Fakturowanie jest podstawowym zadaniem w każdej firmie, jednak nawet doświadczeni sprzedawcy mogą popełniać błędy podczas sporządzania faktur. Błędy w ilości towarów, obliczeniu podatku VAT lub danych nabywcy mogą prowadzić do rozbieżności, które wymagają formalnej korekty.
W takich przypadkach sprzedający musi wystawić fakturę korygującą, aby zgodnie z prawem i prawidłowo zaktualizować pierwotną fakturę. Dokument ten zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i umożliwia zarówno kupującemu, jak i sprzedającemu odpowiednie dostosowanie podstawy opodatkowania i kwoty podatku.
W niniejszym przewodniku opisano, kiedy i jak wystawiać fakturę korygującą, jakie elementy powinna ona zawierać oraz co mówi polskie prawo dotyczące podatku VAT na temat korekty faktur.
Faktura korygująca – co to jest i jaki ma wpływ na fakturę?
Faktura korygująca to oficjalny dokument, który zmienia treść wcześniej wystawionej faktury VAT. Może dotyczyć towarów lub usług i służy do poprawiania błędów lub odzwierciedlania zmian, które nastąpiły po transakcji, takich jak rabaty, zwroty lub błędy w podstawie opodatkowania lub kwocie podatku.
Korekta dotyczy każdej części oryginalnej faktury, która ma wpływ na obliczenie podatku VAT, w tym nieprawidłowych opisów pozycji, cen, stawek VAT lub należnego podatku. Faktura korygująca musi wyraźnie odnosić się do oryginalnej faktury poprzez podanie jej numeru i daty wystawienia. Korekta ma wpływ na podstawę obliczenia podatku, dlatego dokładna dokumentacja każdej faktury jest niezbędna. Dokument ten zapewnia prawidłowe opodatkowanie lub prawidłowe naliczenie należnego podatku.
Faktura korygująca a nota korygująca: zrozumienie korekty
Faktura korygująca i nota korygująca służą różnym celom i są wystawiane przez różne strony:
Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedającego i może korygować takie wartości, jak ilość, cena jednostkowa, podstawa opodatkowania lub kwota podatku. Dotyczy zarówno towarów, jak i usług. Jest to podstawowy dokument w przypadku istotnych zmian w fakturze.
Nota korygująca jest wystawiana przez kupującego i ogranicza się do poprawiania drobnych błędów formalnych, takich jak nieprawidłowy adres kupującego, numer faktury lub dane wykonawcy. Nie może ona zmieniać wartości faktury.
Nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez sprzedającego, aby stała się ważna. Jeśli korekta ma wpływ na podstawę opodatkowania lub należny podatek, tylko faktura korygująca jest prawnie ważna dla korekty faktury.
Kiedy wystawić fakturę korygującą do faktury
Podatnik powinien wystawić fakturę korygującą zawsze, gdy oryginalna faktura VAT została wystawiona z błędami lub gdy po transakcji nastąpiły zmiany mające wpływ na fakturę. Typowe przyczyny korekty to:
- Zwrot towarów lub anulowanie usług
- Korekta ilości dostarczonych towarów (np. mniej pozycji na fakturze niż na oryginalnej fakturze)
- Nieprawidłowa stawka VAT lub błąd w podatku od wartości dodanej na fakturze
- Rabat przyznany po wystawieniu faktury
- Błędna podstawa opodatkowania lub nieprawidłowe dane nabywcy mające wpływ na fakturę
- Faktura korygująca musi zostać wystawiona bezzwłocznie po wykryciu błędu. Na przykład, jeśli po transakcji uzgodniono rabat, faktura korygująca musi odzwierciedlać nową podstawę opodatkowania dostawy towarów lub usług. Zapewnienie prawidłowej kwoty podatku ma kluczowe znaczenie.
Jak wystawić fakturę korygującą: przewodnik krok po kroku
Aby wystawić fakturę korygującą, sprzedawca powinien postępować zgodnie z poniższą procedurą:
1. Znajdź oryginalną fakturę i sprawdź datę jej wystawienia oraz numer faktury.
2. Określ przyczyny korekty. Przyczyny te muszą być konkretne, np. „zwrot 2 sztuk sprzętu grzewczego lub chłodzącego” lub „nieprawidłowa stawka VAT zastosowana do usług wymienionych na fakturze”.
