Jeśli kiedykolwiek spojrzałeś na tył produktu i zauważyłeś kod kreskowy, to znaczy, że natknąłeś się na kod EAN. Ten niewielki zestaw cyfr ma ogromne znaczenie w świecie handlu detalicznego i logistyki. Kody EAN, wraz z numerami GTIN i standardami GS1, stanowią podstawę globalnej identyfikacji produktów. Zapewniają one niezawodną identyfikację, skanowanie, sprzedaż i wysyłkę towarów – zarówno w lokalnym sklepie w Warszawie, jak i na międzynarodowej platformie e-commerce, takiej jak Amazon.
W tym artykule wyjaśniono, jak działają kody EAN i GTIN, czym jest system GS1 oraz w jaki sposób firmy mogą wykorzystać te narzędzia do poprawy dokładności, identyfikowalności i zgodności z przepisami.
Jak działa kod EAN?
Kod EAN to unikalny znak identyfikacyjny przypisany produktom do użytku komercyjnego. Skrót ten oznacza European Article Number (europejski numer artykułu) i umożliwia sprzedawcom detalicznym, magazynom i dostawcom usług logistycznych szybkie i bezbłędne odczytywanie danych produktu za pomocą skanera. Najpopularniejszym formatem jest EAN-13, który zawiera 13 cyfr zorganizowanych w taki sposób, aby obejmowały kod producenta, numer produktu i cyfrę kontrolną.
Po zeskanowaniu kodu kreskowego nie są wyświetlane bezpośrednio wszystkie szczegóły produktu. Zamiast tego numer EAN łączy zeskanowane cyfry z bazą danych produktów, w której przechowywane są pełne informacje. Metoda ta zapewnia dokładną i szybką identyfikację w różnych punktach sprzedaży i dystrybucji.
Definicja i znaczenie kodu EAN
Kod EAN to coś więcej niż tylko zestaw cyfr wydrukowanych pod kodem kreskowym. Jest on częścią globalnego standardu identyfikacji produktów, który zapewnia spójność między krajami i systemami. System EAN, zarządzany przez międzynarodową organizację non-profit GS1, umożliwia firmom przypisanie standardowych numerów do każdego wariantu produktu, w tym różnych rozmiarów lub opakowań.
Kod EAN-13 zazwyczaj zawiera:
- Pierwsze cyfry (prefiks GS1) – identyfikują kraj rejestracji
- Kod producenta – przypisany przez GS1 każdej firmie
- Kod produktu – unikalny dla każdego produktu
- Cyfra kontrolna – suma kontrolna służąca do weryfikacji poprawności kodu
Taka struktura gwarantuje, że każdy numer EAN jest unikalny na całym świecie, identyfikowalny i zgodny ze standardami GS1.
Różnice między kodami EAN-13 i EAN-8
Istnieją dwa główne formaty EAN: EAN-13 i EAN-8. Różnica polega na długości i ilości informacji, które zawierają.
| Format | Cyfry | Przykład zastosowania |
|---|---|---|
| EAN-13 | 13 | Standardowy format dla większości produktów |
| EAN-8 | 8 | Do małych opakowań, na których nie zmieści się dłuższy kod kreskowy |
Kody EAN-13 są najpopularniejsze i obsługują kod producenta o zmiennej długości, natomiast kody EAN-8 są przypisywane tylko w określonych warunkach. Format kodu EAN-8 zawiera numer GTIN-8, dzięki czemu małe przedmioty, takie jak balsam do ust lub cukierki, mogą mieć czytelny znak bez zmiany opakowania.
Jak kod EAN wpływa na handel elektroniczny?
W nowoczesnym handlu elektronicznym kody EAN są niezbędne. Większość platform wymaga od sprzedawców przypisania ważnego numeru GTIN lub EAN do każdego produktu w ofercie. Kody te:
- Zapewniają dokładną identyfikację produktu
- Zapobiegają powielaniu lub wprowadzaniu w błąd ofert
- Pomagają dopasować oferty do istniejących baz danych
- Poprawiają widoczność w narzędziach wyszukiwania i porównywania
Bez ważnego numeru EAN lub GTIN platformy internetowe mogą ograniczyć publikację towarów lub oznaczyć oferty jako niekompletne. Dotyczy to nie tylko globalnych platform handlowych, takich jak Amazon, ale także lokalnych platform w Polsce.
