Zamówienia i oferty stanowią codzienność polskich przedsiębiorstw. Ze względu na konieczność zachowania porządku w firmie, najczęściej dokumentujemy je w sposób ujednolicony – w formacie elektronicznym lub papierowo. Sprawdź, jak sporządzić zamówienia od klientów, zamówienia dla dostawców, oferty oraz zlecenia wewnętrzne w programie Faktura VAT 2022.
Zamówienia i oferty
Przepisy prawa podatkowego nie wymagają, by zamówienia i oferty dokumentować według jakiegoś sformalizowanego wzoru. Jednak warto to robić w sposób jednolity i uporządkowany – ułatwi to pracę zarówno naszym pracownikom, jak i kontrahentom czy dostawcom.
Zamówienie od klienta
Przekazane telefonicznie, drogą mailową czy ustnie np. przedstawicielowi handlowemu, zamówienie powinno zostać udokumentowane. Wystawiony dokument stanowi dla klienta potwierdzenie, że firma przyjęła zlecenie i rozpoczęła lub wkrótce rozpocznie jego realizację. Pozwala też na zweryfikowanie wprowadzonego zamówienia z rzeczywistym zapotrzebowaniem.
Zamówienie od klienta wystawione w formie dokumentu usprawnia też prace wewnątrz firmy. Wygenerowane w programie, pozwala m.in. ustalić, ile towaru zostanie wysłane dla danego klienta, a co za tym idzie zabezpieczyć ten towar w magazynie. Na podstawie zamówień od klienta można w szybki sposób wystawić fakturę – gdy już nastąpi dostawa towaru bądź świadczenie usług lub sprzedawca przyjmie zaliczkę.
Zamówienie od klienta powinno mieć unikatowy numer i zawierać szczegółowe dane dotyczące planowanej transakcji. Jeśli zostanie przekonwertowane np. na fakturę zaliczkową, musi spełniać wymagania określone w przepisach dla tego typu dokumentów.
Zamówienia dla dostawców
Podobnie jak dokumenty wystawiane klientom, zamówienia dla dostawców porządkują pracę w firmie i pozwalają na lepsze zarządzanie magazynem. Jeśli wykorzystujemy w swojej działalności funkcjonalne oprogramowanie do zarządzania sprzedażą i gospodarką magazynową, mamy stały podgląd dostępnych towarów. Dzięki temu łatwo i szybko ustalimy, czego potrzebujemy i wygenerujemy zamówienie dla dostawcy. To istotne, ponieważ występujące braki, stany zerowe lub stany poniżej stanu minimalnego/bezpiecznego przyczyniają się do utrudnień w prowadzeniu skutecznej sprzedaży i płynnym prowadzeniu firmy.
Dostawca, który otrzyma zamówienie według określonego wzoru, łatwiej i szybciej je zrealizuje. Każdy taki dokument zawiera m.in. dane odbiorcy, co minimalizuje liczbę pomyłek, np. związanych z błędnym wysłaniem zamówienia na adres mailowy innej firmy.
Oferty
Zamówienia i oferty nie są dowodami księgowymi, jednak stanowią ważne dokumenty wykorzystywane w komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Oferta to niejako zaproszenie do współpracy – w dobrej praktyce gospodarczej stanowi dokument nieformalnie wiążący. Kontrahentowi daje poczucie pewności, że np. cena nie zmieni się z dnia na dzień, ale obowiązuje według przesłanej propozycji.
Oferta wystawiona w programie do zarządzania sprzedażą również może stanowić podstawę do szybkiego wygenerowania faktury na jej podstawie. Kontrahentowi pozwala m.in. dobrze zaplanować dalszą sprzedaż czy produkcję.
Zlecenia wewnętrzne
Zlecenia wewnętrzne to dokumenty wykorzystywane do planowania, gromadzenia i rozliczania wewnętrznych aktywności oraz zadań w przedsiębiorstwie. Mogą również być wykorzystywane pomiędzy oddziałami czy jednostkami działającymi w różnych lokalizacjach pod tą samą marką. Zlecenia wewnętrzne przyśpieszają i usprawniają komunikację w firmie. W zależności od potrzeb, mogą m.in. stanowić potwierdzenie planowanych przesunięć pomiędzy magazynami (które w późniejszym czasie muszą zostać udokumentowane drukiem MM).
Zamówienia i oferty w programie Faktura VAT 2022
Dokumenty takie jak zamówienia i oferty, a także zlecenia wewnętrzne najprościej wystawiać za pomocą wygodnego systemu do zarządzania sprzedażą i magazynem. Jeden z najchętniej wybieranych programów – Faktura VAT 2022 – pozwala na wystawianie ich w prosty sposób – podobnie jak fakturę czy rachunek.
Aby w programie Faktura VAT 2022 wystawić zamówienia i oferty, z panelu głównego wybieramy „Nowy dokument” -> „Zamówienia”. Otworzy nam się okno z siedmioma typami dokumentów. Między innymi będą to „Zamówienie od klienta”, „Zamówienie dla dostawcy”, „Zlecenie wewnętrzne” oraz „Oferta”:
Wystarczy zaznaczyć interesujący nas dokument i kliknąć „OK”. Następnie w uzyskanym edytorze wprowadzamy wszystkie potrzebne dane. Edytor ten działa tak samo jak przy wystawianiu dokumentów sprzedaży, co znacznie ułatwia codzienną pracę.
