KSeF Client 2.0 — opis funkcji

Ta strona opisuje każdą opcję programu KSeF 2.0 Client — co robi, kiedy jej użyć i na co uważać. Numery na zrzutach ekranu odpowiadają numerom opisów pod każdym obrazkiem.

1. Okno główne — zakładka Główna

To pierwszy ekran po otwarciu programu. Tutaj ustawia się połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur. Okno otwiera się przez kliknięcie prawym przyciskiem na ikonę programu w zasobniku systemowym (obok zegara) → Ustawienia.

1. Środowisko

Wybiera, z którą wersją systemu KSeF program się łączy.

Program pamięta osobny token dla każdego z trzech środowisk. Po przełączeniu środowiska pole „Token KSeF" samo podmieni się na właściwy token. Jeśli dla nowego środowiska nie ma jeszcze zapisanego tokenu — pojawi się okienko z instrukcją, skąd go wziąć.

2. NIP

Numer NIP firmy — ten, na który wystawiane są faktury. Wpisuje się sam numer; kreski i spacje nie przeszkadzają, program sam je usunie. Nie trzeba dopisywać przedrostka „PL".

NIP decyduje też o tym, gdzie program trzyma pliki. Dla numeru 8971872103 będzie to folder C:\RAFSOFT\KSEF\8971872103.

3. Token KSeF

Hasło dostępu do KSeF, pobrane wcześniej ze strony Ministerstwa Finansów. Wystarczy kliknąć w pole i wkleić token (Ctrl+V) — program sam usuwa przypadkowe spacje i złamania wiersza, więc wklejenie ze strony zawsze zadziała.

Dopóki token nie został wpisany, w polu widnieje szary napis podpowiadający, skąd go wziąć. Sposób pobrania tokenu opisuje instrukcja obsługi.

4. ? Pomoc

Otwiera w przeglądarce internetowej stronę z instrukcją integracji. Przycisk niczego nie zmienia w programie — można go klikać bez obaw.

5. Uwierzytelnij

Loguje program do KSeF. To najważniejszy przycisk przy pierwszym uruchomieniu. Po wpisaniu NIP-u i tokenu należy go kliknąć — po chwili w oknie Log pojawi się informacja o wyniku, a dolny pasek powinien zrobić się zielony.

Po udanym zalogowaniu program sam włącza opcję „Tryb KSeF" (punkt 6). To normalne — nie trzeba się niepokoić, że pojawił się „ptaszek", którego nikt nie kliknął.

6. Tryb KSeF (blokada edycji i usuwania faktur)

To główny włącznik całej współpracy z KSeF. Gdy jest zaznaczony, program Faktura VAT 2026 zaczyna działać w trybie zgodnym z KSeF:

• faktury, które trafiły już do KSeF, nie dają się edytować ani usuwać,
• na liście dokumentów pojawiają się kolumny z numerem KSeF i statusem,
• na wydruku faktury drukuje się kod QR,
• faktury są wysyłane do KSeF.

W normalnej pracy ta opcja powinna być włączona. Zwykle program włącza ją sam po pierwszym udanym zalogowaniu.

7. Pobierz UPO po wysłaniu

Program sam pobiera potwierdzenie UPO zaraz po tym, jak faktura zostanie przyjęta przez KSeF. Zalecamy zaznaczyć — wtedy potwierdzenia gromadzą się automatycznie w folderze UPO i nie trzeba o nie prosić ręcznie.

8. Pomiń eksport faktur do KSeF

Czasowo wstrzymuje wysyłanie faktur — program będzie tylko pobierał faktury zakupowe. W normalnej pracy należy zostawić odznaczone.

9. Pomiń pobieranie faktur z KSeF

Czasowo wstrzymuje pobieranie faktur zakupowych — program będzie tylko wysyłał faktury sprzedaży. W normalnej pracy należy zostawić odznaczone.

10. Okno Log

Dziennik pracy programu. Każda linia zaczyna się od godziny i mówi, co program właśnie zrobił. Na co dzień nie trzeba tu zaglądać — okno przydaje się, gdy coś nie działa.

