Kontrola płatności jest niezwykle ważna w firmie – pozwala zachować płynność finansową, sprzyja dobrej organizacji. Wbrew pozorom też wspiera pozytywne relacje z kontrahentami, ponieważ dyscyplinuje ich na wczesnym, polubownym etapie. Sprawdź, jakie narzędzia programu Faktura VAT 2023 wspierają efektywną kontrolę płatności i jak prawidłowo z nich korzystać.
Kontrola płatności – dlaczego tak ważna?
Bieżąca kontrola płatności pomaga przedsiębiorcy i jego pracownikom zachować porządek w firmie i nie pogubić się w zobowiązaniach i należnościach. Jeśli wystawianych faktur jest stosunkowo niewiele, zwykle nie ma problemu z pilnowaniem terminów i dyscyplinowaniem spóźnialskich kontrahentów. Jednak gdy dokumentów jest dużo, samodzielne sprawdzanie, kto powinien otrzymać wezwanie do zapłaty, generuje dużo pracy i wymaga poświęcenia sporej ilości czasu.
Aby kontrola płatności była prosta, sprawna i szybka, konieczne okazuje się zastosowanie narzędzi, które zautomatyzują wszystkie procesy. Sortowanie faktur według terminów płatności pozwoli zareagować odpowiednio szybko na należności najbardziej przeterminowane. Czytelna lista niezapłaconych dokumentów powinna być generowana automatycznie przez system finansowo-księgowy. Przedsiębiorca czy jego pracownik nie muszą robić tego ręcznie.
Praktyka pokazuje, że kontrahenci częściej zalegają z uregulowaniem zobowiązań wobec firm, które nie upominają się o swoje należności lub robią to po dość długim czasie. Wysłanie przypomnienia po 2-3 dniach od przeterminowania faktury traktowane jest znacznie lepiej niż nagła groźba działań windykacyjnych, przesłana po miesiącu przez sprzedawcę.
Kontrola płatności w programie Faktura VAT 2023
Funkcjonalny program finansowo-księgowy Faktura VAT 2023 pozwala nie tylko na sprawne wystawianie dokumentów sprzedażowych i zarządzanie nimi, ale także na bieżącą kontrolę płatności. Przyjrzyjmy się narzędziom, z jakich możesz korzystać podczas obsługi systemu.
Status płatności
W programie Faktura VAT 2023 w zakładce „Płatności” wybierz ikonę „Terminy płatności”. Pojawi się czytelne okno z wykazem wszystkich faktur – zarówno tych przeterminowanych, jak i tych, na których uregulowanie kontrahent ma jeszcze czas.
Faktury po terminie wyświetlają się na czerwono. W zależności od potrzeb, możesz je posortować według numerów lub np. według czasu przeterminowania. To istotna funkcja, dzięki której możesz w pierwszej kolejności zająć się należnościami o najdłuższym czasie zwłoki z zapłatą.
Program dysponuje rejestrem płatności, który ułatwia sprawne zarządzanie rozliczeniami. Aby otworzyć ewidencję, kliknij środkową ikonę „Rejestr płatności”.
Informacja o statusie należności pojawia się też na ekranie głównym. Umieszczone z prawej strony okno „Ważne” podaje m.in. kwotę należności brutto oraz oczekujące należności z przelewów.
Kontrola płatności jest możliwa także w standardowej liście dokumentów, dostępnej w zakładce „Faktury” pod ikoną „Lista dokumentów”.
Wezwanie do zapłaty
Wezwania do zapłaty są jedną z najskuteczniejszych form ściągania należności na wczesnym etapie trudności z uregulowaniem zadłużenia. W programie Faktura VAT 2023 wystawisz taki dokument w prosty sposób. Z górnego menu wybierz „Druki”, a następnie kliknij znajdującą się po prawej stronie ikonę „Wezwanie do zapłaty”.
W uzyskanym oknie wpiszesz wszystkie potrzebne dane lub wybierzesz je z kartotek. Co istotne, nie musisz samodzielnie sprawdzać i wpisywać kwot z przeterminowanych faktur – wybierzesz je z dostępnej listy.
Z prawej strony okienka wybierz formę dokumentu. Do wyboru masz przypomnienie, wezwanie oraz wezwanie ostateczne. Dzięki temu rozwiązaniu w razie potrzeby wystawisz w różnym czasie aż trzy informacje przypominające do swojego kontrahenta.
Program Faktura VAT 2023 daje też możliwość edytowania formy i treści wezwania – tak, by odpowiadało ono potrzebom użytkownika.
Tak przygotowane wezwanie do zapłaty wystarczy wydrukować lub zapisać w formacie PDF i dostarczyć do spóźnialskiego kontrahenta.