Dlaczego GTIN jest ważny?
GTIN to skrót od Global Trade Item Number. Jest to standardowy numer używany do identyfikacji towarów handlowych w handlu międzynarodowym. GTIN obejmuje kilka formatów, w tym GTIN-13 (EAN-13), GTIN-8, GTIN-12 (UPC) i ITF-14. Każdy GTIN jest unikalny dla danego produktu i pomaga zakodować jego tożsamość w bazach danych, systemach i etykietach.
Numery GTIN są ważne, ponieważ:
- Standaryzują identyfikację produktów na całym świecie
- Wspierają automatyzację logistyki i sprzedaży
- Łączą towary z systemami magazynowymi
- Ograniczają ręczne błędy podczas uzupełniania zapasów, wysyłki i fakturowania
Numery GTIN umożliwiają również transgraniczne rozpoznawanie produktów i są niezbędne do katalogowania i zapewnienia zgodności z przepisami w nowoczesnych sieciach handlowych.
Co oznacza globalny numer handlowy produktu?
Globalny numer handlowy to kod numeryczny, który jednoznacznie identyfikuje towary lub usługi przeznaczone do sprzedaży lub dystrybucji. Działa jak cyfrowy paszport dla produktów, zapewniając możliwość śledzenia każdego produktu w różnych systemach i ponad granicami.
Niezależnie od tego, czy jest zakodowany w kodzie kreskowym, czy wprowadzony na platformę e-commerce, numer GTIN umożliwia jasną i spójną identyfikację produktu. Każdy numer GTIN składa się z cyfr o strukturze obejmującej prefiks przypisany przez GS1, dane produktu i cyfrę kontrolną.
W jaki sposób GTIN wspiera identyfikację produktów?
Identyfikacja produktów ma kluczowe znaczenie zarówno w handlu fizycznym, jak i internetowym. GTIN umożliwia to dzięki jasnemu, czytelnemu dla maszyn kodowi, który odsyła bezpośrednio do danych produktu. Dzięki GTIN:
- Magazyny mogą śledzić zbiorcze przesyłki
- Sprzedawcy detaliczni mogą szybko skanować i aktualizować stany magazynowe
- Sprzedawcy mogą podawać dokładne dane na platformach cyfrowych
- Kupujący otrzymują właściwy produkt na podstawie jego unikalnego numeru
Przypisując numer GTIN do każdego wariantu produktu, producenci zyskują pełną kontrolę nad tym, jak ich produkty są oznaczane i reprezentowane w łańcuchu dostaw.
Co to jest kod kreskowy i jak jest kodowany?
Kod kreskowy to obraz nadający się do odczytu maszynowego, który reprezentuje kod numeryczny. Zazwyczaj koduje on numer GTIN w formie graficznej za pomocą czarnych i białych kresek. Kreski te można skanować w celu odczytania identyfikatora produktu i pobrania powiązanych danych.
Kody kreskowe są kodowane przy użyciu systemu predefiniowanych wzorów, w którym każda cyfra odpowiada serii linii. Proces kodowania obejmuje:
- Określenie struktury (EAN-13, EAN-8, UPC itp.)
- Przypisanie cyfr z numeru GTIN
- Szyfrowanie cyfr do formatu kodu kreskowego
- Dodanie cyfry kontrolnej w celu zapewnienia dokładności
EAN to po prostu paski. Stanowią one wizualną reprezentację cyfrowego śladu produktu w łańcuchu dostaw.
Czym są standardy GS1?
Standardy GS1 określają sposób oznaczania, identyfikacji i śledzenia towarów. System GS1 obejmuje rodzinę identyfikatorów, takich jak GTIN, GLN (lokalizacja) i SSCC (przesyłka). Standardy te zapewniają interoperacyjność między różnymi sektorami i systemami.
