Funkcjonalny program do faktur – jak dokonać właściwego wyboru? Czym jest faktura? Najważniejsze informacje

Decyzja dotycząca wyboru odpowiedniego programu do wystawiania faktur powinna być przemyślana pod konkretne potrzeby danego przedsiębiorcy. W tym przypadku idealnie sprawdzają się płatne oraz darmowe programy do fakturowania, które oferują wybór dowolnego szablonu, dodatkowych informacji, a nawet identyfikacji wizualnej. Za pomocą nowoczesnych narzędzi do fakturowania, można zautomatyzować większość powtarzalnych procesów, a dodatkowo pokazać klientowi, że firma, z którą podjął współpracę jest solidna i zaawansowana technologicznie. Na początku warto się dowiedzieć, czym jest faktura i jakie informacje muszą być na niej uwzględnione. Miłej lektury!

Czym jest faktura i jakie informacje warto na niej uwzględnić?

Faktura to dokument świadczący o wykonaniu transakcji, przybierający formę elektroniczną lub papierową. Powinny się na nim znaleźć szczegółowe informacje dot.: danych na temat wykonanej transakcji, odbiorcy oraz nabywcy. W przeciwnym wypadku, omawiany dokument nie może zostać uznany za fakturę. Zatem, jakie informacje muszą być na nim uwzględnione?

Jakie informacje muszą być uwzględnione na fakturze?

·         stawka podatku,

·         data dokonania przelewu,

·         nazwa sprzedawcy/nabywcy,

·         adres sprzedawcy/nabywcy,

·         numer NIP sprzedawcy/nabywcy,

·         ilość towarów,

·         zakres usług,

·         łączna wartość netto,

·         cena jednostkowa (netto) usługi lub towaru,

·         numer faktury,

·         data wystawienia,

·         kwota należności ogółem.

Możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej jest sporym ułatwieniem dla większości przedsiębiorców. Dokumenty można zapisać w dowolnym pliku (PDF, DOC itp.), bez problemu edytować i błyskawicznie przekazać dla księgowej lub kontrahenta za pomocą wiadomości e-mail. Warto wziąć pod uwagę fakt, iż faktura elektroniczna nie może różnić się danymi teleadresowymi od dokumentu w wersji papierowej, a dodatkowo powinna być czytelna oraz autentyczna. W tym celu należy zdecydować się na profesjonalny program do faktur, posiadający funkcjonalności ułatwiające codzienną pracę. Zatem, jaką wersję wybrać?

Program do wystawiania faktur – jaką wersję wybrać?

Wspólna cecha darmowych i płatnych programów do wystawiania faktur to funkcjonalność. Poza tym, mogą one posiadać różne, dodatkowe (często wymagające uiszczenia płatności) funkcje. Narzędzia komercyjne oferują o wiele więcej możliwości i zazwyczaj są rozwiniętą wersją swoich darmowych odpowiedników.

Bezpłatny program do faktur, co najwyżej sprawdzi się w przypadku firm rozpoczynających swoją działalność na rynku. Jest wyposażony w bardzo ograniczone funkcjonalności, przez które można przeoczyć ważną informację lub błędnie wypełnić dokumenty. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo prowadzi rozległą dokumentację, należy wybrać narzędzia zapewniające pełną funkcjonalność, automatyzację oraz personalizację (wybór pasującego szablonu, możliwość wgrania logotypu). Zatem, w jakie funkcje jest wyposażony program do faktur RAFSOFT.NET?

W jakie funkcje jest wyposażony program do faktur RAFSOFT.NET?

Program do faktur RAFSOFT.NET jest wyposażony w nowoczesne funkcjonalności automatyzujące większość działań w małych i średnich firmach, które prowadzą działalność produkcyjną, handlową oraz usługową. Jest to intuicyjne i bardzo proste w obsłudze narzędzie przechodzące regularne aktualizacje, będące na bieżąco z najnowszymi przepisami.

