Automatyczne fakturowanie pozwala na znaczną oszczędność czasu. Faktury seryjne i abonamentowe to rozwiązanie, które zdejmuje z pracownika część obowiązków związanych z powtarzalnymi czynnościami. Sprawdź, dlaczego warto korzystać z automatycznego fakturowania i jak zrobić to sprawnie w programie Faktura VAT 2023.
Automatyczne fakturowanie – dlaczego warto?
Faktura automatyczna to szablon, na podstawie którego system do zarządzania sprzedażą sam generuje faktury. Dzięki temu pracownik zyskuje czas, który może poświęcić na inne, ważne sprawy, np. ofertowanie czy podtrzymanie kontaktu z klientem. Automatyczne fakturowanie pozwala na rozwój firmy bez konieczności powiększania zespołu pracowników. Większa sprzedaż wymaga bowiem wyłącznie odpowiedniego ustawienia systemu sprzedażowego, nie generuje dodatkowej pracy.
Oszczędność czasu to nie jedyna zaleta automatycznego fakturowania. Rozwiązanie to ogranicza do minimum ryzyko popełnienia błędów. Wystarczy jednorazowe prawidłowe ustawienie, by zmniejszyć to ryzyko do zera i nie martwić się o poprawność danych.
Automatyczne fakturowanie pozwala tworzyć faktury abonamentowe i faktury seryjne. Nie są to dokumenty określonego rodzaju, lecz funkcja dostępna w programie do zarządzania sprzedażą. Wdrożenie tego rozwiązania w firmie wymaga konfiguracji scenariusza. Jest to prosty proces, znacznie mniej wymagający niż każdorazowe wystawianie dokumentów.
Faktury seryjne
Faktury seryjne to dokumenty wystawione dla wielu kontrahentów jednocześnie. Mają powtarzalną treść – taką samą datę sprzedaży, towar lub usługę oraz cenę. To praktyczne rozwiązanie z zakresu automatycznego fakturowania sprawdza się w wielu branżach. Faktury seryjne wystawiane są automatycznie na podstawie stworzonego wcześniej i wgranego skryptu.
Dużą zaletą faktur seryjnych jest połączenie automatyzacji z indywidualizacją. Dla wielu kontrahentów wystawiane są takie same faktury, jednak zostają one wysłane osobno do każdego z nich na zapisany w systemie adres e-mail.
Faktury abonamentowe
Specyfika wielu przedsiębiorstw wymaga wystawiania w stałych odstępach czasu faktur dla tych samych kontrahentów na te same towary lub usługi. Aby odjąć pracownikom obowiązków związanych z każdorazowym wystawianiem dokumentu sprzedaży do takiej transakcji, można wykorzystać automatyczne fakturowanie.
Faktury abonamentowe, zwane też fakturami cyklicznymi, to dokumenty wystawiane w określonych wcześniej odstępach czasu dla określonego klienta.
Automatyczne fakturowanie w programie Faktura VAT 2023
Funkcjonalny, ceniony wśród małych i średnich przedsiębiorców program Faktura VAT 2023 został wyposażony w narzędzia, dzięki którym firma działa sprawniej i szybciej. Rozbudowane możliwości w zakresie automatycznego fakturowania znajdziesz w wersjach STANDARD i PRO.
Faktury seryjne w programie Faktura VAT 2023
Z górnej zakładki „Faktury” wybierz ikonę „Druk seryjny”. W uzyskanym oknie pojawi się przycisk „Wczytaj skrypt”, pozwala on na wybranie spośród szablonów, które przygotowaliśmy wcześniej. Skryptów można ustawić bardzo wiele – odpowiednio do potrzeb i specyfiki działalności firmy.
W środkowej kolumnie wybierz „Rodzaj dokumentu”. W tym miejscu masz do wyboru w zasadzie wszystkie typy dokumentów sprzedażowych funkcjonujące w polskim obrocie gospodarczym.
Z kartotek wybierz kontrahentów, dla których mają być wystawione faktury seryjne. Możliwy jest także nadruk adresów oraz wysyłka dokumentów mailem. Po zaznaczeniu „Wyślij dokumenty mailem” pojawi się okno edycji treści maila, który zostanie wysłany do wszystkich dodanych firm.
Faktury abonamentowe w programie Faktura VAT 2023
Aby w programie Faktura VAT 2023 wystawić fakturę abonamentową (cykliczną), z górnej zakładki „Faktury” wybierz „Faktury cykliczne”. Uzyskane okno będzie różnić się od poprzedniego – aby zdefiniować wzorzec dokumentu, w lewym dolnym rogu kliknij „Dodaj”.
W ten sposób otworzysz kreator wzorca faktury cyklicznej. Ustawisz w nim wszystkie ważne parametry dokumentu: od jego rodzaju, przez płatność i numer konta, aż do pozycji faktury i firm, do których mają trafić. Po skonfigurowaniu wzorca kliknij „Zapisz schemat”.
Pracę zakończ klikając przycisk „Wystaw fakturę”. Dokumenty można wydrukować lub wygenerować w formacie PDF do elektronicznej wysyłki.
