HDI Handlowy dokument identyfikacyjny potwierdza jakość produktu spożywczego. To dokument wystawiany przez producentów. Jak sama nazwa wskazuje, umożliwia identyfikację dostawcy i odbiorcy, a także samych produktów. Sprawdź, jaką rolę odgrywa HDI i jak w prawidłowy sposób wystawić ten ważny dokument.
Czym jest handlowy dokument identyfikacyjny
Produkty pochodzenia zwierzęcego mogą zostać wprowadzone na rynek, jeśli pochodzą od zwierząt lub ze zwierząt spełniających restrykcyjne wymagania weterynaryjne. Do tego dochodzi też kwestia jakości produktów – każdy nabywca ma prawo wymagać pod tym względem. Dlatego oprócz dokumentacji, warto też osobiście kontrolować zachowane standardy.
Przedsiębiorstwa zajmujące się dystrybucją żywności muszą mieć możliwość szybkiej identyfikacji każdego dostawcy środka spożywczego. Pozwoli to na sprawną reakcję w przypadku problemów z zachowaniem bezpieczeństwa żywności. Właśnie w tym celu między innymi wystawia się handlowy dokument identyfikacyjny (HDI). Oprócz niego konieczne jest też odpowiednie oznakowanie, etykiety itp.
Handlowy dokument identyfikacyjny wystawiany jest dla większości produktów pochodzenia zwierzęcego. Kwestię warunków sprzedaży tego typu żywności reguluje szereg przepisów krajowych i unijnych. Formularz HDI określony został dla wprowadzanych na rynek:
- mięsa niepoddanego rozbiorowi,
- mięsa poddanego rozbiorowi,
- przetworów mięsnych,
- mleka i przetworów mlecznych,
- miodu i jego przetworów,
- ryb, skorupiaków i mięczaków oraz ich przetworów,
- produktów jajczarskich,
W jakich sytuacjach handlowy dokument identyfikacyjny może być potrzebny? Oprócz wspomnianych wcześniej przypadków bezpieczeństwa, są to np. kontrole Sanepidu. Załóżmy, że w prowadzonej restauracji zgłosiliśmy, że będziemy używać wyłącznie jajek po obróbce wstępnej. W takiej sytuacji z pewnością będziemy musieli przedłożyć potwierdzające to dokumenty.
Dane na dokumencie
Zakres danych, jakie muszą znaleźć się w dokumencie HDI, musi odpowiadać wymaganiom stawianym przez ustawodawcę. Pozwoli to przedsiębiorcy nie tylko zachować prawidłowość procedur podczas kontroli, ale też nawiązać i utrzymać dobre relacje z nabywcami produktów spożywczych.
Handlowy dokument identyfikacyjny powinien zawierać następujące dane:
- adnotacja w nazwie, że jest to dokument identyfikacyjny
- data i miejsce wystawienia
- określony kolejny numer dokumentu
- nazwa i adres producenta
- weterynaryjny numer identyfikacyjny podmiotu wystawiającego dokument identyfikacyjny
- szczegółowy opis towaru tj. rodzaj opakowań, liczba opakowań i waga netto, pochodzenie surowca
- określenie miejsca pozyskania/przetwarzania/składowania
- data wysyłki i miejsce przeznaczenia
- rodzaj środka transportu i jego numer rejestracyjny
- czytelny podpis i pieczątka.
Dokument może zawierać również dodatkowe informacje. Szczególnie jeśli są konieczne do z punktu widzenia możliwości identyfikacji przesyłki.
Warto przy tym pamiętać, że po spełnieniu odpowiednich warunków HDI może zostać zastąpiony fakturą, dokumentem dostawy bądź innym dokumentem dołączonym do przesyłki. Warunkiem jest zawarcie w nim wszystkich powyższych danych wymaganych dla handlowego dokumentu identyfikacyjnego.
Dokument HDI w programie Faktura VAT 2023
Funkcjonalny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2023 PRO pozwala na sprawne wystawianie handlowych dokumentów identyfikacyjnych zgodnie z wymogami ustawodawcy. Aby skorzystać z tej opcji, zamów dodatkowy moduł do programu „Drukowanie dokumentu HDI”.
