KSeF 2.0 w programie Faktura VAT 2027

Jak to działa: Faktura VAT 2027 + KSeF Client

Faktura VAT 2027 nie łączy się z KSeF bezpośrednio. Komunikację prowadzi osobny program KSeF Client, instalowany razem z Fakturą VAT: to on łączy się z serwerami Ministerstwa Finansów, wysyła faktury, pobiera potwierdzenia i faktury zakupowe oraz przechowuje dane uwierzytelniające. Oba programy wymieniają się plikami w katalogu C:\RAFSOFT\KSEF2027\, dzięki czemu wysyłka odbywa się w tle i nie blokuje pracy — możesz wystawiać kolejne dokumenty, gdy poprzednie są przetwarzane przez KSeF. Ustawienia połączenia (token, środowisko, włączenie Trybu KSeF) należą do KSeF Client i tam się je zmienia. Tryb pracy offline (offline24, niedostępność, awaria) wybiera się w Fakturze: Konfiguracja → KSeF.

Lista faktur przed wysyłką — wysyłki nie da się cofnąć

Faktury trafiają do KSeF zbiorczo, przy synchronizacji — nie pojedynczo przy zapisie. Zanim cokolwiek pójdzie do systemu państwowego, program pokazuje listę z liczbą faktur i łączną kwotą, podglądem zaznaczonego dokumentu oraz kolumną Uwagi, która ostrzega o sprawach mogących skończyć się odrzuceniem:

• faktura w obcej walucie bez kursu,
• data wystawienia z innego miesiąca niż bieżący,
• stawka VAT spoza konfiguracji programu,
• brak kraju nabywcy przy fakturze eksportowej lub WDT,
• korekta, której faktura pierwotna nie ma jeszcze numeru KSeF,
• samofakturowanie na fakturze własnej.

Ostrzeżenie nie blokuje wysyłki — pokazuje, czemu warto się przyjrzeć. Druga sekcja listy pokazuje dokumenty, które odpadły, i wyjaśnia dlaczego — mają już numer KSeF, są starsze niż okno synchronizacji ustawione w KSeF Client, zostały zablokowane, ich typ nie podlega KSeF albo nabywca nie ma NIP przy wyłączonej wysyłce do osób prywatnych. Wybraną fakturę można trwale wyłączyć z wysyłki (pozycja „Zablokuj wysyłkę do KSeF"); takie dokumenty są na liście czerwone i nie pójdą do systemu nawet zaznaczone ręcznie. Blokadę zdejmuje się tą samą drogą — „Odblokuj wysyłkę do KSeF". Jednorazowo wysyłanych jest maksymalnie 500 najstarszych niewysłanych dokumentów — przy większej zaległości synchronizację uruchamia się ponownie. Listę można wyłączyć w Konfiguracja → KSeF (Pokazuj listę faktur przed wysyłką do KSeF) — wtedy faktury wysyłają się bez pytania.

Cztery tryby offline — faktura mimo awarii KSeF

Przepisy pozwalają wystawić fakturę bez łączności z KSeF i przesłać ją później. Program obsługuje wszystkie cztery tryby szczególne, a terminy liczy sam, z uwzględnieniem sobót, niedziel i świąt. Tryb wybiera się w Konfiguracja → KSeF (Tryb pracy systemu KSeF); tam też wpisuje się datę końca niedostępności lub awarii z komunikatu MF — od niej program liczy termin.

W trzech pierwszych trybach każda zapisana faktura sprzedaży dostaje na wydruku dwa kody QR: KOD I z podpisem OFFLINE (nabywca sprawdzi nim fakturę po dosłaniu) i KOD II z podpisem CERTYFIKAT (potwierdza tożsamość wystawcy), a do tego termin przesłania i adnotację o trybie z podstawą prawną. Przy awarii całkowitej faktura dostaje tylko adnotację o trybie — bez kodów QR i bez wysyłki, bo takich faktur ustawowo nie przesyła się do KSeF.

Kody wymagają certyfikatu KSeF typu Offline, zamawianego w KSeF Client na zakładce Offline (QR) (opis niżej) — bez niego faktura wydrukuje się jako WERSJA ROBOCZA. Zaległe faktury program dosyła sam: Faktura VAT 2027 co godzinę próbuje wysłać je przez KSeF Client — do końca dnia, w którym upływa termin; po terminie zostaje ręczna wysyłka (KSeF → Wyślij faktury offline do KSeF…). Na Pulpicie pasek „Faktury offline oczekujące na przesłanie do KSeF" zmienia kolor na pomarańczowy przy dwóch dniach do terminu i na czerwony po terminie.

Znacznik w ewidencji JPK program dobiera sam: DI dla offline24 i niedostępności (po dosłaniu plik za ten okres koryguje się, by wykazać numer KSeF), OFF przy awarii ogłoszonej przez MF i BFK przy awarii całkowitej.

Nowe zakładki w KSeF Client: Uwierzytelnianie i Offline (QR)

Okno KSeF Client ma te same trzy zakładki co w 2026 — Główna, Dodatkowa, Inne — i dwie nowe. Na Dodatkowej doszedł też przełącznik Pobieraj też faktury sprzedażowe (wystawione), który przy każdej synchronizacji pobiera faktury sprzedaży wystawione poza programem (np. w Aplikacji Podatnika).

