Nota księgowa

Oceń ten post

Nota księgowa służy do dokumentowania transakcji, do których nie trzeba wystawiać faktury. Dotyczy to czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Nota pozwala na obciążenie i jednoczesne uznanie obciążenia przez drugą stronę. Sprawdź, jak ją wystawić w programie Faktura VAT 2022.

Nota księgowa – kiedy wystawiana

Dowodem sprzedaży stosowanym w transakcjach zawieranych pomiędzy podatnikami VAT co do zasady jest faktura. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy nawet czynny podatnik VAT uzyskuje od swojego kontrahenta należności, które temu podatkowi nie podlegają. W takim wypadku właściwym dokumentem będzie nota księgowa, nazywana też notą obciążeniowo-uznaniową.

Notę księgową można wystawić m.in. w poniższych okolicznościach:

  • obciążenie dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań
  • uznanie dłużnika kwotą umorzonego długu
  • obciążenie kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy
  • udokumentowanie żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela
  • sprostowanie pomyłek w dowodach księgowych wystawionych w przeszłości
  • przenoszenie kosztów na nabywcę (dot. kosztów niepodlegających opodatkowaniu, np. opłat skarbowych)

Należy przy tym podkreślić, iż nota księgowa nie jest notą korygującą i nie może być uznana za taki dokument.

Dane na dokumencie

W przepisach prawa podatkowego nie określono sformalizowanego wzoru noty księgowej. W art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości znajdujemy jednak zakres danych, które muszą się na niej znaleźć, aby mogła zostać uznana za dowód księgowy będący podstawą do zapisów w księgach rachunkowych. 

Zgodnie z tym przepisem, nota księgowa powinna zawierać:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nota księgowa stanowi też podstawę do zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dotyczy to jednak wyłącznie not sporządzonych w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.

Dokument wystawiamy w dwóch egzemplarzach – jeden przekazujemy kontrahentowi, drugi zostaje u podatnika. Nie wymaga uzyskania podpisu odbiorcy.

W zależności od okoliczności, notę księgową można nazwać w różny sposób: nota obciążeniowa, nota uznaniowa czy nota obciążeniowo-uznaniowa. Jest to jednak taki sam dokument, można więc z powodzeniem wystawiać go według jednego schematu, np. za pomocą systemu finansowo-księgowego.

Nota księgowa w programie Faktura VAT 2022

Wystawianie wszelkiego rodzaju dokumentów wykorzystywanych w transakcjach i komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami odbywa się szybciej i łatwiej, jeśli w swojej działalności wykorzystujemy funkcjonalne oprogramowanie. System finansowo-księgowy Faktura VAT 2022 posiada opcję wystawiania praktycznie wszystkich tego typu dokumentów.

Aby wygenerować notę księgową, z górnego paska wybieramy zakładkę „Druki”, a następnie klikamy ikonę „Nota Obciążeniowa”. Od razu pojawi się czytelny edytor, w którym wszystkie dane uzupełniamy lub wybieramy z kartoteki:

Nota księgowa

Ważnym polem w edytorze jest „Treść noty” – powinno się w nim znaleźć zwięzłe określenie przyczyny i kwoty obciążenia/uznania.

Przygotowaną notę można od razu wydrukować:

Jak wygląda nota obciążeniowa

Tak przygotowana nota księgowa stanowi pełnoprawny dowód księgowy, który może zostać uwzględniony w księgach.

Udostępnij ten artykuł
Informacje o autorze
Firma RAFSOFT.NET specjalizuje się od 2002 roku w tworzeniu oprogramowania dla firm. Nasze programy do faktur są intuicyjne i proste w obsłudze. Zachęcamy do zapoznania się z bezpłatną wersją.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.