3. Przygotować fakturę korygującą za pomocą oprogramowania do fakturowania lub ręcznie, upewniając się, że skorygowane dane są wyraźnie widoczne. Dokument ten staje się fakturą korygującą.
4. Podaj zarówno pierwotne wartości, jak i skorygowane kwoty, zwłaszcza w przypadku zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku. Kwota korekty podatku musi być jasna.
5. Dostarcz dokument (fakturę korygującą) kupującemu i upewnij się, że potwierdzi on jej otrzymanie, jeśli korekta wpływa na zmniejszenie podstawy opodatkowania dostawy.
Jeśli faktura korygująca jest wystawiona na minus, potwierdzenie odbiorcy jest niezbędne. W przypadku korekt na plus korekta następuje w dniu wystawienia nowej faktury (faktury korygującej).
Ustawa o VAT a korekta faktury: obowiązki sprzedawcy
Podstawę prawną dla wystawienia faktury korygującej stanowi art. 106j polskiej ustawy o VAT. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT:
- Faktura korygująca (zwana czasem fakturą poprawkową) musi zawierać odniesienie do faktury pierwotnej.
- Musi zawierać opis przyczyn korekty.
- Sprzedawca (wystawca faktury korygującej) musi wskazać skorygowane wartości i kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Obejmuje to wszelkie korekty podatku należnego, w podziale na stawki.
- W przypadku faktury korygującej w formie faktury strukturalnej obowiązują te same zasady. Format faktury musi być zgodny z przepisami.
- W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania nabywca musi potwierdzić korektę, chyba że spełnione są określone warunki (np. wyraźnie określone w umowie lub gdy warunki te zostały spełnione zgodnie z przepisami szczególnymi, takimi jak przepisy dotyczące nabywcy towarów lub usługobiorcy w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania).
- Korekta faktury VAT musi nastąpić w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Korekty podstawy opodatkowania lub kwoty należy zgłaszać zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku VAT. Podatnik jest odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowości korekty faktury.
Jakie kluczowe elementy musi zawierać faktura korygująca?
Aby faktura korygująca była kompletnym dokumentem, powinna zawierać następujące elementy:
- Oznaczenie „Faktura korygująca”
- Niepowtarzalny numer faktury korygującej
- Data wystawienia
- Numer i data wystawienia faktury pierwotnej, której dotyczy korekta
- Dane kontrahenta: nazwa, adres i numer NIP sprzedawcy i nabywcy (czasami nazywane danymi nabywcy)
- Wyjaśnienie korekty (przyczyny korekty)
- Wartości pierwotne i skorygowane, w tym wartość netto, podstawa opodatkowania, stawka VAT i kwota podatku. Zapewnia to jasność zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku.
- Podział na kwoty związane z poszczególnymi stawkami VAT. Może to również obejmować kwoty należnego podatku – w stosownych przypadkach.
- Dokument ten zapewnia prawidłowe rozliczenie podatku i pomaga podatnikowi w wypełnieniu obowiązków podatkowych. Podstawa opodatkowania lub kwota podatku muszą być dokładnie podane.
Faktura korygująca in minus a faktura korygująca in plus: wpływ na kupującego i sprzedającego
Faktura korygująca minus zmniejsza pierwotną podstawę opodatkowania lub kwotę podatku na fakturze. Może to na przykład odzwierciedlać zwrot towarów, rabat lub błąd w ilości. Zmniejszenie podstawy opodatkowania dostawy towarów musi w większości przypadków zostać potwierdzone przez kupującego. Faktura korygująca ma wpływ na zmianę podstawy opodatkowania. Jest to faktura korygująca zmniejszenie.
Faktura korygująca na plus zwiększa wartości w oryginalnej fakturze. Może to wynikać z niedopłaty za usługę (gdy usługi są nieprawidłowo zidentyfikowane dla celów VAT), pominięcia pozycji lub korekty ceny. Nie wymaga potwierdzenia przez kupującego i musi zostać zgłoszona w okresie rozliczeniowym podatku, w którym została wystawiona faktura korygująca.
Kupujący i sprzedający muszą przechowywać te dokumenty do celów referencyjnych, ponieważ każda faktura i jej korekta są ważne.
Przykładowe korekty faktur w fakturowaniu
- Przykład detaliczny: Sprzedawca wystawia fakturę na 100 sztuk urządzeń grzewczych lub chłodniczych. Nabywca (odbiorca towarów lub usług) zwraca 10 sztuk. Wystawiana jest faktura korygująca na minus w celu zmniejszenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Podatnik wystawił fakturę korygującą, aby odzwierciedlić zmianę.
- Przykład usług IT: Nabywca został niedopłacony za usługi telekomunikacyjne i usługi wymienione w załączniku 3 do przepisów o podatku VAT (np. pozycja 51). Sprzedający wystawia fakturę korygującą na plus. Korekta ta aktualizuje fakturę.
- Przykład z branży budowlanej: Podatnik wystawił fakturę korygującą, ponieważ w pierwotnej fakturze zastosowano niewłaściwą stawkę VAT dla świadczonych usług (w przypadku towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT). Korekta dostosowuje podatek VAT i całkowitą kwotę podatku należnego. Ma to wpływ na podstawę opodatkowania lub kwotę podatku.
Typowe błędy popełniane podczas wystawiania faktury korygującej
- Niepodanie przyczyny korekty na fakturze.
- Niepodanie numeru faktury pierwotnej na fakturze korygującej.
- Użycie notatki korygującej w przypadku zmiany wartości faktury (tj. zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku).
- Nieuzyskanie potwierdzenia kupującego w przypadku korekt na minusie faktury.
- Wystawienie korekty faktury poza odpowiednim terminem rozliczenia. Może to prowadzić do problemów z korektami podatkowymi.
- Błędy te mogą prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń podatkowych i kar, wpływając na opodatkowanie lub kwotę korekty podatkowej.
Przechowywanie oryginalnej faktury i dokumentacji
Każda faktura i wszystkie korekty podstawy opodatkowania muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Zarówno oryginalna faktura, jak i każdy dokument korygujący fakturę powinny być łatwo dostępne, zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej. Dokumenty muszą być:
- Prawidłowo oznaczone
- Powiązane z właściwym rokiem podatkowym i okresem rozliczeniowym
- Dostępne do wglądu przez organy podatkowe, z wyraźną historią każdej faktury.
Często zadawane pytania dotyczące faktur korygujących: wątpliwości kupującego i sprzedającego
Czy kupujący może odmówić przyjęcia faktury korygującej?
Tylko wtedy, gdy korekta na fakturze jest nieprawidłowa. Jeśli kupujący odmówi uznania prawidłowej korekty, która zmniejsza podstawę opodatkowania (faktura ujemna), sprzedający może nie być w stanie skorygować należnego podatku.
Czy faktura korygująca może zostać wystawiona po zakończeniu roku?
Tak, o ile dokument jest przypisany do właściwego okresu rozliczeniowego, a zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty faktury jest uzasadniona.
Czy kupujący może wystawić korektę?
Nie, kupujący może jedynie wystawić notę korygującą dotyczącą drobnych błędów formalnych na fakturze, a nie fakturę korygującą, która zmienia wartości finansowe, takie jak podstawa opodatkowania lub kwota podatku. Za wystawienie faktury korygującej odpowiedzialny jest sprzedający.
Usprawnij zarządzanie fakturami dzięki Rafsoft
Ręczne zarządzanie korektami faktur jest ryzykowne, zwłaszcza gdy w grę wchodzą skomplikowane obliczenia podatku VAT od towarów lub usług. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania Rafsoft możesz wystawiać faktury korygujące szybko, poprawnie i w pełnej zgodności z polskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT.
Rafsoft pomaga sprzedawcom zapewnić, że każdy dokument, działając jak dynamicznie generowany szablon faktury korygującej, zawiera niezbędne elementy faktury korygującej i stosuje właściwą podstawę opodatkowania lub kwotę podatku. Oprogramowanie pomaga ustalić, czy towary lub usługi zostały prawidłowo zidentyfikowane do celów podatkowych na fakturze.
Zacznij korzystać z oprogramowania już dziś za darmo i uprość proces wystawiania korekt, obsługi zwrotów, stosowania rabatów oraz zachowania zgodności z polskimi przepisami dotyczącymi fakturowania. Zarządzanie każdą fakturą i kolejnymi fakturami korygującymi staje się łatwiejsze.