Eksperci rekomendują ten system dla osób, które nie mają czasu na fachową księgowość i potrzebują zautomatyzować większość procesów w swojej firmie. Program automatycznie generuje pliki JPK_FA, które, według przepisów należy wysłać do odpowiednich organów. RAFSOFT.NET gwarantuje bezproblemową wysyłkę, drukowanie adresów na dowolnych formatach etykiet (naklejki, koperty DL/DL+ itp.). Nie jest problemem również adresowanie kopert oraz nadruk seryjny na etykietach (naklejkach) dowolnego formatu.

Pierwszorzędną zaletą omawianego systemu jest tworzenie kopii bezpieczeństwa wprowadzanych dokumentów oraz danych na dowolnym nośniku. Jest to bardzo przydatna opcja w przypadku, gdy występuje awaria komputera lub dysku twardego. Powszechną opcją w omawianym programie jest definiowanie wyglądu faktury. Jakie możliwości gwarantuje narzędzie RAFSOFT.NET?

·         7 gotowych wzorów faktur;

·         dodanie własnej stopki ze spersonalizowanym opisem i uwagami pod treścią rachunku;

·         możliwość wstawienia logotypu;

·         możliwość wstawienia pieczątki firmy;

·         możliwość edycji stałych tekstów;

·         możliwość edycji nagłówków dokumentów;

·         konfigurowanie kolumn w tabeli pozycji na fakturze;

·         dowolność w doborze szablonów do dokumentów.

Program do faktur RAFSOFT.NET umożliwia prowadzenie kilku magazynów (w zależności od wersji) oraz przypisywanie stanów ilościowych dowolnemu magazynowi. System informuje również o braku towaru oraz ostrzega o jego małej ilości. Wszystkie funkcjonalności mogą zostać oczywiście odpowiednio zintegrowane z pasażami handlowymi tj.: Allegro, WooCommerce, VirtueMart oraz PrestaShop.

Właściciele programu RAFSOFT.NET zadbali, aby można było korzystać z systemu w przeglądarce oraz pobrać go na komputer z systemem Windows. Umożliwia to pracę zdalną przez internet lub w sieci lokalnej w oparciu o lokalny lub zdalny serwer bazy MySQL oraz MS SQL.

Profesjonalny program do faktur wyposażony jest w wersje START, STANDARD oraz PRO. Różnią się one przede wszystkim zaawansowaniem niektórych funkcjonalności. Wystawianie faktur systemem RAFSOFT.NET jest bardzo mocno zautomatyzowane. Narzędzie zostało wyposażone w wyszukiwarkę firm w bazie GUS, skróty, automatyczne uzupełnianie nazw firm, fakturowanie seryjne, klonowanie dokumentów, automatyczne dodawanie przedsiębiorstw, towarów oraz usług po zapisaniu faktury. Na co powinno się zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu?

Program do faktur

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru programu do wystawiania faktur?

Wybór odpowiedniego programu do wystawiania faktur zależy od oczekiwań przedsiębiorcy. Na pewno warto, aby narzędzie wyposażone było we wbudowaną pomoc, przyjazny interfejs, użyteczne opcje, pełną automatyzację wpisywania danych oraz niezbędne narzędzia analityczne. Niektóre banki mają w swojej ofercie połączenie księgowości online z kontem bankowym, ale o szczegóły należy zapytać się w ich siedzibie.

Komercyjny program do faktur jest bardzo często wyposażony we wszystkie niezbędne funkcje, gwarantujące porządek w księgowości dla większych firm. Można go wykorzystać do planowania zadań, zapisywania terminów nadchodzących projektów, monitorowania dochodów i kosztów zleceń za pomocą intuicyjnych i przejrzystych wykresów. Należy również zorientować się, czy program dysponuje odpowiednimi zabezpieczeniami przed niepożądanymi osobami. Zawsze powinno się wybierać hasło generowane przez system i nie logować się za pomocą takich samych danych na inne portale internetowe. Jakie korzyści niesie za sobą użytkowanie programów do fakturowania?

1.     automatyzacja większości działań;

2.     personalizacja programu pod konkretne potrzeby;

3.     ulepszenie jakości obsługi klienta;

4.     oszczędność czasu.

