzaniu limitu program pomija dokument aktualnie edytowany, więc jego kwota nie liczy się dwa razy.
Blokada sprzedaży
Samo ustawienie limitu niczego nie blokuje — działa informacyjnie. Blokadę włączamy w Opcjach magazynu przełącznikiem „Nie pozwalaj zapisać dokumentu po przekroczeniu limitu kredytowego”.
Przy włączonej opcji program sprawdza limit przed zapisaniem dokumentu i przy przekroczeniu pokazuje komunikat z kwotą dokumentu i dostępnym limitem, przerywając zapis.
Ręczna blokada kontrahenta
Limit kredytowy blokuje sprzedaż z powodu zadłużenia. Bywa jednak, że z kontrahentem po prostu nie chcemy już handlować, choć nic nam nie jest winien. Do tego służy pole Kontrahent zablokowany na zakładce Płatności.
Po zaznaczeniu warto wpisać powód blokady. Pojawi się on w komunikacie przy próbie wystawienia dokumentu, więc każdy zobaczy od razu, dlaczego sprzedaż nie przeszła, bez otwierania karty.
Blokada różni się od limitu dwiema rzeczami:
- Działa zawsze, bez włączania czegokolwiek w konfiguracji. To decyzja podjęta świadomie dla jednego kontrahenta, a nie zmiana zachowania całego programu.
- Dotyczy tylko sprzedaży. Fakturę zakupu od zablokowanego kontrahenta wystawimy normalnie, bo blokada mówi „nie sprzedajemy jemu”, a nie „nie kupujemy od niego”.
Adresy dostawy
Zakładka Adresy dostawy trzyma listę miejsc, do których wozimy towar temu kontrahentowi. Wcześniej kartoteka miała jeden adres główny i jeden korespondencyjny, więc firma z kilkoma sklepami musiała wpisywać adres ręcznie na każdym dokumencie.
Każdy adres ma nazwę roboczą (na przykład Sklep Centrum, Magazyn Gdańsk), po której wybieramy go z listy. Można podać osobę odbierającą i telefon, bo kurier potrzebuje kontaktu na miejscu.
Adres oznaczony jako domyślny podpowiada się na nowym dokumencie. Domyślny może być tylko jeden, więc zaznaczenie kolejnego zdejmuje poprzedni przy zapisie.