Rola kontrahenta i limit kredytowy
Na karcie kontrahenta, na zakładce Płatności, ustawiamy trzy rzeczy: kim jest dla nas ta firma i ile możemy jej sprzedać, zanim ureguluje wcześniejsze faktury.
Odbiorca czy dostawca
Dwa niezależne znaczniki:
- Odbiorca (kupuje od nas)
- Dostawca (kupujemy od niego)
Nie wykluczają się — firma może być jednocześnie jednym i drugim, co jest częste przy współpracy dwustronnej. Oba są domyślnie zaznaczone, także dla kontrahentów wprowadzonych przed aktualizacją.
Znaczniki zawężają listę wyboru kontrahenta przy wystawianiu dokumentu: faktura sprzedaży podpowiada odbiorców, faktura zakupu — dostawców.
Filtr jest łagodny: odsiewa wyłącznie te firmy, którym rolę jawnie odznaczyliśmy. Kontrahent z oboma znacznikami pojawi się zawsze, więc odznaczenie roli jest świadomą decyzją, a nie czymś, co dzieje się samo. Przy zamówieniach i dokumentach magazynowych filtr nie działa w ogóle — tam lista pozostaje pełna.
Limit kredytowy (PRO)
Kwota, do jakiej klient może być nam winien. Pole Limit kredytowy jest widoczne na karcie kontrahenta w wersji PRO.
| Wartość | Znaczenie |
|---|---|
| puste | brak limitu — pole pokazuje wtedy „bez limitu” |
| 0 | sprzedaż tylko za gotówkę — przy włączonej blokadzie (niżej) zapiszemy dla tego klienta dokument płatny gotówką, kartą, BLIK-iem lub bonem albo zapłacony w całości, ale nie dokument z odroczoną płatnością |
| kwota | maksymalne dopuszczalne zadłużenie |
Puste pole i zero to dwie różne rzeczy: pierwsze oznacza brak ograniczeń, drugie — sprzedaż wyłącznie za gotówkę, bez kredytu kupieckiego.
Do limitu liczy się tylko to, o ile dokument zwiększa zadłużenie klienta, czyli jego kwota do zapłaty (pole „Pozostaje”). Dokument z formą płatności natychmiastowej — gotówka, karta, BLIK, bon — nie zwiększa zadłużenia i limit go nie zatrzymuje. Wpłacona zaliczka zmniejsza sprawdzaną kwotę: faktura na 123 zł z zapłaconymi 50 zł obciąża limit kwotą 73 zł. Dokument w walucie obcej przeliczamy na złote kursem dokumentu, tak samo jak zadłużenie.
Co wlicza się do zadłużenia
Zadłużenie to suma niezapłaconych kwot z dokumentów sprzedażowych — ta sama wartość, którą pokazuje pulpit jako „Należności ogółem”.
Limitu nie obciążają:
- wszystkie dokumenty zakupu,
- oferty, zamówienia od klienta i zamówienia dla dostawcy,
- faktury pro forma,
- dokumenty magazynowe (WZ, PZ, MM, RW, PW),
- dokumenty kasowe i bankowe (KP, KW, BP, BW).
Przy sprawdzaniu limitu program pomija dokument aktualnie edytowany, więc jego kwota nie liczy się dwa razy.
Blokada sprzedaży
Samo ustawienie limitu niczego nie blokuje i nie wyświetla ostrzeżeń. Limit, zadłużenie i dostępną kwotę pokazuje raport Salda kontrahentów w Raportach magazynowych. Blokadę zapisu włączamy w Opcjach magazynu przełącznikiem „Nie pozwalaj zapisać dokumentu po przekroczeniu limitu kredytowego” (domyślnie wyłączony).
Przy włączonej opcji program sprawdza limit przed zapisaniem dokumentu sprzedaży i przy przekroczeniu pokazuje komunikat z kwotą do zapłaty z dokumentu i dostępnym limitem, przerywając zapis.
Ręczna blokada kontrahenta
Bywa, że z kontrahentem nie chcemy już handlować, choć nic nam nie jest winien. Do oznaczenia takiej firmy służy pole Kontrahent zablokowany na zakładce Płatności, a obok niego Powód blokady.
Blokada działa zawsze, bez włączania czegokolwiek w ustawieniach (inaczej niż limit kredytowy). Program pokazuje komunikat z nazwą kontrahenta i wpisanym powodem — bez powodu w komunikacie pojawia się „nie podano”:
- już przy wyborze zablokowanego nabywcy na nowym dokumencie (ostrzeżenie),
- przy zapisie nowego dokumentu — zapis zostaje przerwany,
- w Szybkiej sprzedaży — zablokowanego klienta nie da się wybrać do paragonu ani faktury,
- przy przekształcaniu dokumentu (np. zamówienia lub proformy w fakturę),
- przy wystawianiu faktur cyklicznych — zablokowany kontrahent jest pomijany, pozostali z szablonu dostają faktury, a po zakończeniu program wypisuje pominiętych z powodami.
Blokada dotyczy dokumentów sprzedaży i prowadzących do sprzedaży: faktur (także zaliczkowych, końcowych, marża, eksportowych, WDT), rachunków, paragonów, faktur pro forma, ofert, zamówień od klienta, dokumentów WZ i zleceń serwisowych.
Bez przeszkód wystawimy natomiast:
- korekty — wcześniejszą sprzedaż trzeba móc skorygować także po zablokowaniu klienta,
- dokumenty zakupu i zamówienia do dostawcy — zablokowany klient bywa naszym dostawcą,
- dokumenty kasowe i bankowe (KP, KW, BP, BW) — wpłaty od zablokowanego klienta przyjmujemy,
- noty, wezwania i przypomnienia oraz reklamacje — dotyczą sprzedaży sprzed blokady.
Dokument wystawiony przed zablokowaniem kontrahenta można dalej poprawiać i zapisywać (zmiana uwag, terminu, zapłaty). Zablokowana jest dopiero zmiana nabywcy na zablokowanego.
Blokada jest też widoczna w kolumnie Kontrahent zablokowany raportu Salda kontrahentów (PRO).
Adresy dostawy
Zakładka Adresy dostawy trzyma listę miejsc, do których wozimy towar temu kontrahentowi. Wcześniej kartoteka miała jeden adres główny i jeden korespondencyjny, więc firma z kilkoma sklepami musiała wpisywać adres ręcznie na każdym dokumencie.
Każdy adres ma nazwę roboczą (na przykład Sklep Centrum, Magazyn Gdańsk), po której wybieramy go z listy. Można podać osobę odbierającą i telefon, bo kurier potrzebuje kontaktu na miejscu.
Adres oznaczony jako domyślny podpowiada się na nowym dokumencie. Domyślny może być tylko jeden, więc zaznaczenie kolejnego zdejmuje poprzedni przy zapisie.
Czy ta strona była pomocna?