Niektóre programy oferują automatyczne wystawianie podobnych faktur. Jest to bardzo przydatna funkcja, gdy przedsiębiorca rozlicza się z danym klientem cyklicznie. Narzędzia do fakturowania można również dobrać pod kątem odpowiedniego szablonu oraz identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa. Jest to bardzo przydatna funkcja, aby pokazać odbiorcy, że firma podchodzi do obsługi kontrahentów w profesjonalny sposób i korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Jednak, czy wystawianie faktur zawsze jest zgodne z RODO?

Program do wystawiania faktur a RODO – najważniejsze informacje

Narzędzia umożliwiające wystawianie faktur zabezpieczają dane osobowe wszystkich klientów. Działa to na zasadzie podpisania umowy RODO z każdym przedsiębiorcą. Dzięki temu firma odpowiedzialna za opiekę nad programem do faktur, jest zobligowana do zadbania o politykę bezpieczeństwa i archiwizacji.

Prawidłowo dobrany program do faktur umożliwi skrupulatne sprawdzenie kontrahenta pod kątem wiarygodności. Takie narzędzia są bardzo często zintegrowane z giełdami długów lub krajowymi bazami dłużników. Dodatkową pomocą, niestety stosunkowo rzadką, w rozwiązywaniu problemów z niewypłacalnymi klientami jest integracja programów do fakturowania z krajowymi wywindowaniami gospodarczymi.

Klientów można również sprawdzić w bazie Ministerstwa i Finansów oraz w systemie VIES. Jest to bardzo ważne w kontekście bezpieczeństwa, szczególnie przy wystawianiu faktur oraz przenoszenia obowiązku opłacenia podatku na nabywcę. Dzięki integracji z VIES oraz MF można ustalić, czy nabywca jest czynnym płatnikiem VAT. Z jakich pozostałych funkcjonalności można korzystać, decydując się na profesjonalny program do faktur?

Program do faktur – pozostałe funkcjonalności

1) program do faktur może być wyposażony w:
Dodatkowe funkcje, gwarantujące automatyczne księgowanie w ewidencjach księgowych (w związku z tym, system samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego, co jest istotne w kontekście rozliczania się z Urzędem Skarbowym).

2) program do faktur może przechowywać:
Wszystkie dane w chmurze (jest wyposażony w możliwość automatycznego generowania faktur i przesyłania ich do klienta) – sprzedaż abonamentowa.

3) program do faktur może przesyłać:
Przypomnienia o zapłacie w formie wiadomości SMS oraz e-mail (automatyczne planowanie wysyłki).

4) program do faktur umożliwia wysłanie:
Faktury z linkiem do bezpośredniej płatności.

5) program do faktur może automatycznie:
Generować analizy (sprzedaż, przychody, przepływy pieniężne).

Program do faktur

Mobilny program do faktur – co to jest i dlaczego warto?

Mobilne programy do fakturowania co jakiś czas zyskują na popularności. Warto jednak wybrać aplikację, która zabezpieczy cały obszar przetwarzania danych m.in.: przed zniszczeniem urządzenia (awaria telefonu). Przy wyborze mobilnego systemu, należy się dowiedzieć, czy tworzone są kopie bezpieczeństwa danych oraz czy zostaną one odtworzone w odpowiednim środowisku, bez narażania plików na jakiekolwiek zatarcie oraz ich utratę.

Funkcjonalny program do faktur – jak dokonać właściwego wyboru? Czym jest faktura? Najważniejsze informacje. Podsumowanie

Program do faktur powinien być wygodny w obsłudze, funkcjonalny oraz intuicyjny. Może on znacząco ułatwić pracę, automatyzując większość działań. Przedstawione narzędzie sprawi, że pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS stanie się bezproblemowe, a budowanie katalogu usług oraz towarów i automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych będzie znacznie prostsze. Programy do wystawiania dokumentów potwierdzających transakcję automatycznie wyliczą poszczególne kwoty, a dodatkowo umożliwią przechowywanie danych w chmurze, ułatwiając dostęp do niezbędnych dokumentów.

Sprawdź funkcjonalny program do faktur – zrób krok w kierunku automatyzacji swojego przedsiębiorstwa!

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *