Kasy fiskalne online — obowiązki przedsiębiorcy

Kasy fiskalne online to nowe pokolenie kas, które automatycznie przesyłają dane paragonów do Centralnego Repozytorium Kas Ministerstwa Finansów. Dla wielu branż (m.in. warsztaty, stacje paliw, gastronomia, noclegi, fryzjerzy, kosmetyczki, budowlańcy, lekarze, prawnicy, siłownie) kasa online jest już obowiązkowa. Dowiedz się jakie masz obowiązki i co grozi za brak kasy online.

Czym różni się kasa fiskalna online od tradycyjnej?

Tradycyjna kasa (offline) rejestruje paragony lokalnie i wysyła dane do US tylko podczas przeglądu technicznego. Kasa online przesyła każdy paragon do CRK (Centralnego Repozytorium Kas) w czasie rzeczywistym przez internet. MF ma bieżący dostęp do wszystkich paragonów wystawianych w Polsce.

Dla kogo kasa online jest już obowiązkowa?

Kolejne branże były zobowiązywane do posiadania kas online od 2019 roku:

• Warsztaty naprawy pojazdów i wulkanizacja oraz stacje paliw (od 01.01.2020)
• Gastronomia, krótkotrwałe zakwaterowanie (noclegi), sprzedaż węgla (od 01.01.2021 – termin ustawowy 01.07.2020 przesunięto rozporządzeniem MF)
• Usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, prawnicze, medyczne lekarzy i dentystów oraz wstęp na siłownie i kluby fitness (od 01.07.2021 – termin ustawowy 01.01.2021 przesunięto rozporządzeniem MF)

Pozostałe branże mogą nadal używać posiadanych kas z kopią elektroniczną lub papierową – ustawa nie przewiduje dla nich kolejnych terminów. Nowych kas starego typu nie można już jednak kupić, a od 1 lipca 2027 r. po zapełnieniu pamięci fiskalnej taką kasę trzeba będzie wymienić na kasę online.

Co grozi za brak kasy online?

Za prowadzenie sprzedaży bez kasy fiskalnej (gdy jest obowiązkowa) urząd ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT naliczonego przy zakupach towarów i usług – za okres do rozpoczęcia ewidencji na kasie. Osoby fizyczne zamiast tego odpowiadają karnoskarbowo. Od 1 stycznia 2027 r. urząd nałoży też karę 300 zł, jeśli podatnik nie złoży w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy (np. po zakończeniu działalności). W przypadku recydywy — wyższe kary i możliwe postępowanie karno-skarbowe.

Sprawdź artykuł program do faktur a kasa fiskalna — integracja. Dowiedz się też o obowiązkowym e-paragonie 2026.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kasa fiskalna online wymaga stałego internetu?

Tak, kasa online musi mieć połączenie internetowe do przesyłania danych do CRK. Przy braku połączenia kasa zapisuje paragony lokalnie i wysyła je po przywróceniu łączności. Krótkotrwałe awarie internetu nie powodują problemów — kasa buforuje dane.

Czy kasa online to to samo co kasa wirtualna (na tablecie)?

Nie — kasa wirtualna (oprogramowanie na tablecie) to odrębna kategoria, która przesyła dane do CRK elektronicznie. Kasa online fizyczna to tradycyjne urządzenie fiskalne wyposażone w moduł komunikacji z CRK. Obie kategorie spełniają obowiązek "kasy online" — wybór zależy od branży i potrzeb.