11. Kopiuj log

Kopiuje całą zawartość okna Log do schowka. Przy zgłaszaniu problemu do serwisu wystarczy kliknąć ten przycisk, a następnie wkleić treść (Ctrl+V) do wiadomości e-mail. To najszybszy sposób, by serwis zrozumiał, co się wydarzyło.

12. Pasek „Uwierzytelnienie"

Pokazuje, czy program jest zalogowany do KSeF.

Program sam odnawia logowanie w tle, więc zielony pasek powinien być stanem normalnym.

13. Pasek „Sesja KSeF"

Pokazuje, czy w tej chwili trwa wysyłka paczki faktur.

14. Wiersz „Status"

Krótka informacja o tym, co program robi w tej chwili.

15. Przeglądaj faktury w KSeF 2.0

Otwiera drugie okno — przeglądarkę faktur znajdujących się w KSeF (opisaną w punkcie 4). Przycisk działa dopiero po zalogowaniu; dopóki pasek „Uwierzytelnienie" jest czerwony, przycisk pozostaje wyszarzony.

2. Zakładka Dodatkowa

Ustawienia folderów oraz zakresu wysyłanych i pobieranych faktur.

1–3. Folder sync, Folder batch, Folder UPO

4. Wysyłaj faktury zagraniczne

Decyduje, czy do KSeF mają trafiać faktury wystawione kontrahentom spoza Polski. Zalecamy zostawić zaznaczone.

Po odznaczeniu program rozpozna fakturę zagraniczną po kraju nabywcy i pominie ją przy wysyłce — faktura zostanie na dysku, w folderze pominiętych, wraz z notatką o przyczynie. Informacja pojawi się również w oknie Log.

5. Wysyłaj faktury do osób prywatnych

Decyduje, czy do KSeF mają trafiać faktury wystawione osobom prywatnym (nabywcom bez numeru NIP). Zalecamy zostawić zaznaczone.

6. Od kiedy wysyłać i pobierać do/z KSeF

Ustala, jak stare faktury program ma brać pod uwagę.

Dla większości firm najlepsze jest ustawienie domyślne — zapobiega przypadkowemu wysłaniu starych faktur archiwalnych.

7–8. Automatyczna synchronizacja w tle + częstotliwość

Program sam, co jakiś czas, wysyła i pobiera faktury — bez udziału użytkownika. Zalecamy zaznaczyć. Częstotliwość do wyboru: 15, 30 lub 60 minut; dla większości firm w zupełności wystarcza 15 minut (ustawienie domyślne).

3. Zakładka Inne

Dwa ustawienia dotyczące wygody pracy w programie Faktura VAT 2026.

1. Ogranicz wprowadzanie nazwy towaru/usługi do limitu KSeF (256 znaków)

Pilnuje, żeby nazwa towaru lub usługi nie była dłuższa niż 256 znaków. Należy zostawić zaznaczone (tak jest domyślnie) — dzięki temu program nie pozwoli wpisać zbyt długiej nazwy już podczas wystawiania faktury, zamiast pozwolić na odrzucenie gotowej faktury przez KSeF.

2. Wycisz komunikaty o błędach

Pełna nazwa opcji: „Wycisz komunikaty o błędach, pomijaj faktury jak przy odpowiedzi NIE, ślad zostaw w logach".

Przy wysyłce wielu faktur naraz program nie zatrzymuje się z pytaniem przy każdej wątpliwej fakturze — po prostu ją pomija i notuje to w dzienniku. Dotyczy to czterech sytuacji:

• brak kursu waluty przy fakturze walutowej,
• data wystawienia z innego miesiąca niż rozliczany,
• stawka VAT spoza ustawień programu,
• brak kraju nabywcy.

Należy zostawić zaznaczone (tak jest domyślnie). Bez tego przy wysyłce kilkudziesięciu faktur trzeba by ręcznie klikać kilkadziesiąt okienek z pytaniami.

Pominięta faktura nigdy nie znika bez śladu — informacja trafia do okna synchronizacji, do dziennika i do pliku z opisem błędu. Widać ją też w kolumnie „Status KSeF" na liście dokumentów.

4. Przeglądaj faktury KSeF

To okno pokazuje faktury, które znajdują się w systemie KSeF. Otwiera się przyciskiem „Przeglądaj faktury w KSeF 2.0" z okna głównego.

1. Zakres

Wybiera okres, z którego mają zostać pokazane faktury.

Po wybraniu Zakres dat... pojawią się dwa dodatkowe pola — „Od" i „Do" — w które wpisuje się daty w postaci rok-miesiąc-dzień, na przykład 2026-07-01.

2. Typ

Wybiera rodzaj pokazywanych faktur.

Po zmianie tego ustawienia lista czyści się, a na dole pojawia się napis „Zmieniono typ faktur - kliknij Szukaj". To normalne — trzeba ponownie kliknąć Szukaj. Przy wyborze „Zakup" zmieniają się też nagłówki kolumn: zamiast danych nabywcy pokazywane są dane sprzedawcy.

3. Szukaj

Pobiera z KSeF listę faktur zgodnych z wybranym zakresem i typem. Należy kliknąć raz i poczekać — przy dłuższych okresach pobieranie trwa kilkanaście sekund.

4. Nagłówki kolumn

Opisują zawartość kolumn. Kliknięcie nagłówka sortuje listę według tej kolumny; ponowne kliknięcie odwraca kolejność.

5. Lista faktur

Pokazuje pobrane faktury. Przy każdej fakturze, po lewej stronie numeru KSeF, znajduje się mały kwadracik do zaznaczania. Zaznaczenie jest potrzebne do wszystkich działań opisanych niżej: pobrania UPO, wystawienia korekty i podglądu.

6. Pasek stanu

Informuje, co się właśnie dzieje lub co program zrobił.

7–8. Zaznacz wszystkie / Odznacz wszystkie

Zaznacz wszystkie zaznacza wszystkie faktury na liście — przydaje się przed pobraniem UPO dla całej partii. Odznacz wszystkie usuwa wszystkie zaznaczenia.

9. Pobierz UPO

Pobiera urzędowe poświadczenia odbioru dla zaznaczonych faktur. UPO to oficjalny dowód, że faktura trafiła do KSeF. Potwierdzenia zapisują się w folderze UPO jako pliki o nazwach UPO_<numer KSeF>.xml.

10. Korekta zerująca

Tworzy do zaznaczonych faktur faktury korygujące zerujące — czyli korekty, które sprowadzają wartość faktury do zera — i od razu wysyła je do KSeF.

To narzędzie do sytuacji wyjątkowej: gdy faktura trafiła do KSeF omyłkowo i trzeba ją prawnie unieważnić. Program pobierze oryginał, wystawi korektę z odwróconymi kwotami i wyśle ją. Numer korekty pobierany jest z numeracji korekt programu Faktura VAT 2026, a licznik numeracji zostaje zwiększony. Przed wykonaniem program prosi o potwierdzenie, podając liczbę faktur.

11. Podgląd

Otwiera zaznaczoną fakturę w przeglądarce internetowej, w rządowej Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów — tak, jak widzi ją urząd. Należy zaznaczyć dokładnie jedną fakturę. Logowanie nie jest potrzebne.

12. Zamknij

Zamyka okno przeglądarki faktur i wraca do okna głównego. Nic nie zostaje utracone — pobrane wcześniej potwierdzenia UPO i wysłane korekty pozostają na swoim miejscu.

5. Najczęstsze pytania

Gdzie znajdę KSeF Client 2.0?

Program nie ma osobnego skrótu na pulpicie — uruchamia się sam razem z programem Faktura VAT 2026 i pracuje w tle. Znajdziesz go przy zegarku, w prawym dolnym rogu ekranu (tzw. zasobnik systemowy).

Jak otworzyć okno programu:

• Kliknij strzałkę obok zegara, aby rozwinąć ukryte ikony (Windows często chowa je domyślnie).
• Kliknij ikonę KSeF Client prawym przyciskiem myszy.
• Wybierz Ustawienia — otworzy się okno opisane na tej stronie.

Wskazówka Zamknięcie okna krzyżykiem nie wyłącza programu — chowa go tylko z powrotem przy zegarku. Aby zakończyć go całkowicie, kliknij ikonę prawym przyciskiem → Zakończ. Więcej o pracy w tle znajdziesz w instrukcji integracji z KSeF.

6. Słowniczek pojęć