GS1 jest odpowiedzialna za utrzymanie struktury GTIN, definiowanie sposobu przypisywania kodów oraz kontrolę dostępu do prawidłowych prefiksów i formatów. Niezależnie od tego, czy jest to europejski kod produktu, numer ISBN dla książek, czy UPC w Ameryce Północnej, wszystkie one są zgodne z tymi samymi standardowymi zasadami określonymi przez organizację GS1.
Rola organizacji GS1 w globalnym systemie identyfikacji
Organizacja GS1 zarządza globalną strukturą kodów EAN i GTIN. Jej rola obejmuje:
- Przyznawanie prefiksów GS1 przedsiębiorstwom
- Kontrola i walidacja puli numerów
- Publikowanie wytycznych dotyczących stosowania kodów kreskowych
- Wspieranie detalistów i producentów poprzez lokalne oddziały, takie jak GS1 Polska
Misją GS1 jest wspieranie dokładnej identyfikacji, poprawa efektywności handlowej i ułatwianie handlu międzynarodowego poprzez wspólny standard.
Jak GS1 wpływa na handel międzynarodowy?
W związku z codziennym przepływem towarów przez granice, spójne oznaczanie produktów ma kluczowe znaczenie. System GS1 umożliwia rozpoznanie każdego kodu kreskowego EAN w każdym kraju, co ma zasadnicze znaczenie dla służb celnych, logistyki i sprzedawców detalicznych.
Główne korzyści to:
- Zmniejszenie liczby błędów podczas kontroli granicznych
- Zgodność z globalnymi systemami sprzedaży detalicznej
- Szybsze i dokładniejsze dostawy oraz uzupełnianie zapasów
- Zgodność z przepisami rządowymi i zasadami platform
Dla polskich firm sprzedających za granicą udział w systemie GS1 jest często wymogiem, a nie tylko opcją.
Opcje uczestnictwa w systemie GS1
Aby utworzyć kod EAN lub GTIN dla swoich produktów, należy uczestniczyć w systemie GS1. Obejmuje to:
- Rejestrację w GS1 Polska – krajowej organizacji GS1 odpowiedzialnej za wydawanie prefiksów firmowych
- Otrzymanie kodu producenta przypisanego przez GS1
- Generowanie numerów GTIN – poprzez połączenie prefiksu z numerami produktów
- Wydrukowanie kodu kreskowego – przy użyciu prawidłowego formatu, takiego jak EAN-13 lub EAN-8
Niektóre firmy mogą być skłonne do zakupu kodów od odsprzedawców, ale często prowadzi to do odrzucenia przez główne platformy i braku walidacji GS1.
Jak uzyskać kod EAN dla swoich produktów?
Oficjalnym sposobem uzyskania kodów jest kontakt z GS1 Polska. Oto jak to zrobić:
- Dołącz do GS1 Polska i zarejestruj swoją firmę
- Uzyskaj prefiks firmowy GS1
- Przypisz kody produktów do swoich towarów, w tym warianty
- Wygeneruj kod kreskowy za pomocą sprawdzonego narzędzia
- Użyj go na opakowaniach, platformach i fakturach
Proces ten gwarantuje, że Twoje produkty posiadają ważny kod europejski i są gotowe do sprzedaży online i w sklepach detalicznych.
Uprość fakturowanie produktów dzięki Rafsoft
Po prawidłowym oznaczeniu towarów numerem GTIN lub EAN, następnym krokiem jest prawidłowe fakturowanie. Tutaj z pomocą przychodzi Rafsoft.
Nasze oprogramowanie do fakturowania pomaga firmom wystawiać dokładne, profesjonalne faktury zawierające identyfikatory produktów, takie jak kod EAN. Dzięki Rafsoft możesz:
- Tworzyć faktury zgodne z przepisami podatkowymi w ciągu kilku sekund
- Umieszczać kody kreskowe i dane GTIN bezpośrednio w dokumentach
- Śledzić stan magazynu i sprzedaż według numerów produktów
- Zachować porządek i spełnić wszystkie wymagania dotyczące kontroli i zgodności
Zacznij bezpłatnie już dziś z Rafsoft i uprość fakturowanie swoich produktów, niezależnie od tego, czy sprzedajesz online, czy w tradycyjnym sklepie detalicznym.
