Faktura eksportowa z numerem EORI — obowiązki eksportera w 2026 roku

Eksport towarów poza granice Unii Europejskiej to dla wielu polskich firm ogromna szansa na rozwój — ale też zestaw dodatkowych obowiązków formalnych. Jednym z kluczowych dokumentów towarzyszących każdej transakcji eksportowej jest faktura eksportowa. Musi ona zawierać znacznie więcej informacji niż zwykła faktura VAT wystawiana dla polskiego kontrahenta. W 2026 roku prawidłowe wystawienie faktury eksportowej z numerem EORI jest ważniejsze niż kiedykolwiek.

Faktura eksportowa — co musi zawierać?

Faktura eksportowa to dokument handlowy towarzyszący towarom eksportowanym poza obszar celny Unii Europejskiej. Obowiązkowe elementy faktury eksportowej w 2026 roku:

• Dane sprzedawcy (eksportera): pełna nazwa firmy, adres siedziby, kraj, NIP oraz numer EORI (PL + NIP),
• Dane nabywcy (importera): pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres, kraj przeznaczenia,
• Numer i data wystawienia faktury,
• Szczegółowy opis towaru: nazwa, kod CN (Combined Nomenclature) lub kod HS (Harmonized System), ilość, jednostka miary,
• Wartość towaru w walucie transakcji (EUR, USD, GBP lub inna waluta obca),
• Masa brutto i netto przesyłki,
• Warunki dostawy (Incoterms 2020): EXW, FOB, CIF, DAP, DDP itp.,
• Kraj pochodzenia towaru,
• Sposób płatności i termin płatności,
• Numer konta bankowego eksportera (IBAN + kod SWIFT/BIC).

Eksport towarów jest opodatkowany stawką 0% VAT, pod warunkiem że eksporter posiada dokument celny potwierdzający wywóz (komunikat IE-599 z systemu AES).

Kiedy eksporter potrzebuje numeru EORI?

Numer EORI jest obowiązkowy przy każdej odprawie celnej towarów wywożonych poza obszar celny Unii Europejskiej. Nie ma tu znaczenia wartość przesyłki ani częstotliwość eksportu.

Szczególnie istotne przypadki, w których EORI jest bezwzględnie wymagany:

• Eksport do Wielkiej Brytanii — od Brexitu (1 stycznia 2021 r.) UK jest krajem trzecim. Każda wysyłka z Polski do UK wymaga odprawy celnej i numeru EORI eksportera.
• Eksport do USA, Kanady, Australii — kraje te wymagają dokładnych danych eksportera, w tym numeru EORI, przy każdej przesyłce handlowej.
• Sprzedaż przez platformy e-commerce (Amazon, eBay, Allegro dla zagranicy) — przy wysyłkach bezpośrednio do klientów spoza UE każda paczka jest poddawana odprawie celnej.

Nie wymaga numeru EORI sprzedaż wewnątrz Unii Europejskiej — zarówno krajowa (z VAT lub bez), jak i wewnątrzwspólnotowa (WDT/WNT).

Procedura eksportowa a dokumenty celne

Faktura eksportowa to jeden z wielu dokumentów wymaganych przy eksporcie towarów. Kompletna dokumentacja eksportowa w 2026 roku obejmuje:

1. Faktura handlowa (Commercial Invoice) — podstawowy dokument handlowy opisujący transakcję.
2. Zgłoszenie wywozowe EX/SAD — elektroniczne zgłoszenie celne składane w polskim systemie AES. Musi zawierać numer EORI eksportera. Po odprawie eksporter otrzymuje komunikat IE-599 potwierdzający wywóz — jest to kluczowy dokument do stosowania stawki VAT 0%.
3. Specyfikacja towaru (Packing List) — szczegółowa lista zawartości przesyłki z wagami i wymiarami.
4. Dokument transportowy — CMR (transport drogowy), B/L (transport morski), AWB (transport lotniczy).
5. Świadectwo pochodzenia — wymagane przy stosowaniu preferencyjnych stawek celnych na podstawie umów handlowych UE z krajami trzecimi.

Jak wystawić fakturę eksportową w programie Faktura VAT?

Program Faktura VAT firmy Rafsoft jest przystosowany do obsługi faktur eksportowych. Oto jak wystawić fakturę eksportową:

1. Konfiguracja danych firmy — wpisz numer EORI w ustawieniach programu. Program będzie automatycznie umieszczał go na każdej fakturze eksportowej.
2. Dodanie kontrahenta zagranicznego — wybierz odpowiedni kraj z listy. Program automatycznie rozpozna odbiorcę spoza UE i zastosuje właściwy tryb (eksport = VAT 0%).
3. Wybór waluty i kursu — program pobiera automatycznie kursy walut z NBP na dzień poprzedzający datę wystawienia faktury.
4. Wpisanie kodu CN/HS towaru — każdy towar eksportowany poza UE musi być opisany kodem CN wymaganym przy zgłoszeniu celnym EX/SAD.
5. Określenie warunków Incoterms — program umożliwia wybór odpowiedniej reguły (EXW, FOB, CIF, DAP, DDP itp.).

Program obsługuje również pliki JPK_V7 wymagane przez polskie organy podatkowe przy rozliczaniu eksportu. Dowiedz się więcej o możliwościach wystawiania faktur eksportowych.

Najczęstsze pytania

Czy faktura eksportowa musi być wystawiona w języku angielskim?
Nie ma takiego obowiązku prawnego. Jednak w praktyce kontrahenci zagraniczni oczekują dokumentów w języku angielskim. Program Faktura VAT umożliwia wystawianie faktur dwujęzycznych (PL/EN).

Jaka jest stawka VAT na fakturze eksportowej?
Eksport towarów jest opodatkowany stawką VAT 0%, pod warunkiem posiadania dokumentu celnego IE-599 potwierdzającego wywóz.

Jak długo przechowywać faktury eksportowe?
Faktury eksportowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Co grozi za brak numeru EORI przy eksporcie?
Brak numeru EORI uniemożliwia dokonanie zgłoszenia celnego wywozowego. Skutkuje to zatrzymaniem towaru na granicy i opóźnieniem dostawy, a w skrajnych przypadkach utratą kontraktu handlowego.