Czym jest zasada podwójnego zapisu?

Zasad podwójnego zapisu zapewnia w przedsiębiorstwie przejrzystość zdarzeń gospodarczych. Sprawdź, na czym polega, kiedy się ją stosuje i jak w praktyce ją zastosować.

Obowiązki przedsiębiorcy

Podmioty objęte ustawą o rachunkowości (m.in. spółki handlowe, a osoby fizyczne i spółki osób fizycznych – po przekroczeniu 2,5 mln euro przychodów netto) mają obowiązek prowadzić księgi rachunkowe i rzetelnie ujmować w nich zdarzenia gospodarcze. Na realizację tego celu pozwala konto księgowe, na którym systematycznie, na bieżąco ujmuje się wszystkie operacje mające wpływ na stan finansowy (majątkowy) przedsiębiorcy.

Konto księgowe ma dwie strony: debetową i kredytową, nazywane też lewą i prawą. Pozwalają one na precyzyjne ujmowanie zwiększeń i zmniejszeń składnika majątkowego, a co za tym idzie ustalenie jego bieżącej wartości. W taki sposób na koncie księgowym gromadzone są informacje o zmianach stanu konkretnego składnika majątkowego. Dzięki temu można utworzyć zbiorcze zestawienie aktywów i pasywów, aktualne na dany dzień bilansowy.

Strona lewa – debet (Dt) lub „winien” służy do zapisywania ciężaru konta. To tutaj należy ująć wszelkiego rodzaju obciążenia. Natomiast strona prawa – kredyt (Ct) lub „ma” pozwala na ujęcie wszelkiego rodzaju uznań.

Zasada podwójnego zapisu pomaga w rzetelnym prowadzeniu rachunkowości przedsiębiorstwa. Zrozumienie jej działania jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu firma uniknie błędów, które skutkowałyby błędnym rozliczeniem i koniecznością dokonywania korekt.

Zasada podwójnego zapisu – na czym polega?

Ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność tworzenia podwójnego zapisu zdarzeń gospodarczych. Oznacza to, że każda operacja powinna zostać ujęta w przynamniej dwóch korespondujących ze sobą kontach księgowych. Muszą zostać ujęte po przeciwnych stronach, w takiej samej kwocie.

Zasadę podwójnego zapisu można łatwo zobrazować na przykładzie. Firma zakupiła materiał – tkaninę do własnej produkcji ubrań, za którą otrzymała fakturę w wysokości 10.000 zł. Właściciel przedsiębiorstwa zapłacił przelewem z konta firmowego. Z konta „Rachunek bieżący” ujmuje kwotę brutto z dokumentu zakupu – robi to po stronie kredytowej, dzięki czemu zmniejszony zostaje stan początkowy. Kwota netto zostaje zaksięgowana po stronie debetowej konta „Materiały”. Pozostaje jeszcze konto „VAT naliczony”, na którym ujmuje się różnicę pomiędzy kwotą brutto a kwotą netto, czyli po prostu wartość VAT naliczonego. W taki oto sposób zasada podwójnego zapisu została spełniona. Co więcej, operację gospodarczą ujęto nie na dwóch, jak wymagają tego przepisy ustawy o rachunkowości, ale na trzech kontach księgowych.

Zasada podwójnego zapisu w programie

Ujmowanie operacji gospodarczych w dokumentacji księgowej wymaga nie tylko znajomości aktualnych przepisów, ale też skrupulatności w wypełnianiu swoich obowiązków.

Przydatnym w codziennym prowadzeniu firmy lub biura rachunkowego okaże się program Faktura VAT 2024 w wersji PRO. Wprawdzie jest to system przeznaczony do prowadzenia uproszczonej księgowości – podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu ewidencjonowanego – jednak okaże się niezwykle praktycznym narzędziem. Docenią go m.in. podatnicy, którzy spełniają warunki do prowadzenia KPiR i chcą od nowego roku przejść na tę formę księgowości.