Zakładka Uwierzytelnianie

W wersji 2026 dostępny był wyłącznie token. Rocznik 2027 daje cztery sposoby uwierzytelnienia — wybiera się je na tej zakładce:

Logowanie certyfikatem jest wygodniejsze od tokenu: nie trzeba niczego przepisywać. Warto pamiętać: token i certyfikaty są zapamiętywane osobno dla każdego środowiska (TEST/DEMO/PROD); certyfikat na karcie lub wymagający PIN-u działa tylko przy logowaniu ręcznym — synchronizacja w tle pomija wtedy logowanie, żeby nie otwierać okna PIN po cichu; unieważnienia certyfikatu nie da się cofnąć, dlatego klient prosi o potwierdzenie.

Zakładka Offline (QR)

Certyfikat KSeF typu OFFLINE służy wyłącznie do kodów QR na fakturach wystawianych w trybie offline — nie służy do logowania. Zamawiasz go raz przyciskiem Zamów certyfikat OFFLINE… albo wczytujesz gotową parę plików .crt/.key z Aplikacji Podatnika (Wczytaj z plików .crt/.key…). Pod przyciskami zakładka pokazuje stan: przed zamówieniem Certyfikat offline: BRAK, po zamówieniu AKTYWNY z numerem seryjnym i datą ważności, a po wygaśnięciu ostrzeżenie UWAGA: certyfikat WYGASŁ!. Bez certyfikatu faktura offline drukuje się jako WERSJA ROBOCZA; faktury wystawione, zanim certyfikat był gotowy, uzupełnisz zbiorczo: KSeF → Uzupełnij kody QR offline….

Trzy przełączniki w Fakturze (Konfiguracja → KSeF)

O tym, czy program pyta przed wysyłką i przed importem oraz czy powiadamia o nowych fakturach, decydują trzy przełączniki w Konfiguracja → KSeF: Pokazuj listę faktur przed wysyłką do KSeF, Zatwierdzaj faktury zakupowe przed importem i Powiadamiaj o nowych fakturach pobranych z KSeF — wszystkie domyślnie włączone, więc nic nie wchodzi do ewidencji i nic nie wychodzi do KSeF bez Twojej wiedzy.

Podgląd faktury w postaci, w jakiej zobaczy ją odbiorca

Nowy styl wydruku KSeF (wizualizacja) pokazuje dokument dokładnie tak, jak wyświetli go Krajowy System e-Faktur — z numerem, danymi stron, rolami podmiotów i pozycjami. Fakturę sprawdzisz zanim trafi do KSeF, bez wysyłania jej i bez wchodzenia na portal Ministerstwa Finansów. Styl jest dostępny dla typów dokumentów wysyłanych do KSeF i wymaga Microsoft Edge WebView2 Runtime. Dokumentacja: Wysyłka faktur do KSeF.

Zakupy z KSeF prosto na magazyn (edycja PRO)

Faktura zakupowa pobrana z KSeF trafiała dotąd wyłącznie do ewidencji — magazyn o niej nie wiedział. W roczniku 2027 program potrafi przyjąć towar na stan i wystawić PZ, z partią wycenioną ceną z faktury. Funkcję włącza się w Opcjach magazynu (F12 → Magazyn) — domyślnie jest wyłączona. Nic nie dzieje się po cichu: najpierw widzisz listę pozycji z dopasowaniem do własnej kartoteki (powiązanie → GTIN → indeks dostawcy → nazwa) i decydujesz, co wchodzi. Program mówi wprost, czego nie przyjmie i dlaczego — usługi, towary bez ewidencji stanu, pozycje bez ilości na fakturze albo w innej jednostce niż kartoteka. Faktury korygujące nie wchodzą tą drogą w ogóle. Powiązania towarów dostawcy zapamiętują się same, więc kolejna faktura od niego jest bezobsługowa.

Import faktur sprzedażowych i UPO

Jeśli faktura sprzedaży powstała poza programem — w Aplikacji Podatnika, w poprzednim programie albo u biura — można ją pobrać z KSeF do ewidencji. Jednorazowo pobiera się do 3 miesięcy (limit API KSeF; szerszy zakres program sam przytnie), cofnąć można się do 24 miesięcy wstecz. Pobieranie przy każdej synchronizacji włączysz w KSeF Client (Pobieraj też faktury sprzedażowe); jednorazowo — KSeF → Pobierz faktury sprzedażowe z KSeF…. Zakupy i sprzedaż mają osobne bufory, a sprzedaż zawsze przechodzi przez okno zatwierdzania. Zaimportowany dokument zachowuje numer z KSeF (nie zużywa Twojej numeracji) i od razu ma status „wysłana", więc nie pojedzie do systemu drugi raz.

Do każdej faktury przyjętej przez KSeF (z nadanym numerem) KSeF Client pobiera UPO — urzędowe poświadczenie odbioru (opcja Pobierz UPO po wysłaniu w kliencie), które program dopina do dokumentu razem z plikiem XML faktycznie wysłanym do systemu. Faktura z nadanym numerem KSeF otwiera się tylko do odczytu (przy włączonym Trybie KSeF): jej treści nie da się już zmienić, a jedyną drogą naprawy błędu jest korekta. Dane z chwili wystawienia (nazwa i adres kontrahenta, nazwa towaru, stawka VAT, numer konta) są zapisane na fakturze, więc późniejsza zmiana w kartotece nie zmieni ani wydruku, ani pliku wysłanego do KSeF.

Faktura VAT 2027 — co nowego i pobieranie   KSeF w dokumentacji 2027 →